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海宁:以规范管理为抓手打造海宁特色数字档案馆

发布时间: 2015-10-22    访问次数:    字体:【 】      
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十二五期间,面临档案工作新形势和新要求,海宁市档案局结合“五档共建”集中精力重点建设数字档案馆,于2015年10月21日-22日,通过浙江省档案局组织的专家组的现场测试及评审,成为省内第一家通过测试的县级数字档案馆。回顾创建之路,全局上下一心,通力合作,以十分的战斗力打赢了这场持久战,并在这项工作中形成了一套开展重大工作的集中式工作机制。
一是组织领导担当有力。成立数字档案馆创建工作领导小组,主要领导担当大局统筹,分管局领导严抓进度落实,科室之间紧密配合。经领导小组布置安排,明确创建工作主要内容、按照科室职责分解具体工作任务、根据工作进度划分工作完成时间节点,在局内形成分工明确、职责清晰、全局参与的工作制度。
二是工作方案合理设计。按照《数字档案馆建设指南》以及其他有关规定要求,通过前期实地调研和咨询研究,局内多次召开专题会议,讨论并制定《海宁市数字档案馆发展规划》和《海宁市数字档案馆建设项目可行性研究报告》,将整个数字档案馆建设工作分解为“一个机房”、“两套系统”、“三张网”,即以各类信息化设施设备建成标准化机房为数字档案馆硬件保障基础;以馆藏资源管理系统为智能化信息资源利用服务主抓手;以馆室一体化管理系统(后更名为档案共建共享利用平台)推进全市区域内档案共建共享共用,在因特网、政务网、局域网上建成基础稳、服务广、利用高、效益实的海宁特色数字档案馆。
三是阶段工作定期评估。整个数字档案馆建设项目分为软件建设、硬件建设、资源建设(包括馆藏档案数字化项目)、制度建设四大块内容,其中软、硬件建设项目均分为两期,整个项目时间跨度长达四年。为有效保障项目完成质量,每个小项目完成阶段性工作时,领导小组通过组织有关专家评审、内部专题会议评估等形式及时进行评估,特别是对软件项目的系统建设、数字化项目数据质量进行评估后形成意见以调整后续工作。
专家组在评审意见中这样写道:海宁市数字档案馆系统建设符合国家和行业相关标准规范,系统建设规范、技术选择合理、整体水平先进。海宁的数字档案馆系统建设能够得到各位专家的肯定,主要源于海宁档案人将“规范管理”档案工作理念融入整个创建工作中,将国家的规范、标准和海宁成熟的管理模式有益融合,打造出规范的海宁特色数字档案馆。
一是以高标准为起点,逐步完善主机房。2011年,借着全省推进档案登记备份工作的顺风车,海宁市档案馆申请专项资金128万,参照国家标准B级机房的设计标准,于2012年建成专用主机房。随后在2013年和2014年分两期开展数字档案馆机房硬件项目建设,以国家B级机房的设计标准,分批完善设施设备。机房管理实行专人专管,进行日常的环境检查、设备检查、运行检查,并形成日常管理检查记录。为解决机房各项设施增加造成的维护压力,2015年我馆对机房进行了服务外包,借助专业维保公司,扩充技术力量,进行机房的定期巡检和专业维护。对机房的每台设备都贴置管理标签,定点放置。对所有设备的采购时间、技术参数、维护时间、维护情况都进行了造册登记,形成设备维护档案。
二是以高要求来落实,实现馆藏档案数字化。我馆馆藏约491440卷(件),2013年3月,正式启动海宁市档案馆馆藏数字化加工项目,分四期将馆藏应数字化部分纸质档案数字化率提高到96.55%,并总结出一套特殊工作方法。坚持“四项原则”管理思路。以“先高后低、先易后难 、先扫后著、借助外力”的“四项原则”管理机制,在数字化外包服务中坚持质量标准严遵守、过程管理不放松、档案安全有保证,并根据工作实际情况不断调整数字化加工方案。落实“三三制”工作法。抓好“准备、监管、验收”三个阶段,构建严密的组织管理体系,建立合理的加工运作流程;贯彻“安全、质量、进度”三项要求,以安全为前提,以质量为核心,以进度为根本;巩固“硬件、软件、人员”三大支柱,严格规范软硬件平台建设和维护,加强对馆方监管队伍、公司方管理团队和操作人员的管理。在保证数字化成果质量的基础上,稳步提高馆藏档案数字化率,丰富档案资源建设。在数字化项目的日常管理上狠下功夫,除了对加工场地进行定期检查外,每天保证有专人在现场进行检查,检查内容包括现场管理制度的执行情况、著录标准的执行情况、数据成果的质量等,及时反馈及时整改。
三是以民生档案为重点,规范资源数据库建设。为科学合理地管理和保存数字档案信息,我馆对数字档案的管理、保存和利用进行整体规划,建立了资源总库、资源管理库、资源利用库,三库互相支撑,构建起档案资源管理体系和信息安全保障体系。通过统一存储路径、划分安全域、实施边界控制管理、防篡改技术手段,规范管理“三库”。根据因特网、政务网、局域网上三套数字档案馆系统的特性,分别建立查询数据库,以保障档案数据的安全性。以民生利用需求为导向,在局域网和政务网建立民生档案专题数据库,拓展档案利用服务渠道。所有数据库在保持层次的基础上都按照统一规则存放,并进行多套制备份,建立档案数据脱机备份载体查询库,为每个脱机载体建立“身份”,存入编号、备份内容、存放位置等信息。
四是以测评指标为导向,优化软件系统功能。依托因特网部署海宁档案网,同时推出海宁档案网手机版,满足移动互联需求,满足公众查阅档案需求的利用。依托局域网部署馆藏资源管理系统、电子阅览室系统和多媒体档案查询系统,实现档案馆“收集、管理、保存、利用”四项基本功能,满足日常数字档案馆业务管理和提供利用服务的需要,承担辅助档案实体管理的功能。依托政务网部署档案共建共享利用平台,为政务网用户提供在线档案查阅利用、档案业务指导或其他档案工作服务,实现档案信息资源共享和资政服务工作。三网隔离,布局合理、安全可靠并且具备扩展性,能满足数字档案馆各项功能需要。三套系统平台均按照测评指标,细化系统功能、理顺业务流程、突出创新亮点,将测评指标具体化,并根据不断加深的理解,逐步调整优化。
五是以平台建设为抓手,推进档案共建共享。以国家推进数字档案馆建设为契机,将测评指标初稿充分融入政务网档案共建共享利用平台的设计开发。借助平台,以“四个一”为手段深入推进档案共建共享利用工作,将档案馆和基层档案室的档案资源有效整合,集中存放、统一管理,形成“一个体系”。按照“一级部署、三级运用”联动模式,由市档案局统一部署,各级单位同时登陆平台开展档案工作,依托政务网在全市范围内搭建“一个平台”。扩大民生档案“纵向到底、横向到边”的覆盖面,继续深化方便人民群众的档案利用体系,打造“一站式服务”。通过平台功能模块和在线交流工具,实现网上在线指导和业务监管,实现“一体化管理”。全面实现全市数字档案业务衔接,全方位构建我市档案资源服务体系、档案利用体系、档案安全体系,提升档案远程服务能力,提高档案公共服务水平,推进我市档案工作规范化、标准化。六是以制度落实为保障,规范安全管理机制。根据十二五期间,档案工作新形势,我局对原有的档案信息化建设方面的制度进行完善、补充和更新,重新编制《海宁市数字档案馆管理制度汇编》,经领导小组批准后下发至各科室,并严格要求执行。其中《海宁市数字档案馆信息安全管理制度》,着重对信息系统安全策略、网络安全管理策略、访问控制管理策略提出了明确要求和做法,特别是账号及密码管理的要求进行了细化,使信息化制度进一步趋于完善。制度汇编对部门档案信息化业务流程进行了规范化梳理,规范使用业务流程中的相关表格,保留原始记录,制度执行过程中的记录都进行归口管理,谁产生谁管理,责任到科室。
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