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北京市传统载体档案数字化工作

发布时间: 2013-10-28    访问次数:    字体:【 】      
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文章作者:北京市档案局馆 来源:《中国档案报》 添加时间:2013-10-28

  根据国家档案局的有关要求和部署,北京市档案局馆于2002年提出在北京市实施“全面数字化”战略。10年来,馆藏传统载体档案数字化工作稳步推进,数字化经费的投入力度逐年加大,北京市在机读目录数据库建设、传统载体档案数字化转换等方面形成了在统一的工作目标下,明确任务、统一标准、共同研究、相互促进、利用优先、分步实施的良好发展环境。2007年,在国家档案局和国务院信息化工作办公室联合组织的档案信息资源开发利用试点工作中,市档案馆圆满完成了“传统载体档案数字化试点”任务,受到国家档案局和国信办高度肯定。

  一、档案数字化取得的成果
  北京市始终坚持“全面数字化”战略,在市档案局馆的指导下,全市各级档案部门完成了既定的阶段性目标,取得了预期成果。截至2012年2月底,全市综合档案馆共完成纸质档案数字化158.5万卷7207.8万页,覆盖全部馆藏的20.4%,完成文件级机读目录2812.3万条,覆盖全部馆藏的91%,完成案卷级机读目录460.9万条,覆盖全部馆藏的93%。其中,市档案馆已完成纸质档案数字化142万卷册4921万页,覆盖馆藏的65.44%(截止到2013年8月底),已完成除2008年北京奥运会赛事,高清素材带以外的全部声像档案和照片档案的数字化工作,建立了涵盖482万条文件级目录和190万条案卷级目录的数据库,分别覆盖馆藏档案目录的77.6%和87.2%。16个区县档案馆文件级、案卷级机读目录已覆盖全部馆藏,建立了与民生息息相关的婚姻招工、知青、林权、土地等10余个机读目录数据库专题门类。此外,市属各单位积极开展档案数字化工作,纸质档案数字化总量已达9500余万页。
  北京市档案数字资源利用服务体系业已全面覆盖因特网、政务网和内部局域网,为丰富档案的利用途径提供了更为便捷的方式。市和区县档案馆在因特网提供开放档案目录和政府信息公开目录的检索服务,部分综合档案馆在因特网提供开放档案数字化原文的阅览服务。政务网服务方面,北京市档案馆为31家市属单位、海淀区档案馆为36家区属单位提供了在线“点对点”档案查阅服务。全市综合档案馆已将档案目录数据库和档案数字化全文挂接在内部局域网。档案数字资源利用服务已经成为北京市档案信息资源开发利用的重要手段,市档案馆2012年档案数字资源利用量占全年档案利用总量的59%,比上年增长11%。此外,通过档案数字资源的广泛应用,在方便人民群众的同时对馆藏档案实体起到了极大的保护作用,经朝阳区档案馆统计,该馆在建立了档案数字信息采集、存储管理、传输利用3个部分组成的软硬件平台之后,通过更便捷的档案数字资源利用服务吸引了更多的利用者走进档案馆,但档案实体的调卷量明显下降,数据显示:2005年接待6267人次,2009年达到1.1万多人次,5年时间接待利用人次增加了1倍,而调阅档案原件的卷数由2005年的1.16万多卷次减少到2009年的5550卷次,调卷量减少了1倍。

  二、档案数字化的主要做法

  (一)立足创新,提出“全面数字化”新理念

  2002年,北京市档案局馆率先提出并实施“全面数字化”战略,在对档案价值科学分析的基础上,有计划、分步骤地把馆藏各种载体的档案全部实现数字化,并且在实施过程中保持档案的完整性。“全面数字化”包含3个层面的含义:第一,就数字化工作的总体目标而言,是指除实物、会计凭证外全部馆藏档案实现数字化;第二,就系统建设而言,是要建立起包括纸质、缩微品、照片、音视频等各种档案载体在内的数字化系统;第三,就操作层面而言,是指每一全宗每一案卷档案都进行数字化,不是对全宗内、案卷内的文件有所选择地进行数字化。在“全面数字化”战略提出后,市和区县档案馆相继完成了馆藏传统载体档案数字化需求论证,遵循“利用优先,分步实施”的原则,摸索出一套适合本地区实际的档案数字化工作模式。

  (二)领导重视,不断加大资金和人员投入力度

  市和区县有关领导重视与支持档案数字化工作,在人力、资金和设施设备等方面给予充分保障,有力推动了工作的开展。稳定的资金投入使“全面数字化”战略得以顺利实施。10年来,市和区县档案馆立足实际,以多快好省为原则,按照规划目标,切实制订档案数字化年度工作计划,合理安排资金,全市综合档案馆总计投入超过1亿元,大部分为市和区县财政支持的专项经费,其中3000余万元用于专业设备购置,1000余万元用于信息系统研发和专用软件采购,3000余万元用于数字化加工服务等。目前,市和区县档案馆均有专门机构负责档案数字化工作,建立稳定的工作团队,确保工作进度和质量。全市综合档案馆的数字化工作专业人员已达558人,其中,包括市档案馆在内的7家档案馆自己组建团队开展档案数字化工作,10家区县档案馆采取了服务外包的工作模式。

  (三)完善制度,档案数字资源安全建设日趋完善

  2009年市档案馆和原18个区县档案馆全部完成了《电子文件(档案)长期保存计划》的制订,《计划》详细规定了档案数字资源的备份、迁移、定期抽检、信息安全应急响应体系的构建等安全保管要求,通过对《计划》的贯彻落实,尤其是坚持对存储在磁性载体中的电子文件每隔1年、对存储在光盘中的电子文件每隔2年抽检一次,极大地降低了档案数字资源的存储风险。此外,市和区县档案馆于2012年完成首批重要档案数字资源在陕西省档案馆的异地备份工作,并推进档案数字资源在北京市容灾备份中心的备份工作。

  (四)规范管理,档案数字化标准规范体系建设快速推进

  10年来,市和区县档案馆在实践中总结经验,在经验中提炼精华,再把精华归纳为制度和标准,形成符合北京市地区实际的制度标准化体系,指导档案数字化的具体工作,这是一个良性循环的工作模式,有利于不断提升北京市的档案数字化总体工作水平。市档案局在2007年制发了《北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式》,统一了全市的档案目录数据库建库标准,为今后的数据共享提供了方便。2011年,由市档案局起草,市质量技术监督局发布的北京市地方标准《档案数字化规范》1至6部分正式实施,该标准将历时3年分3批发布7个部分,涵盖各载体档案数字化工作的技术要求,实现对档案数字化工作的全过程规范化、标准化管理,确保档案数字化副本的质量。同时,全市综合档案馆结合馆藏特点和工作实际,分别制定了有关档案数字化工作流程、工作要求、技术标准等具有较强操作性的内部制度。至此,北京市覆盖档案目录数字化和档案原文数字化的制度标准化体系基本建成。

  (五)北京市档案馆数字化工作的做法

  1.加工方式

  北京市档案馆的纸质档案数字化工作自2002年4月全面开展以来,一直采用自行组织人员制作的加工方式,没有对外承包。从2004年开始由该馆下属事业单位——档案事业服务中心承担加工制作任务,计算机处(2008年前)、技术保护复制处(2008年后)负责档案实体的调归及数字化成品质量的检验。目前在档案馆库区有两个加工场所。

  2.制度建设

  北京市档案馆在全面开展纸质档案数字化工作之初,就制定了相关的工作制度、技术标准,明确了部门间的分工。但是随着这些年数字化工作的深入,特别是今年数字化建设规模的扩大,不断完善相关制度。不仅细化了技术层面的标准,还制定、修订了人员管理方面的制度。目前,共有涉及工作制度、技术规范、人员管理、安全保密等方面的10多个标准、制度。

  今年,特别在两个加工场所,将《纸质档案数字化工作制度》《纸质档案数字化工作流程》《接触档案实体8个“必须”》《工作人员15个“严禁”》《卫生管理规范》《消防安全管理规范》等制度上墙,规范各项工作,同时增强员工安全保密意识。

  3.人员管理

  参与纸质档案数字化的工作人员由管理人员及制作加工人员组成。管理人员均为正式职工,制作加工人员为外聘的工作人员。2008年开始采用劳务派遣的方式聘用制作人员。

  北京市档案馆聘用外聘人员有严格的审批手续,进馆前需填写《北京市档案局馆临时借聘人员政审表》,登记个人的基本情况,由户籍所在地公安机关提供其本人及亲属无犯罪记录、无精神疾病等情况的相关证明并加盖公章,再由聘用处室负责人、主管局馆长及保卫处审批签字,审批通过后方可聘用。个人政审表留保卫处备案。

  今年,为了提高了档案数字化人员的操作规范、业务水平和安全意识,举办了数字化加工人员培训班。通过培训,使他们全面了解了纸质档案数字化加工的工作方法、操作流程及质量要求,增强了他们的安全风险防范意识,为全力完成“十二五”时期馆藏纸质档案数字化加工工作任务同时维护好档案实体与信息的安全打下良好的基础。

  外聘人员是做好纸质档案数字化工作的基础,经过多年的建设,档案馆已经形成了质量标准、劳动纪律、考勤等一系列的规章制度。几年来,除了用制度管人外,还有人文关怀,生活上关心他们,工作上尽可能提供便利,使他们安心工作,保证了数字化工作数量及质量。

  4.安全保密管理

  目前,两个加工场所均安装监控设备,做到了加工区域与公共区域无盲区,已达到工位级的监控。监控屏幕有专人全天候值守,并每天填写《监控系统工作日志》备查。

  纸质档案数字化工作在物理隔离的档案馆档案专网中运行。所有终端均部署了桌面管理系统,终端出口进行了封闭,终端IP地址进行了绑定。存储数字化数据的移动硬盘都为专用设备,移动硬盘进行了技术处理,由专人管理,只能在专网内使用。

  另外,为了保护档案信息安全,还特别要求外聘人员不能将私人物品、手机等带入工作间,每天必须更换工作服后才可进入工作场所,并设置单独的饮水区域,不得在工作间饮水。

  三、档案数字化的“十二五”目标

  北京市在“十一五”和“十二五”时期档案事业发展规划中相继提出档案数字化工作具体的任务目标。“十二五”规划要求各单位向市档案馆移交纸质档案的同时移交齐全完整的数字化档案副本,市档案馆馆藏档案数字化率达到100%,区县档案馆馆藏档案数字化率达到50%以上,市属单位有条件的要做到室藏档案数字化率达到100%。根据“十二五”的工作要求,市和区县档案馆在未来4年需要完成总计1.77亿页的纸质档案数字化任务。为确保规划目标的顺利实施,市档案局(馆)将采取3项主要措施,一是以基于“云计算”技术的区域性数字档案馆建设为龙头,全面带动档案数字资源建设,大力推进档案信息资源的共建共享和网络化服务,努力提高档案数字资源保存和利用的科学化、合理化水平;二是继续加大档案数字化工作经费的投入力度,在“十二五”时期向市财政申请总计2573万元的专项经费;三是鉴于档案数字化服务多点开花的现状,为避免数字化加工过程中对档案原件的伤害、确保数字化成品的质量、保障档案数字资源的安全,市档案局在发布的《北京市“十二五”时期档案信息化发展规划》中着重强调了要在未来几年内规范全市的档案数字化加工服务。区县档案局馆将按照规划目标加大专项经费的投入力度,加快档案数字化工作的总体进度。


原载于《中国档案报》2013年10月28日 总第2526期 第一版

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