您的当前位置: 首页>>档案学会>>论文交流
加强档案信息化管理 促进供水事业发展

发布时间: 2007-11-17    访问次数:    字体:【 】   
视力保护色: 无障碍浏览
 

 

宁波市自来水总公司 茅英

摘要:  12月14至15日,全国档案局长馆长会议在北京召开。国家档案局局长中央档案馆馆长毛福民在讲话中对《档案事业发展“十一五”规划》的特点、指导思想和总体目标作了说明,并就“十一五”期间档案事业发展的主要任务和实施项目提出要求。他强调,编制档案事业发展“十一五”规划,就是要贯彻落实十六届五中全会精神,认真谋划“十一五”期间如何以科学发展观统领档案事业发展全局,促进档案工作更好地为全面建设小康社会和加快推进社会主义现代化建设服务,并在服务中进一步提升档案工作的水平。文章分析了档案信息化管理对供水事业发展的重要意义,提出了加强档案信息化管理的必要性和紧迫性。对如何建立档案服务体系制度,健全档案信息化、现代化进行了讨论,最终实现有效利用档案,积极发挥档案管理工作的社会效益和经济效益。

 

关键词: 档案信息化管理 供水事业 发展

 

 

随着国内城市供水行业体制改革的不断加快,在现代的供水企业经营管理中,供水企业档案作为记载企业经营活动的原始记录,有着不可替代的作用。随着社会经济的发展和供水体制改革的不断深入,供水企业对档案管理工作提出了更高的要求。档案信息化管理时代的到来,将浩如烟海的档案信息从“故纸堆”中转移到素有“信息高速公路”之称的电脑网络上来。

近年来,随着城市建设的发展,一些传统手工档案管理模式已不能满足现代供水企业的需要,档案管理信息化的发展趋势已不可阻挡。如何才能尽快扭转供水企业档案管理较为落后的现状,使之最大化地满足生产经营的需要呢?笔者认为可以从几方面入手:

一、供水企业领导和广大员工对档案信息化的认识是实现档案管理现代化的前提

首先,应彻底改变大部分供水企业落后的档案管理现状,根据现有的条件和将来可能有的条件,把档案管理列入供水企业发展规划和经营方针目标中。其次,要加大宣传力度,通过各种形式和渠道来提高广大员工对档案工作的认识,只有使领导和广大员工从思想观念上转变,才能使他们逐步认识和理解档案管理在当今供水企业的地位和重要性,使有关职能部室自发地积极参与档案管理方面的业务学习及建设,适应现代水务市场的需要。

 

二、建立一套较完整的档案管理服务体系

为了把档案工作融入到供水企业的各项工作当中,供水企业应在相关一些职能部室和基层单位聘任一些兼职档案员,使供水企业档案工作正常化、制度化、规范化。档案管理工作是一项技术性、业务性较强的信息资源管理工作,它从形成到归档,由许多环节组成。所以,为了确保移交资料的完整、正确、齐全,供水企业应建立自上而下,层层负责、责任到人的档案管理服务体系。首先,由工程施工部门和有关业务部室的兼职档案员负责收集、整理保存当年需要归档的各类资料,如“一户一表”工程和直径100mm以上管线形成的各种文件材料、施工图、竣工图、财务、人力资源等部室的财务报表、凭证和人事等。对本部门在工作中形成的各种载体的档案材料,按时移交档案室。其次,应当建立一套自上而下的档案管理体系,使档案的形成部门、使用部门、管理部门互相制约、互相监督,从而保证科技档案,特种载体档案、人事和财务档案得以及时、准确、完整归档,这样既确保了管网工程和人事、财务等工作的质量,也提高了档案的可利用性。

三、逐步实现档案管理手段的现代化

随着社会的进步和科技的发展,档案工作也要逐渐顺应时代潮流的要求,不断采用现代化的管理手段和模式。

建立一套简捷实用的档案管理软件,在立卷整理中起到重要的辅助作用,适当减轻档案员繁琐的手工劳动。例如:自动分类、调序、组卷、编制、打印卷内目录等,使整理出来的案卷美观整齐。经过初步尝试和不断更新,今后还可以更进一步利用计算机进行图纸扫描等。这样既可以使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来,又为实现办公自动化奠定了良好的基础。档案室的计算机和有关部门实行联网以后,既可以减少档案员的重复劳动,还可以提高档案管理水平和办公效率。档案自动化管理是当今供水企业发展的必然要求,供水企业不仅需要档案部门最快地提供资料,而且需要其在生产管理决策中充当参谋,在技术革新改造中传递信息,而当前档案工作恰恰就是后两点开发利用不够,不能满足供水企业的需要,也就降低了档案工作在供水企业管理中的位置。因此,除了要搞好接待查询外,关键还要加强数据编研和信息开发工作,在时机和条件成熟的情况下,可以定期从国内外水务企业摘录一些对供水企业建设方面有价值的文章,提供给有关人员参考。

四、有效利用档案,积极发挥档案管理工作的社会效益和经济效益

档案在城市供水生产活动中,扮演着重要角色,在许多方面发挥着自己特有的作用。

如城市供水时有发生爆管抢修,经常需要查纸图纸,如能提供准确的图纸,便可以在最短时间内把停水给用户带来的不便减到最小程度,也可以减少供水企业的经济损失,有助于供水企业建立起为市民服务的良好形象。如在“一户一表工程”改造建设当中,管网档案就发挥了巨大的作用,节约了大量的人力、物力、财力,发挥了管网档案的经济效益和社会效益;在工程设计活动中,设计人员利用管网档案提供设计依据,减少了测量、开挖等开支,加快了设计进程。因此,档案的质量如何,不仅关系着企业形象,还关系着人民群众的生活、城市的建设和供水企业的发展。

五、不断进行知识更新,提高档案管理人员的业务素质和文化素质

档案的管理工作,涉及面较广,所以要管理好档案不仅要懂得档案管理专业知识,还应当学习一些给排水工程知识和财务、人事方面的相关知识,还要了解城市所在地的道路分布情况,这样才能做到科学分类和管理,方便快捷地提供利用。

在我国供水企业的档案管理中,普遍存在着这样一些困难和不足:一是在档案资料的更新方面,随着城市的发展,许多地区的管网带来了新的困难,标注的管网地形图跟不上地形的变化。为了及时调整管网图,更好地服务于生产,建议及时拟定新地形补测方案。应加强地形补测工作,要不断完善管网图纸,建立一套跟上现代城市供水企业步伐的较完整、准确的电子底图。二是在档案室的建设上,目前大部分供水企业在特种载体管理方面比较混乱,造成特种载体档案归档方面无法健全。应建立一座先进荣誉室,把一部分具有查考价值的照片、计算机软盘、光盘和近年来公司所取得的荣誉和成绩,如奖牌、奖状、荣誉证书、锦旗、奖杯等,集中

展示供水企业的发展历史,为后人留下全面的历史资料。三是在广大员工的参与意识上,应不断强化领导对档案的重视和员工参与档案管理的意识,定期聘请专家和业务人员来供水企业指导业务学习。四是在档案的利用率上,档案利用、开放程度和知名度有待进一步提高。实践证明,档案实现其最终价值的有效途径就是提供高层次利用服务。

“技术创新,方法先进,科学实用,便捷服务”是供水企业档案信息化管理的基本思路。做为供水企业的档案管理人员,我们需要付出扎扎实实、日积月累的辛勤劳动。相信在不久的将来,档案信息化一定能为供水事业的发展壮大做出应有的贡献。

参考文献:

[1]:毛福民    网上信息2005.12.14

 

 

作者简介:作者为宁波市自来水总公司总经理办公室文书,大专学历,本科在读。

200210月被聘为助理馆员,200211月论文《增强自觉性,积

极做好建立企业信用档案的准备工作》被市档案学会评为优秀论文奖。

邮编315041

通讯地址:新河路348号宁波市自来水总公司总经理办公室

联系电话0574-27878887

                                                  
 附件列表:
Copyright © 2000-2017 nbdaj.gov.cn All Rights Reserved
建议使用IE6及以上版本浏览器,1024*768分辨率
宁波档案局主办 宁波档案局技术处承办
浙ICP备05066881号