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档案员如何争取领导对档案工作的重视

发布时间: 2014-08-15    访问次数:    字体:【 】      
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 作者:文霄      来源:中国档案资讯网 

  俗话说书到用时方恨少,档案和学习一样,只有平时收集整理得好,关键时刻才能有的用,不能等到用时方恨无。正是由于档案工作的这种收集管理的超前性与使用价值显现的滞后性,致使一些单位的领导平时对档案工作的重视程度不高,支持力度不够,使部分单位的档案员,尤其是初上任的档案工作者感到档案工作不好干,难开展。那么,如何有效争取领导对档案工作给予更多的支持和重视呢,笔者集多年工作之经验,浅谈几点认识。
  学好业务干好工作是争取领导支持和重视档案工作的前提和基础。俗话说打铁还须自身硬,档案员只有自己把档案业务学精,把基本工作落实到位,尽最大努力把文件材料收集好、整理好,把档案管理好,使用好,做到“四会、三满意”。“四会”即:会指导兼职档案员收集档案资料;会指导各科室整理归档;会依据制度管理档案;会运用各种检索工具迅速有效查找档案。“三满意”即让领导满意,让利用者满意,让上级业务指导人员满意。用实实在在的工作业绩取得领导和大家的认可,才能得到信任和支持。
  多请示勤沟通是取得领导支持和重视档案工作的基本通道。作为档案工作人员,在遇到问题时,要主动及时地与领导沟通。沟通要抓好“五个有利时机”,一是要抓住制定工作计划之机,无论是谋划年度工作之时,还是重大活动、重要项目启动之初,都要及时向领导汇报,争取把档案工作纳入整体工作计划同步开展;二是要抓住各级对档案工作检查之机,检查前的准备工作是抓落实的最佳时机,档案员一定要及时向领导汇报工作,尤其是要说清讲明自己职责能力之外遇到的困难和问题,争取领导的支持,做到事半功倍。三是要抓住兼职档案员业务培训会之机,争取领导在此会上对各科室档案工作提出要求,全年档案工作开展将更加顺畅。四是抓住档案工作重大工作的开展之机,如遇到档案数字化、“市优秀级”测评、执法检查等工作时,也要及时汇报争取得到人、财、物等方面的支持。五是要抓住单位乔迁变更之机,一旦遇到这种时机档案员一定不能放过,要及时向领导汇报沟通,争取把档案室建设列入本单位整体建设规划和预算,这样可从根本上改善档案室的整体建设和面貌。与领导沟通要注意方法,要做到“三要三不要”:一是要区分场合把握时机,不要忙中添乱;二是要有请示有建议,不要把问题丢给领导;三是要区分事项请示,不要事事都寻求领导帮助。
  提升服务质量水平是取得领导重视和支持档案工作的根本动因。档案的根本价值就在于档案的利用价值,如果档案不能服务于当下和未来,那就失去其存在的价值,因此,档案工作者要高度重视档案服务工作,办好五件事。一是要搞日常档案查询服务,做到热情、快速、有效。二是搞好档案编研,编写《大事记》、《组织机构沿革》、《利用效果汇编》、《基础数字汇编》等,为领导总结工作、决策提供参考服务。三是积极利用档案资源为单位展览活动提供大力支持,特别是要因地制宜利用本单位的奖旗、奖杯、奖牌、证书等实物档案制作展示墙、展示柜等,展示和宣传本单位的光荣历史、优良传统和工作成就等。四是重视收集有本单位特色的期刊资料、图像画册、照片等,丰富档案资源以备后用。五是要积极做好档案数字化加工工作,充分利用局域网等提供网上档案查询,更加便捷地为社会提供档案服务。
  提高档案意识是取得领导支持和重视档案工作的内在要求。思想是行为的先导,如果分管领导对档案工作缺乏足够的重视,则必然影响本单位档案工作的开展,因此档案员要充分利用各种时机和场合,培养和强化领导和大家的档案意识。要抓住如“6?9国际档案日”、“12.4”普法宣传日、机关学习日等重要档案宣传日,加强对档案法的学习,增强大家的法律意识;重视做好“国际档案日”宣传活动,以强化大家对档案重要性的认识。组织好每年的专兼职档案业务培的时机搞档案宣传,最好能请到分管领导和各科室负责人参加,使大家对档案和档案工作有更深入的了解,以得到更多的理解和支持。(编辑:刘琛)

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