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高度重视 认真细致 做好绩效评价工作——中国第一历史档案馆馆藏明清历史档案整理及数字化抢救保护项目2012年预算绩效评价工作经验介绍

发布时间: 2014-01-22    访问次数:    字体:【 】      
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文章作者:本报记者 段立琳 来源:《中国档案报》

  2012年,财政部印发《财政部关于批复国家档案局2012年部门预算的通知》,确定中国第一历史档案馆(以下简称一史馆)档案整理及数字化抢救保护项目为预算绩效评价试点项目。随后,国家档案局印发《关于一史馆2012年部门预算的通知》,一史馆档案整理及数字化抢救保护项目预算绩效评价工作正式启动。

  2013年3月26日,财政部委托的绩效评价机构根据一史馆《项目支出绩效报告》及评价机构专家质疑问询、现场考察等情况,向财政部提交《绩效评价报告》,对项目的评定级次为“有效”,评分为94.4分,是目前同行业项目的较高分。这表明,一史馆2012年档案整理及数字化抢救保护项目预算管理工作扎实,圆满完成了财政部、国家档案局将该项目作为绩效评价试点项目的阶段性任务。

  一史馆该项目的预算绩效评价工作之所以取得上述成绩,主要得益于以下6点:

  一、领导高度重视是做好绩效评价工作的前提。国家档案局行财司领导和一史馆领导对绩效评价工作高度重视。国家档案局指派行财司有关领导到一史馆布置此项工作。一史馆馆长胡旺林对绩效评价工作进行具体部署,要求全面、准确、真实地反映出项目的运行和管理情况,认真抓好组织落实;副馆长赵雄与财政部委托的评价机构进行了全面沟通。国家档案局行财司领导、一史馆领导班子全体成员均参加了绩效评价会议,胡旺林向考评专家介绍了项目总体情况,并认真解答专家提问。领导的高度重视,确保了绩效评价工作顺利有效开展。

  二、项目执行者和推动者的协调配合是做好绩效评价工作的基础。一史馆档案整理及数字化抢救保护项目立项以来,业务处室作为项目的具体执行者,财务部门作为项目资金的管理者和推动者,双方目标一致,密切配合。业务处室认真执行工作计划,按时、保质、保量、安全地完成工作进度,为财政预算资金按期支付提供了依据。财务部门平时注重和业务部门沟通配合,在工作中加强预算资金管理和督促,一是将业务处室签订的合同收集整理归类,建立合同库;二是根据合同规定的分期付款时间向业务处室发放“合同付款问询函”,全程跟踪项目执行情况。这样,财务部门及时掌握整个项目的进度,有针对性地督促业务处室推进项目,及时合理地调配资金额度,也保证了《绩效评价报告》的全面、准确、翔实,使评价机构和考评专家对项目管理有深刻的了解。

  三、评价专家的专业结构是做好绩效评价工作的保证。财政部委托机构聘请的专家都是图书馆或财务管理行业精英,由于档案行业项目的特殊性,有些专家并不了解明清档案整理及数字化工作的业务流程和明清档案的实际情况。以一史馆项目为例,财政部评价机构最初推荐的7名专家中,没有档案工作方面的专家。一史馆和评价机构就这种情况进行了有效沟通,建议至少配备一名档案工作专家参加考评工作,评价机构接受了建议。在绩效评价过程中,档案专家客观公允地综合考量行业特点,在专家组内部沟通交流中发挥了重要作用。

  四、会议评价和现场考察合理安排是做好绩效评价工作的有效途径。按照规定,绩效考评需要有绩效评价会议和加工现场考察两个环节。在绩效评价会上,一史馆全面介绍了2012年项目绩效情况,并接受专家的提问和质询。在现场考察中,专家在档案整理、数字化、修复工作现场查阅了相关项目工作流程、原始管理单据、基础数据、标准依据等佐证材料,并随机提问,对项目的工作流程、管理举措等有了更加直观的印象。通过对现场工作人员的提问,专家们更清楚、深刻地了解一些具体情况,心中的一些疑问也都迎刃而解,对项目的绩效评价更为准确客观。考评结束后,一史馆对这次工作进行了总结反思,认为在安排考评流程时,如果先进行现场考察再召开评价会议,专家可在现场考察阶段直接了解很多情况,评价会议上就会减少了一些疑问,评价效果可能会更好。

  五、认真撰写《项目支出绩效报告》是做好绩效评价工作的抓手。如果说绩效评价工作是一项综合考试,《项目支出绩效报告》就是笔试答卷,其水平对考评结果关系重大,因此必须按照规定的内容和体系,对项目进行客观、准确、全面的把握和描述。一史馆项目的子项较多,涉及部门多。为撰写好绩效报告,一史馆召开专门会议,布置材料填报工作;各相关部门成稿后,财务部门认真统稿,办公室配合定稿,先后共修改了11稿,最终形成了25页(约2万字)的绩效报告初稿。初稿形成后,一史馆和评价机构积极沟通,认真听取评价机构意见,再次对报告进行修改完善,由馆领导审定后才正式送交评价机构。

  六、合理确定绩效评价指标内容是做好绩效评价工作的关键。绩效评价指标体系内容是评价给分的主要依据。指标体系共分3大部分,即项目决策、项目管理、项目绩效,每一部分又逐级细化。评价指标体系共分4级,前3级原则上不能改动,对第四级指标,预算执行单位可以根据本单位的项目特点和情况进行修改补充。一史馆结合本馆项目实际情况对项目绩效原有4级指标中的“项目绩效”内容进行了补充调整。原有项目绩效指标包括经济效益、社会效益、环境效益、可持续影响、服务对象满意度共5项,这5项不能全部套用过来。比如,一史馆主要选择了“社会效益”和“可持续影响”两项为依据,并相应修改4级指标内容,使第四级评价指标内容与一史馆项目目标和特点紧密挂钩,并最终与财政部委托的绩效评价机构沟通获得了认可。这一点也是一史馆项目能够准确、顺利完成绩效评价阶段任务的主要原因之一。
  原载于《中国档案报》2014年1月9日 总第2557期 第二版

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