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建设数字档案室 推进档案信息资源整合利用

发布时间: 2013-11-19    访问次数:    字体:【 】      
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文章作者:广东省委办公厅 来源:《中国档案报》 添加时间:2013-11-18

  近年来,广东省委办公厅认真贯彻落实《电子文件管理暂行办法》及国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》等要求,按照“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”原则,开拓创新、多措并举,以电子文件管理系统研发部署为突破口,大力推进档案信息化建设,着力打造厅机关数字档案室,实现了档案存储数字化、管理现代化、利用网络化。2011年12月,国家档案局授予广东省委办公厅“全国机关档案规范化管理与电子文件归档查询系统建设示范单位”称号。

  一、内外合力,不断创新工作机制

  为适应信息化条件下档案管理工作的新形势、新挑战,在认真研究厅机关档案信息化现状和需求的基础上,办公厅以“收得进、保得住、用得上、交得出”为目标,整合内部力量,借助高等院校科研队伍外力,推进电子文件管理系统的研发和应用,提升档案管理智能化水平。

  (一)健全工作机制。为加强协调,形成合力,办公厅成立了电子档案管理开发协调领导小组,统筹推进档案信息化建设,并组建了由省委办公厅牵头负责,省档案局馆配合支持,中山大学资讯管理学院和省委机要局有关技术团队通力协作的联合攻关小组落实具体工作,形成了上下联动、左右衔接的工作格局,增强了工作的主动性、针对性和实效性。

  (二)加强调研论证。为保障档案信息化建设方案的科学、合理,办公厅先后赴中办秘书局和机要局、国家档案局以及省内有关单位,学习档案信息化建设的做法和经验,注意听取有关方面专家的意见建议,深入分析,科学谋划,力争在现有网络和技术基础上,寻求安全、实用、高效的电子文件管理系统设计方案。

  (三)开展联合攻关。广东省委办公厅积极与中山大学资讯管理学院合作,推进广东省科技计划项目“基于OAIS参考模型的党政机构电子文件管理系统研发”和“党政机构电子文件安全保密技术”等应用研究,努力创新党政机构电子文件管理理念,破解制约电子文件管理系统建设的技术难题,并做好理论成果与实践应用的转化,为电子文件管理系统研发储备相关技术。

  二、多措并举,着力推进基础建设

  为保障档案信息化建设的顺利开展和成果的有效运用,广东省委办公厅加大投入,完善制度,建设队伍,不断夯实档案信息化基础。

  (一)完善规章制度。按照档案管理有关法律法规及信息化建设规划要求,先后制定了《省委办公厅机关文书电子档案归档办法》《电子文件管理系统归档操作指南》,修订了《省委办公厅档案工作规范》等16项档案管理业务制度,明确规定电子文件归档的范围、形式、步骤、要求等,为推进纸质和电子档案“双轨制”管理打下了良好基础。

  (二)推进软件开发。在充分考虑现有网络条件和技术储备的基础上,参照《文书类电子文件元数据方案》《版式电子文件长期保存格式需求》《基于XML的电子文件封装规范》等标准,在广东省电子政务内网应用支撑平台和安全认证基础设施上,研发部署电子文件管理系统,有效保障系统的兼容性、增强数据的安全性、突出利用的便捷性、实现格式的通用性。系统部署使用后,注意收集有关意见建议,根据应用中出现的问题和反馈意见,按照国家档案局新出台的有关规定,组织力量深入分析、逐项攻关,不断优化完善系统功能,提升系统的整体效能。

  (三)夯实硬件设施。根据涉密信息系统和涉密信息设备的有关保密管理规定,广东省委办公厅将档案信息化建设纳入全厅信息化工作之中统筹考虑,安排专项资金保障必需的硬件设施。配备了电子文件管理服务器、数据库服务器和磁盘阵列;新增档案管理系统专用涉密计算机、纸质档案数字化加工扫描仪、防磁柜等设备,有效保障了档案信息化的开展。

  (四)加强队伍建设。广东省委办公厅选派业务骨干参加省档案局馆举办的档案信息化管理培训班,学习信息化建设方面的专业知识和标准规范。建立各局办处室兼职电子文件档案员制度,明确分管责任人和兼职档案员的职责。定期举办电子文件管理系统应用培训班,向全厅干部介绍电子文件管理系统功能,演示电子文件归档、查询、借阅等操作流程,使档案信息化工作融入各单位的日常工作当中。

  三、整合资源,有效发挥档案资政功能

  在推动电子文件信息资源的共享和整合利用方面,结合广东省委办公厅涉密档案较多的实际,坚持保密安全与方便使用相结合的原则,在加强电子文件安全管理的同时,积极推动档案数据建设和网络化利用。

  (一)丰富档案数字资源。建立可信网络运行系统,包括可信的接入终端、可信的连续传递、可信的接入边界、可信的计算机、网络环境等,确保广东省委办公厅电子文件管理系统与办公自动化应用系统(OA系统)保持技术体系的一致性,实现了系统间的互联互通,使各业务系统形成的电子文件能够直接收录到电子文件管理系统中。2010年以来的电子文件已全部实现在线实时归档,及时丰富了档案数据。同时,组织专门力量对2005年至2009年的2万余件纸质档案进行了全文扫描,并加载到系统数据库之中。

  (二)加强档案数据管理。广东省委办公厅电子文件管理系统集成了档案收集、著录、整理、保管、统计、查询、移交、销毁、发布等功能,实现了档案全宗管理、目录管理和文件级电子文件的全面管理。为了维护电子文件长期保存的真实、完整、有效,广东省委办公厅引入标签封装和安全认证技术,对封装在电子文件中的加密信息、时间戳等进行检验、核实,并采用身份认证、访问控制、责任认定等手段,对电子文件的形成、流转、处理等环节进行全程监控,避免了电子文件在传输、存储过程中被非法篡改、调换。采用双机热备技术进行数据存储,确保数据不因系统故障而丢失,实现电子文件的安全有效管理。

  (三)设计多种查询方式。广东省委办公厅电子文件管理系统设计了综合查询、全文检索和关联查询3种检索方式,以满足不同的检索需求,实现电子文件的准确定位和快速调用。经所在处室主要负责同志批准,厅内有关处室的兼职电子文件档案员可通过电子文件管理系统客户端,查询授权范围内的电子文件资料。此外,还开通了网上借阅服务,档案借阅人可提交网上申请,经审批授权后,可以查阅相应的电子文件。同时,对兼职档案员、查询申请人、电子文件利用人的查询使用行为提出要求。

  (四)规范查询使用权限。制定《省委办公厅电子文件查询使用管理办法(试行)》,对电子文件的查询权限、范围、选项设置、要求和管理作出规定,要求在保密安全风险可控的前提下,开展电子文件查询。加强对查询范围的限定,根据电子文件的可知悉范围、内容的重要性和敏感性,在归档时设置合适的查询选项和共享范围。加强查询管理,电子文件管理系统自动记录查询操作过程,档案管理部门定期对兼职档案员查询电子文件的操作进行审核和督察。



原载于《中国档案报》2013年11月18日 总第2535期 第一版

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