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以科学的发展观统领全局 实现“十一五”基建档案工作良好开局

发布时间: 2007-06-07    访问次数:    字体:【 】   
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2006年是我国“十一五”规划的开局之年。各级政府都会加大对建设项目的投入力度,有项目投入就会有项目建设,有项目建设就会产生项目档案。对于我们档案工作而言,它带给我们是新的活力和生机。做好2006年建设档案工作,对于“十一五”建设档案工作良好开局有着特别重要的意义。本文对如何加强和改进建设项目档案管理工作,结合自己在建设档案管理实践,从对建设项目基本特征认识上,对建设档案管理进行尝试,我把工作中碰到和思考的问题与同仁们一起进行探索。

一、      引入建设档案前期管理机制,提升重大建设项目档案管理水平

重大建设项目的基本特征:一是重大建设项目资金投入大,建设周期长,参建单位多。一个重大建设项目短则两三年,长则十几年。二是重大建设项目涉及专业面广度,专业建设队伍庞大且流动性大。三是建设项目档案在短时间内形成数量多,档案管理人员随施工需要,变动频繁,从事项目文件、资料管理人员新手较多。

通过对重大建设项目基本特征分析,使我们认识到:建设项目档案管理与现行档案管理有许多特殊的地方,建设项目档案管理应形成一套与建设项目管理相配套的管理机制,由是我们引入建设项目档案的前期管理机制,帮助我们找到了建设项目档案管理的切实点,顺利开展建设项目档案管理工作。其主要作用如下:

1.有利于明确各参建单位对整个建设项目档案所负的责任。我们知道:建设项目档案是一个系统工程。它不仅仅是建设单位单方面工作,重大建设项目档案从形成、整理、审核、移交,需要建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、设备供应商、安装单位等等参建单位共同来完成。建设单位作为项目建设的主体,对整个项目档案负有组织、协调的指导的总体责任。但是,长期以来,人们习惯于项目工程结束时,对建设项目档案的验收。而在漫长的项目建设过程中,常常忽略建设档案管理与建设项目管理同步进行这个环节。建设单位通过引入建设档案前期管理机制,把建设档案相关管理内容纳入到建设项目管理中,从而使建设项目工程一开始,就明确档案工作前期管理职责,促进项目建设档案管理工作责任到位。档案部门通过对建设档案管理内容具体化,把档案管理的基本管理要素列入建设项目施工组织总设计大纲中,进一步明确工程前期管理中档案工作管理目标、指导思想、质量要求以及应完成的工作内容。让建设项目刚开工,各参建单位就了解建设单位档案管理理念;明确在项目施工中在项目档案管理上所负的责任;明确建设单位档案管理标准;明确建设对项目文件质量管理程序;明确监理单位对项目文件的监督和审查责任等等。为建设档案管理的开展创造良好的开端。

2.有利于建设项目档案管理纳入工程合同管理规范行列。在建设项目前期管理中,约束着整个建设项目的重要环节之一是工程合同管理。在《中华人民共和国合同法》中,对建设项目中勘察、设计合同内容有规定的条文。各参建单位都是用合同来规范建设项目行为的。如果没有在合同中明确标的,建设过程中管理行为就不能得到法律的保障。由于引入建设档案前期管理,在建设项目前期合同签订中,把档案管理条款写入合同管理,在合同、协议中有档案管理要求,对建设档案归档的数量和质量作明确的规定,使建设档案管理工作有据可依。这样既为整个建设项目档案管理开展打好下基础;也为将来竣工档案的完整性提供保证。

3.有利于建设项目档案管理从项目文件管理源头抓起。项目文件:是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件。项目文件资料是伴随着项目工程的产生而产生,它依附于项目管理、设计、施工、监理等活动中,它与图书、情报资料有着质的区别。从建设项目档案管理全过程看,它与现行“文档一体化”管理有许多共同点。所不同的是:建设项目档案的前身项目文件形成与不同的参建单位,并通过不同的途径汇集到建设单位。把撑项目文件管理的每个环节,实现与竣工档案基本要求相统一,在管理过程中实施统一管理制度;统一的整理标准,进行系统化管理。其实质是把竣工档案管理职能上移,将原本后续的工作变为前置的条件,使建设档案管理与项目建设的各个阶段同步。

二、引入项目文件资料信息管理流程,提高建设档案管理自主创新能力

在建设项目档案管理中,我们发现建设项目管理过程中有三个最基本的流程:一是人力资源流程;二是设备材料流程;三是文件信息流程。所谓文件信息流:即项目文件资料在建设过程中产生、流转、积累流程。在施工管理中,前两个流程直接作用于项目工程中,较为直观,一旦流程发现障碍,容易察觉。而文件信息流程是伴随项目工程而产生的,具有潜在性,往往不易引起人们的足够重视。当工程施工中发生重大变动,由图实不相符而引发施工争议时,才会注意到文件信息流程的存在。为了改变建设项目文件自发管理的现状,改变建设项目档案管理滞后与建设项目管理的工作局面,针对建设项目档案管理的要求,我们把项目文件自发的管理行为改变为自觉管理过程,通过对项目文件信息流程实施管理,转变成为项目文件信息管理流程,仅仅增加了管理两字,使建设档案管理带来了新的变化。主要是:

1.有助于施工技术人员,对工程记录资料的认识。在竣工档案验收时,我们发现占数量最多的、数据记录形式最丰富的是项目施工过程中形成的各种记录。在管理中我们把用来记录施工过程的原始记录表格称为“表单”。这些“表单”是专业技术人员在施工过程中形成的原始记录,又属于原始“第一手资料”,也是项目文件的源头之一。引入项目文件信息管理流程后,档案部门对“表单”形成过程实施管理。其基本做法是:第一,规范“表单”编号。档案人员通过对建设项目过程中“表单”形成的种类的了解,判定 “表单”是否与建设项目管理相关;是否与竣工档案有关。对需要归档的 “表单”,按编号规则给每张“表单”一个表单号,实施跟踪管理。第二,正确填写“表单”。档案管理部门通过对“表单”填写方法的指导,使施工技术人员熟悉并掌握 “表单” 填写基本要求,能正确识别有效“表单”形式。建设单位档案管理部门从“表单”管理体制入手,把建设档案最基本要素,介绍给参与施工上的技术人员,使档案管理进入施工现场,与建设项目实现零距离接触,让项目文件积累从平时做起,从最基层做起。

2.有助于保持档案信息畅通。项目文件信息流程,以项目文件为载体,通过项目文件信息的运转,贯穿于项目工程全过程。引入项目文件信息管理流程后,档案管理部门对施工图纸资料实施全过程管理。对各参建单位各类图纸、资料的接收、发放、登记、保管、回收、利用、统计等等,实行统一指导。通过项目文件信息流程管理,明确施工图纸运转方式,即:由施工图纸资料管理部门发放——经监理等部门对图纸会审——发放到有关参建单位——参建单位按专业发到施工班组——进行现场施工。如遇到图纸更改、替换按原发放程序一级一级返回施工图管理发放部门。在管理上统一图纸、资料必备的登记条款,定期检查各参建单位对项目文件管理状况,发现问题及时通报,使建设单位档案管理人员对项目文件信息流程始终处于在线的动态控制之中,确保给施工建设工地提供有效信息服务。

3.有助于竣工档案质量提高。项目文件信息流程,它贯穿于项目工程全过程,涉及工程管理的方方面面。引入项目文件信息管理流程后,档案管理部门开始实施对项目文件的管理。如:建设项目管理文件涉及到项目进度控制、质量控制、安全控制、成本控制、施工管理、合同管理、材料管理、人力资源管理、设备管理、资金管理、技术管理、组织协调、竣工验收、考核评价等等方面,成为重点管理内容。通过项目文件信息管理流程,使建设单位自身形成的文件材料实施了管理。使管理文件与“表单”管理、图纸资料管理一样,确定文件接收、发放、管理流程,根据管理文件的特点,实行定期归档或分步归档。把建设档案管理要素,进入管理过程中去,使档案部门了解并掌握建设项目动态管理过程,及时发现管理档案是否齐全完整、真实可靠。形成了竣工档案管理与日常管理相结合的首尾相接的良性循环,保证竣工档案质量。

在实践中,我们认识到,引入项目文件信息管理流程过程,就是实现档案工作与工程建设同步的过程。项目文件信息管理流程,既反映出项目管理进展过程,又突出建设档案管理职能的实现。通过项目文件信息管理流程,把平时形成的项目文件,进行及时收集和有序的积累。对施工过程项目文件实施有效的管理,预防和发现不符合档案管理要求的项目文件产生。通过项目文件信息管理流程,将档案工作和项目建设一样纳入程序管理。

三、充分利用项目信息化管理体系,强化档案信息化服务功能

1.利用项目信息化管理带来的优势,拓宽档案管理信息源。建设项目档案信息管理不仅仅来源广,种类多,形式多样,而建设项目各参建单位对档案信息需求量也大。在建设项目档案全过程管理中,靠现有的几个档案管理人员很难满足整个建设工程对档案信息利用的需要。档案管理部门应该充分利用建设项目信息化管理的优势,为档案管理所用。以电力项目管理为例:目前电力建设管理的主要内容包括“四控两管一协调”。其中 “两管”包括工程合同管理、工程信息管理。现有电力建设项目信息管理方式,较多地选择P3软件的管理。这个软件管理特点是:以工程进度计划管理为重点,使得工程参建各方在同一个软件平台和同一个工程数据库上。把工程进度与设计图纸、设备交付计划集在一起管理,使工程技术人员可以很方便的倒排出合理的图纸和设备交付计划。档案部门通过参与并实施项目信息管理,档案人员可以及时发现图纸、设备交付与工程施工结合程度。及时发现和了解项目管理信息需求,通常的做法是:只要每天进入该系统,就可以获取项目管理信息,及时协调项目文件、施工图纸的流程,满足施工过程中对文件信息的需求。

2.建立各参建方之间的项目文件信息交流平台,加速档案信息沟通。借助项目信息化管理平台,由建设单位档案管理部门确定项目文件信息交流的模式、网上信息交流的要素,协调项目文件信息管理,督促检查各参建部门及时、准确发布设计图纸、设备资料的管理信息。通过网络交流,让施工人员及时了解图纸、资料运行信息,掌握图纸情况、施工图纸升版、替换情况;掌握设备资料到厂情况等等,建立项目信息化管理平台,使各参建单位项目负责人随时随地获取项目文件信息。建设单位档案管理部门通过对用户权限管理制度;口令保密制度,确保项目文件信息交流中有效性。

3.有利于实现竣工档案数字化管理。建设档案数字化管理是档案管理一个重要内容,考虑到在项目在建过程中参建各方使用不同的系统软件,会影响竣工档案有效利用,档案部门建立项目文件管理系统统一规则存放,为建设项目档案实现数字化管理打好基础。一是对已经使用专用系统软件的参建单位。要求导入信息的存放规则是:文件原件的电子文件类型;文件存放要求;数据库类型;数据库与文件之间的关系。二是对尚未使用专用系统软件的参建单位。可以使用简单的档案条目管理软件,建立案卷、卷内条目数据库。用文件夹的方式存放ExcelWord等各种通用电子文件中,并应符合文件存放要求。通过明确存放规则,使建设单位在竣工档案接收后,可以及时通过导入功能,将案卷、卷内目录数据库和相应的文件导入到系统中,方便查阅利用。

四、把建设项目管理中过程,作为建设项目档案队伍建设过程

     俗话说:良好的开端是成功的一半。一座崭新的建筑当它从开工典礼时,新建设档案已经实现了零的突破。为了这崭新的档案,完整地展现出时代的风光,需要档案工作人员,去辛勤耕耘。建设单位怎样才能交出一份合格的竣工档案。虽然影响它的质量因素很多,对于档案管理部门来说,影响建设档案质量关键环节,取决于档案人员是否具备对建设项目档案实行全过程管理能力。为此,在建设项目立项的同时,要加强对建设档案队伍的建设。

1.加强建设单项档案人员专业知识培训。各级档案部门要密切关注市场投资方向,掌握自己所管辖的区域新建项目的状况,有计划、有目标在制定出培训计划,满足经济发展的需要。及时向建设单位通报培训信息,选择适当时间,让具有资质培训单位对档案人员进行专业知识培训,引起全社会对建设档案的重视。通过各级档案部门的层层培训,形成一支建设档案管理队伍,满足社会经济发展需要。

2.强化建设项目档案管理制度建设。建设档案是人类为断创造的财富,维护、珍惜财富,也是靠人类自己。在现代社会建设档案还是需要通过法律法规来维护,靠建立制度和标准来统一人类的行为规范。为此,档案人员首先在了解和掌握档案管理相关的法律法规,运用现有的管理制度保护好建设档案。首先,要针对不同时期的建设档案特点,完善和补充相关档案管理标准。不断提高建设档案质量。其次,认真实施的档案管理标准,通过各种载体对建设项目实行定期检查工作,阶段性验收,使同一时期建设档案管理水准相同。第三,档案管理制度要于现行的《建设工程项目管理规范》紧密结合,同步进行。

3.建立参建单位技术人员、工程管理人员档案知识培训制度。建设项目实施过程中,技术人员、工程管理人员是最关键的一员,他们是建设项目的创造者,也是项目文件形成者。他们对建设档案的认知程度直接作用于施工的各个阶段。将参建单位技术人员、工程管理人员档案知识培训作为工程管理控制的事前基础工作之一。在《建设工程项目管理规范》培训与《国家重大建设项目文件文件归档要求与档案整理规范》培训同步进行,有利于提高建设工程全员档案意识。在这里还要提出的是,对工程监理单位监理人员的档案培训,把监理人员档案培训列入监理资格培训的内容之一,有利于把好建设档案质量关。

4.增强建设档案管理人员的档案责任性。为了推进建设项目档案科学化、规范化管理,国家档案局在20034月实施了《国家重大建设项目文件文件归档要求与档案整理规范》,为档案工作更好地参与和服务国家经济建设,把重大建设项目与建设档案管理紧紧联系在一起,对建设档案管理提供了制度上的保障。《国家重大建设项目文件文件归档要求与档案整理规范》的实施者,就是档案管理人员。建设档案形成周期长,档案数量多,而竣工档案验收时间短,档案管理人员少。要化解这对矛盾,着力点还在于档案人员对建设档案质量的理解,对建设档案管理的能力。

第一,需要档案人员求真务实的精神。项目档案质量包括两个方面:一是内容质量;二是案卷质量。内容质量是指档案所反映的数据准确性。案卷质量是指档案的完整性、系统性、规范性程度。项目档案要求外观与内在质量统一,而档案的内在质量却重于外观形式。需要档案人员求真务实的精神。

第二,需要档案人员敬业精神。项目文件需要平时管理,档案质量是靠日常严格管理形成的。杜绝档案人员为应付档案验收弄虚作假的行为。甚至为了迎合检查造假情况,为竣工验收过关后期突击返工,造成工程档案的严重失实。

 

 

 

 

 

 

                               浙江镇海发电责任有限公司 丁秋波

                                       2006年3月10

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