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浅谈档案馆新馆搬迁中的档案保护

发布时间: 2007-04-21    访问次数:    字体:【 】   
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【内容摘要】随着大量新档案馆的落成,档案馆搬迁工作相应展开。笔者结合本单位搬迁工作实际,立足档案保护,从分析档案保护工作现状出发,探讨如何借搬迁工作进行档案保护,藉以引起同行们的重视。

 

近几年来,我省市县档案馆新馆建设进入新一轮高潮,各级政府与档案职能部门对新档案馆的建设质量与功能配置相当重视,新档案馆为完善档案馆馆藏条件与档案现代化管理打下了较好的基础。新馆建成后,将面临档案馆的搬迁,大量的档案要位移,这个工作要求高,不允许有丝毫差错;时间紧,不允许工作周期过长;任务重,工作量大,头绪复杂。因此,稍有疏忽,容易产生不应该有的损失与忙乱。笔者结合本单位实践,谈谈如何在档案馆新馆搬迁中的档案保护。

一、新馆与老馆的差异

老馆的建筑物大多位于政府机关的大院里,而且大多非独立结构,位置闭塞,通道不畅,馆藏档案的存放条件差,温湿度控制程度低,消防设施不完备,报警技术装置缺失等因素,档案受潮、破损、病虫害率高,这样的设施设备与新时期档案管理工作已不想适应,很难有效安全地保存各类载体的档案。新馆建成后,硬件设施方面有了质的飞跃,从档案保护的角度看,主要有以下几个方面:首先是恒温恒湿系统的建立,为有效地保护档案不受温湿度的影响打下了现实的物质基础。根据档案保护的要求,新的馆库里都能达到这个水平,减少了菌、虫、霉等对档案的侵蚀。其次是先进的防火防盗报警装置。一旦发生不测,可以在第一时间进行抢救,把损失降到最低。三是相对独立的库房管理。对档案管理来说,库区是重点保护对象,新的档案馆在设计上对全馆的功能作了分区,控制无关人员进出库区,以防人为的档案灭失。四是不同载体档案分类管理,分室存放。档案是国家信息资源,是人类精神文明的宝贵财富,保管利用好档案是档案职能部门的神圣职责和历史任务。随着档案馆设施的完善,我们要充分利用设施设备,真正发挥其应有的功能,使档案管理水平上一个新台阶。

二、    馆藏档案的现状

值此档案馆搬迁,正是档案清点、全面查验的大好时机,很多没有发现的问题可以在这次全面的检查中得以发现与确定。馆藏档案主要存在的问题是:一是字迹材料的不规范。由于历史条件的限制与人们档案意识的局限性,字迹材料中存在着各类问题,如铅笔、红水笔、复写字迹等,有些因为年代久远,造成字迹模糊不清,难以辩认。这些问题的存在,势必对将来的档案利用带来一定的困难。二是案卷破损率高。早期的纸质档案经过时间的流逝,历经寒暑,纸张发生霉变、磨损、撕裂,有些已经影响利用。尽管这些纸质档案只占少数,但是由于档案的不可再生性与唯一性,所以我们必须重视这个问题。三是照片档案与文书档案混合。早期文书档案中夹着照片是大量的,由于照片档案载体的不同,保管要求也不同,与文书档案同存,使照片档案发黄、粘连、煺变,降低了照片档案效果。四是特种载体档案得不到相应的保护。由于老档案馆保管条件差,没有与特种载体相适应的保管条件,使特种载体档案得不到妥善的保护。如音像资料档案保管时间缩短,实物档案发生不必要的腐蚀与霉变。

三、新馆搬迁后的档案保护与抢救

新馆设施设备为档案保护打下了物质基础,但更多的问题,需要我们着手解决。一是对纸质档案进行消毒。从旧馆搬运出来的档案,需要经过消毒后才能上架。消毒方式有化学与物理两类。化学方法是利用有毒的化学物质直接作用于虫体,使其死亡的一种方法。但这种方法均对人有危害,使用不当会危及生命安全并会污染环境,也不适合大量档案消毒;物理方法是利用物理原理,破坏害虫的生理机能,致使其死亡或者不育,达到治虫的目的。物理法具有方法简单无残毒,不污染环境,也不会使害虫产生抗药性等优点。常用方法有低温冷冻,远红外辐照杀虫,氮气杀虫,钴60-r辐照杀虫等。我们采用了钴辐照方法对搬迁后的档案进行了消毒。这个方法比较适合大批量档案的消毒工作。其特点是:方便、简单,对档案没有二次污染,对人体无害,消毒成本小、劳动强度低,消毒效果比较明显。二是对不规范的档案进行重新整理或者抢救性保护。一方面结合档案鉴定,对档案进行重新整理;另一方面不能重新整理的档案进行抢救性保护,如复印原件备查,输入电脑保存进行拷贝。特别是珍贵档案尤其要进行原文输入,以备查考。三是对夹杂在文书档案中的照片撤出,单独列卷,对变质的照片进行清洗、翻拍、扫描,最大限度地保存原始照片档案信息。四是对特种载体档案进行清理,音像资料全面检查、鉴定。进行全面的转录、复制或者刻录,延长音像资料的寿命。实物档案要进行除尘、清洁、干燥,存放在专门的实物档案室。

四、几点体会

档案馆搬迁工作是一项繁杂而细致的工作,而档案保护是档案职能部门的职责,要在档案馆搬迁中做好档案保护,应当做好以下几点:

(一)领导重视,做好预案。首先积极争取政府的重视与有关部门的支持与配合。提前落实经费,为确保搬迁工作顺利实施提供财力保障。其次大多数老档案馆是仓储类建筑,条件简陋,档案存放于箱柜类储具里,经过人员流动,岁月更迭。原有的标识与记号模糊不清。在搬迁前,需要清点档案,认真做好台帐。查明遗缺档案的原因,把出借的档案收回或者重新登记。真正摸清馆藏档案底数,为搬迁作准备。三是确定档案运输线路。对承运档案运输任务的单位提出要求,并按规定的线路运输,确保档案的安全。

(二)严密组织,精心实施。加强领导。局领导亲自抓,做好思想发动工作,统一认识,上下形成一股合力,共同做好搬迁工作;制订周密的搬迁方案,成立功能小组,分工明确,责任到人,把搬迁工作细化到每个人,还要定数量,定车次,定顺序,定人员,严密组织,精心实施,要责任到位,目标到位,任务到位。充分估计搬迁工作中可能遇到地问题与难点,做好紧急预案,切实做到有条不紊,确保档案不乱、不少、不损、不污。

(三)制定计划,加强保护。搬入新馆后,大量的档案保护工作要做,根据轻重缓急,制定相应的计划,对查找出来的问题,逐一实施。第一,按利用频度,确定档案保护工作的进程;总结长期以来档案利用规律,根据档案利用率列出顺序,逐步进行档案保护工作。第二,进行档案信息数字化。档案数字化工作是档案现代化管理必经之路,各局都在开展这方面工作。档案信息数字化是一项复杂的系统工程,根据本单位实际与财力状况,制订中长期规划,有计划地实施;第三,有重点地进行档案开展抢救工作。登记病档,按轻重缓急进行档案抢救工作。第四,对特种载体档案进行有效的保护。第五,严密控制库房温湿度,充分利用新馆设备设施,发挥其功能,确保库房的恒温恒湿;定期对档案进行消毒。

 

参考文献:

《档案管理培训教程》浙江省档案局编

《浅谈档案进馆鉴定》韩素群著——《浙江档案》2005年第1

《档案信息化建设务实》杨公之主编

 

作者简介:蔡友国,男,慈溪市档案局管理科,大学本科,副科长,工程师,从事档案工作四年。主要作品:《浅谈基层档案馆(室)档案信息数字化》——收录于本局编印的《探索与创新》档案论文集。与方如良合作的《依托先进科学技术打造现代化档案馆》发表于《浙江档案》2005年第六期。

联系电话:63981926

                                                  
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