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浅谈新形势下公安档案信息资源的开发和利用

发布时间: 2007-03-27    访问次数:    字体:【 】   
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论文摘要:档案信息开发利用工作就是人们将静态的档案信息资源通过多种渠道与方式,转换成动态的信息,传递给利用者,最大限度地为用户所接受的过程。开发利用好公安档案资源,不仅可以充分发挥公安档案资源的社会作用,而且可以扩大公安档案工作的对外交流,从根本上进一步推动公安工作的发展。本文仅从增强信息利用意识、在确保档案信息安全前提下扩大档案利用和开发的范围、提高档案工作人员的业务素质和强化服务意识等方面论述了如何做好公安档案资源的开发和利用工作。

长期以来,公安档案工作作为公安基础工作的重要组成部分,在打击犯罪、治安管理、服务群众等方面发挥了积极作用。在当前全面建设和谐社会的新形势下,公安档案工作又面临着新的机遇和挑战。如何在新形势下开发利用好公安档案资源,充分发挥公安档案为现实斗争服务的作用,成为现阶段公安档案工作一个急需探讨和解决的问题。本文仅从增强档案信息利用意识、在确保档案信息安全前提下扩大开发和利用范围等方面谈些粗浅的看法:

一、公安档案信息资源开发利用工作中存在的问题和原因

(一)公安档案门类、种类收集不齐全、不及时。公安档案收集工作是档案资源建设和开发利用的一个首要环节,直接影响着馆()藏结构的改善和公安档案作用的发挥。目前,公安档案收集工作与新形势下公安档案事业发展以及为经济建设服务的需求依然存在不适应现象,主要表现为以下几个方面的问题:一是内容不全。一些单位只重视红头文件的收集,忽视其他文件材料、实物的收集。二是载体单一。随着计算机技术和档案软件的开发应用,公安档案不再仅仅是单一的纸质档案,以磁、电、光等介质为信息载体的公安文件资料应运而生,产生了大量的公安电子档案,这些公安档案表现形象生动,传递信息快,利用效率高,极具保存价值,而一些单位往往忽视上述档案的收集。三是被动收集。大多数档案部门收集档案采取“你交我收”、定期接收的被动收集方式。这种“坐、等、靠”的收集方式,很大程度上制约着公安档案资源建设。

(二)公安档案管理手段落后,工作效率低。长期以来,基层公安工作的着力点基本上都放到治安管理和打击罪犯上,加上受警力、精力的限制,一些领导忙于公安业务工作和面上工作的应酬,就忽视了档案工作,只有到了要检查时才会想到有档案管理这一项工作。为此,在资金来源、装备保障、人员配备等方面尚存在不足,也在较大程度上影响了公安档案利用开发的发展。

(三)管理人员业务素质不高,缺乏超前意识。目前,公安档案信息仍存在重管轻用的问题,跟不上公安工作发展的步伐,档案利用处于被动状态。原因是对公安快速、高效摄取信息的需求缺乏积极的反应动作,缺乏主动的、深入的、系统的调查研究和编研工作,缺乏既懂专业知识、专业技术又懂计算机数字化管理的人才,缺乏创新意识和创新能力。多数单位很少有管理档案的专业民警,大部分都是由“老、弱、病”民警或协警兼职的,由于不熟悉档案业务,管理水平不高,业务素质高低不一,工作的连续性差,从而使公安档案队伍的整体业务素质受到削弱。

(四)对利用档案和档案利用开发工作认识不足。一些民警特别是领导同志不重视和注意信息资料的有效开发,使档案信息处于封闭状态,传输功能低,共享性差,不能充分发挥公安档案在公安工作中的作用。其实,公安档案作为一种重要的信息资源,如果开发利用得好,实际上也是一种间接的警力资源,在某些程度上能够起到缓解公安机关警力不足的作用。

二、公安档案信息资源开发与利用工作成效实例

随着经济社会的发展,社会治安形势日趋复杂,公安工作对各类信息的需求越来越大。在新的形势下,公安档案工作只有紧贴公安中心工作,转变传统观念,拓宽服务领域,延伸服务范围,创新服务机制,最大限度地开发挖掘档案信息资源,才能充分发挥公安档案独特的服务实战的功能,使之真正成为增强公安工作发展后劲的公安基础业务工作。近些年来,各地公安机关结合工作实际在公安档案信息资源开发与利用工作中取得了明显的成效,得到了各级政府领导的肯定和好评。1、侦察破案大显身手。各地公安机关每年都有大量的利用档案信息破案的实例。如镇海区公安局案例:1993424日夜,一名歹徒潜入位于镇海长途客运站候车室内的小卖部,用铁棍敲昏值班人员余某某,劫走小卖部内10余条香烟后,趁着夜色逃离现场。经过警方周密勘查,技术人员在案发现场周围提取了用当年46日的《金华日报》包裹的铁管、钳子等作案工具,并提取了嫌疑对象指纹若干枚。在宁波出现了《金华日报》这件特定的物品,为下一步侦查工作的深入指出了方向,经过分析,警方确定作案人员应是金华地区人或者近日曾到过金华的人,单独作案可能性大,下步排查的重点是金华籍有劣迹的、流窜作案的人员,并具体确定了作案人所应具备的个体条件。在以后的侦破工作中,刑警们数次前往金华、义乌等地寻找线索,一直未果。这样过去了八年多,这个案件似乎成了一起死案。但是,镇海警方始终不灰心,依旧孜孜不倦地侦查着。20017月初,义乌警方传来一条消息,有一个叫冯海峰的人与镇海警方寻找的目标条件相似。刑侦大队马上调阅八年前的侦查案卷,经分析核实,义乌警方传来的消息与镇海警方侦查案卷记录的现场提取笔录极其相似,于是冯的嫌疑陡然上升,镇海警方侦破人员火速赶往义乌市与当地警方协助进行布控,于812日抓获犯罪嫌疑人冯海峰,冯海峰在镇海警方的强大攻势下供认不讳,一起积案八年的大案由此而告终。宁波港公安局实例:2003612日,宁波港轮驳公司码头发生了一起船用设备被盗案,价值2万多元。经分析,认为此案件有可能是湖南龙门人所为。宁波港公安局侦查人员当即在档案室查阅了2001年以来的相关案卷,从中发现了侦办案件的线索,即犯罪分子盗用船用设备的作案特点、规律、销赃方向等。而且根据其中一名犯罪分子在当时被抓后认识态度较好一情况,港公安局侦查人员到其服刑的余姚监狱同其进行了谈话。此人经我们教育,答应在其服刑完后,到外面为我们寻找雷达案件的犯罪线索。820日左右,根据这名刑满释放人员所提供的线索,宁波港公安局抓获了以湖南龙门人叶某某为首的盗窃案犯罪嫌疑人5人,不但破获了本辖区案件,而且为地方公安机关破案10起,价值20多万元。2、服务方便群众,提供法律依据。户籍档案作为派出所档案的一部分,近年来,随着土地征用的赔偿、二代证工作的开展,户籍档案利用到了一个高峰期。仅2004年度,江北公安局慈城派出所就查阅户籍档案1千余份,提供证明1000余份,为修改出生日期提供依据50余份,给群众带来了便利。随着慈城古镇的不断开发,经济的不断发展,大量的土地被征用,土地赔偿问题也随之产生。由于户口决定着赔偿的额度,户籍档案也随之成了群众眼中的宝贝,慈城所为群众提供证明,使农民的赔偿金额少至几千元,多至上万元,为群众得到国家赔偿提供了依据。3、举办展览,开展爱国主义教育。一些公安档案管理部门在配合重大活动举办好展览的同时,还挖掘馆藏档案资源,辅之以图片、实物等,举办内容丰富、形式多样的档案展览。如各地公安近几年举办的《严厉打击刑事犯罪活动回顾展》等,选题独特,内容新颖,格外吸引观众。有些省、市公安档案部门还将展览放到网站上,让更多的人通过互联网了解档案,使公安档案在更广泛的范围内发挥作用。4、建设爱国主义教育基地,设立“警察博物馆”、“禁毒展览馆”、“警史陈列馆”、“荣誉室”等对内对外的窗口,使之成为加强公安队伍建设的教育基地,宣传了公安工作成果,弘扬了先进公安文化,拓展了公安档案的服务利用功能,发挥了其在公安事业发展中的重要作用。如北京警察博物馆全紧密围绕全局中心工作,通过各种方式多角度地展示了首都公安事业五十多年的艰辛历程以及首都民警在维护稳定、保护人民、打击犯罪方面做出的巨大贡献,全年共接待观众近5.3万人,210多个团队。随着社会知名度不断提高,以及参与的外事交流活动日渐增多,2005年北京警察博物馆接待的外宾及港澳台观众超过1000余人,外事团和外籍旅游团30多个,与过去几年相比均有大幅增加。北京警察博物馆已经成为外宾、港澳台观众特别是警务人员了解北京警察乃至中国警察的一个窗口。上海公安博物馆以他的神奇与独特吸引了人们关注的目光,开馆不足3年,参观者已逾20万人次。 “从明清时期的消防水龙,到建国初期传递公安信息的‘警鸽’;从侦探用的钢笔枪、手杖枪到不同年代的警察服装……” 作为全国首座展示公安发展史的专业博物馆——上海公安博物馆规模宏大壮观,策划独具匠心,布置构思巧妙。占地8500余平方米的七层大楼,设有序馆、公安史馆和治安、消防、交通、侦查破案、英模、装备、警务交流、监所等专业展馆。每一个展馆就是一幅壮丽的画卷,从不同侧面见证了上海人民公安发展的进程,凸现出“人民乃父母,稳定是天职”的从警准则。宁波市公安局在各单位支持协助下也建立了公安系统的档案馆。 市局综合档案室接收征集了各时期印信、警服、警察徽章符号、手铐、脚镣,各时期宁波居民户口簿,解放初期老照片等一批见证宁波公安历史的实物资料,丰富了公安档案库藏内容。许多老同志为市局无偿捐赠了其珍藏多年的公安实物档案资料,如60年代初离开公安的老同志王昌年,捐出了其长期收藏的一件1955年警察夏装上衣和一枚1952年“宁波人民警察”胸章。这些公安实物档案在资政、存史、教育和宣传等方面具有重要作用,也为下步宁波公安陈列室的建设创造了条件。宁波港公安局结合档案工作上省二级的实际,认真做好实物档案的收集工作,局进行了全警发动,广泛收集,加大了实物和照片的收集力度,许多民警纷纷献计献策,提供了许多好的公安实物,一些老同志都及时将一些重要的证件、警服等送交档案室。现局专门购置了档案陈列柜,存放奖励物品、印章类、装备样品等实物共131件。比较有特色的如各个时期使用过的照相机、警用器械、一些重要的工作证件和会议证件、港口公安管理中的一些证件等等,及时反映了港口公安管理的特色,受到了广大民警的认可和好评。

三、对做好公安档案信息资源开发与利用的建议和想法

档案工作在党和国家的各项工作中处于服从、服务的地位,有很大的被动性。目前不少部门和单位往往采用“坐门等客,你来我调”的方式方法,工作缺乏生气。而开发利用的关键在一个“活”字,要通过积极主动的工作,把“死”材料变成“活”材料,化被动为主动,最大限度地为公安现实工作做好服务。

一)加大宣传力度,拓展收集领域,加强公安档案资源建设。丰富的馆(室)藏档案资源是实现公安档案部门服务领导决策、服务公安实战、服务经济社会的基础,是公安档案事业发展的有力支撑,更是公安档案存在于社会的命脉与基石。为后人保留下完整而珍贵的人类物质文化财富,是《档案法》赋予档案部门的重要职责,也是我们公安档案工作者义不容辞的责任。因此,各级公安档案部门应着重研究和解决影响提供利用的“源头”和“瓶颈”,在加大公安档案收集力度与拓展档案征集渠道上下功夫、用力气, 把公安档案资源建设作为档案事业发展的一项战略任务予以高度重视, 提上重要的议事日程。一是要通过宣传媒体、举办展览等形式进行反复宣传,提高全警的档案意识,使收集与归档工作成为民警的自觉行动。公安档案部门要从有利于公安档案事业可持续发展,有利于为各级领导提供决策参考,有利于基层实战单位利用的角度,狠抓收集进馆档案的内容完整、门类齐全。二是要树立全局观念和超前意识,主动及时参与、了解公安中心工作,介入到公安档案形成过程中去,加强对重大(案)事件、重大活动、重点工程建设项目等公安档案的收集工作,做到公安工作发展到哪里,档案工作就延伸、服务到哪里。三是要抓公安专业、声像、实物等档案薄弱环节的收集工作。在实际工作中,部分基层民警往往注重已破案件材料的整理归档工作,而忽略备查案件材料的收集整理归档工作;有的会忽略公安声像档案、实物档案的收集归档,有的则会忽略重特大案件排查等大规模行动后的有价值材料的归档工作。随着公安工作的不断发展,公安档案收集工作既要收集纸质、实物档案,又要收集非纸质载体的档案,更要注意声、光、电、磁介质档案的收集。  

(二)加强对公安档案工作的领导,提高档案管理人员的素质。社会的发展、科技的进步,使档案工作任务、工作环境、服务对象、管理方式发生了很大变化。在新形势下,档案工作者要确立主动服务的观念,切实改变重保管轻服务利用的状况,以新的服务理念主导服务机制,在主动服务、超前服务、提高服务效率上下功夫,实现服务利用功能的最大化,真正使滞后的档案变为同步甚至超前的服务工具。由于档案工作的特点不象其他工作那么轰轰烈烈,也不容易出头露面,而是一项默默无闻,繁杂辛苦的工作,有时还会成为人们遗忘的角落。为此,各级公安机关首先要在政治上、生活上给予档案工作人员更多的关心,以增强档案队伍的凝聚力,确保队伍稳定。要注意加强对档案员队伍的思想建设与作风建设,倡导他们爱岗敬业,教育他们树立无私奉献精神,不断克服各种杂念,学会自我调节,保持心理平衡,认识自己工作的重要性和意义,增强本职工作的事业心和责任感,同时各上级业务部门要加强对下级公安档案工作的指导,加大监督检查力度。二是要不定期召开档案工作会议,部署阶段性档案工作,组织学习与档案工作相关的法律、法规和文件,并以召开“现场会”、“以会代训”、“专题培训”等形式,邀请上级档案管理部门负责人、专职档案人员和有丰富经验的同志,通过集中辅导讲解、上网查档演练和组织相关人员到档案工作先进单位现场观摩学习等形式,定期或不定期对专()职档案工作人员及分管领导进行文书立卷、归档、查档、输机、收集编写档案信息等业务培训,从而使各单位、各部门的专()职档案工作人员迅速掌握公安档案信息管理系统的操作使用要领。三是要加大人才引进力度。在培训教育的基础上要引进一批懂得档案管理和计算机知识的专业人才,调配一批文字能力强、能够从事分析研究的高层次人才;以各种政策和优惠条件吸引一批公安档案工作发展所需要的各类人才,以高素质人才推动公安档案工作的高水平发展。四是要确立终身学习的理念,档案工作者必须适应时代要求,不断增强自身的学习能力,调整知识结构。同时也应该不断提高自身修养、陶冶情操,以自己的博学以及良好的职业道德赢得尊敬,从而提高档案工作的地位,更好地拓展档案的服务利用功能。

(三)开拓创新,不断拓宽利用档案的渠道和领域。档案保管是手段,开发利用是目的。作为公安档案管理部门和档案工作者应有强烈的信息开发意识,积极主动地开展工作,并随着公安工作的发展,不断解放思想,开拓创新。公安档案部门要在收集齐全、妥善保管的基础上,充分利用自身特有的优势和行之有效的方式方法,对公安档案文献进行深加工,把档案中储存的大量宝贵信息,有针对性、有目的地发掘出来,通过分析综合,编研提炼,拿出结论性、规律性的,有份量、有价值的专题参考材料,使档案开发利用工作向更深层次和更广阔范围发展,使公安档案信息资源发挥应有的、更大的作用。一是强化服务意识和创新能力,加大档案编研力度。要从各自单位的工作实际出发,加强对档案资料系统的、全面的归纳和总结。一是围绕中心工作、专项斗争等,档案部门主动介入,开展档案信息资源的分析研究,梳理业务案卷信息,转递有关材料,服务于案件侦破工作。二是档案民警利用自身优势,开发组织机构沿革、大事记、史志、专题文件汇编、案例汇编等形式多样的编研成果,为公安工作服务、为队伍建设服务的功能作用。三是档案员除了熟悉“家底”,当好档案的“活字典”外,还要主动了解公安工作任务,把握各项业务工作的利用需求,积累、分析利用情况,从大量的档案资料中找出规律性的东西进行研究分析,供领导决策参考,真正达到管以致用,达到为现实斗争服务的目的。二是整合违法犯罪档案资源,建立“违法犯罪案件查询中心”。违法犯罪档案建设是公安机关一项重要的基础工作,对于公安机关开展防范控制、侦查破案和积累打击具有重要作用。公安档案民警的职责之一,就是根据需求尽可能全面地提供违法犯罪档案信息服务。目前,各级公安机关均积累了大量的违法犯罪档案资源,在现实斗争中发挥了积极的作用。但是,违法犯罪档案建设工作与公安现实斗争的要求相比仍有较大的差距。其中的原因有建档机制不健全、管理手段落后、开发应用意识不强、资源分散不能共享等等。笔者认为,违法犯罪档案的建设关键在于对这类信息资源的有效整合。必须运用现代信息技术,依托公安信息网络,建立高效、规范、联网的违法犯罪档案信息库,实现违法犯罪档案信息资源的高度共享,切实提高违法犯罪档案管理水平。要切实改变过去分散建设、各自为政的管理格局,以保存违法犯罪信息较为全面的档案管理部门作为主体,建立统一的违法犯罪档案信息系统,即“违法犯罪案件查询中心”,为实现违法犯罪档案资源共享和综合利用,为防范控制、侦查破案和打击犯罪创造条件。   三是提升公安档案文化品位,建立“公安史料陈列中心”。公安档案史料是反映公安工作历史的重要资料,是公安工作的历史记录,是资政育人的生动教材。过去我们进行档案收集,只强调纸质文件的收集归档、强调档案收集的“多门类”,对一些特殊载体档案包括公安声像档案、实物档案等缺乏应有的收藏、保护意识,致使档案收集的载体形式过于单一。各级公安档案部门要高度重视公安档案的利用效果,牢固树立“公安档案工作也出战斗力”的思想,积极探索档案服务现实斗争的手段、途径,不断拓展服务领域,主动将公安档案工作融入到全局工作大局中。一是要努力掌握各种散存在社会上的党和国家领导人在本地区视察公安工作中形成的各种形式的档案原件、复制件,收集各个历史时期公安管理、社会著名人士和有影响的重大活动的档案资料(实物、音像等);二是要全面认识各地的公安工作基本情况,准确把握本地公安特色、风土人情, 重点收集本地区的地理环境、公安科技成果、公安文化艺术、重大案(事)件等档案资料,要积极为“公安史料陈列中心”和公安档案馆(室)逐步具备名人馆、专业馆、特色馆的功能积累档案资料。

在第二十次全国公安会议上,部长在谈到大力加强公安基础业务建设时,强调了档案管理工作是增强公安工作发展后劲的公安基础工作,这为我们进一步做好公安档案工作指明了方向。公安档案是公安工作发展历程的真实记录,是广大民警辛勤工作的结晶。在新的形势下,公安档案工作只有紧紧围绕公安工作中心,转变传统观念,拓宽服务领域,延伸服务范围,创新服务机制,最大限度地开发挖掘档案信息资源,才能充分发挥公安档案独特的服务实战的功能,使之真正成为增强公安工作发展后劲的公安基础业务工作,使各级公安机关共享公安基础性工作成果,为提高工作效率、降低工作成本创造有利的条件,为公安机关加强外来人口管理、维护社会治安稳定、依法打击处理违法犯罪活动提供强有力的信息资源保障。

 

宁波港公安局

               2006年3月6 

焦勇(男,42岁,大学,办公室副主任/助理工程师,从事档案管理工作3年,曾在《中国水上消防》、《浙江交通管理》等杂志上发表调研文章)

联系电话: 2769513213515845997

                                                  
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