您的当前位置: 首页>>档案学会>>论文交流
试论对窗口的前端控制是提升当前规划管理文档标准化的关键

发布时间: 2007-10-23    访问次数:    字体:【 】   
视力保护色: 无障碍浏览
 

 

摘要:规划管理档案标准化既是规划管理档案工作的基石又是科学规划管理的有力保证,窗口作为规划管理工作对外服务信息总出入口对规划管理文档的标准化建设举足轻重。本文以此为着眼点,论述对窗口“前端控制”是提升当前规划管理文档标准化的关键。

 

关键词规划管理档案 标准化 窗口 前端控制

 

"标准化是在经济、技术、科学及管理等社会实践中,对重复性事物和概念通过制定、发布和实施标准,达到统一,以获得最佳秩序和社会效益" GB3935.183《标准化基本术语第一部分》)。标准是衡量产品质量的准绳,标准是信息交换的桥梁,大到一个国家级的载人航天火箭系统,小至一个机关业务文档日常管理,标准化作为推动技术进步、产业升级,提高服务质量、行政效率的重要技术基础日趋成为社会各界关注的焦点。

"早期介入、积极跟踪、自主制定、适时出台、及时修订"是国家标准化管理委员会针对高新技术标准化的工作方针,该方针与现代文档管理“前端控制理论”的“整体规划、业务提前、全程监控、及时修改”原则不谋而合。本文试以此理论为依据,结合实践,阐述对规划窗口的前端控制是提升当前规划管理文档标准化的关键。

一、前端控制---电子文件时代的新思维

前端控制作为现代文档管理重要理论强调对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合,把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。该理论由于第一次明确指出档案工作者应加强对文件形成过程的管理被誉为“电子文件时代的新思维”。

前端控制是实现文档全程管理的重要保障,必要性体现为:其一,它是确保文档真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略;其二,它是优化管理功能、提高管理效率的科学理念。本着更科学、合理、有效的原则通过对文档管理“业务流程重构”,减少乃至消除各个管理环节的重复与疏漏,达到功效优化之目标。

二、规划管理文档现状及其标准化

规划管理文档指县级以上人民政府城市规划行政主管部门在主管本行政区域内城市规划实施中(主要指项目选址、建设用地规划许可证、建筑工程规划许可证等一书两证的审批)形成的图纸及文字材料。近年来,城市规划管理现代化步伐日趋加快,过去依靠一张纸、一支笔手工绘制图纸的规划审批时代迅速被办公自动化条件下的电脑制图及电子文件审批取代,进而给规划管理文档工作在管理实体与管理方式上带来深刻的变革:单纯的纸质文档管理的一元格局被电子与纸质文档共存的二元格局(双套制)代替;同时,电子文档管理对“前端控制”强制性、实质性的需要“逼”得规划管理档案工作者提前介入系统全程。

规划管理文档标准化是城市规划管理迈上信息化、现代化的重要技术基础,要求“双套制”归档模式下所有记载规划管理文档图纸、文字等材料的符号和格式规范统一,输入信息规范、准确,名词术语、各种特殊标记、技术图纸规格化,著录信息等管理方法均符合国家相关标准,为信息接收者正确理解信息符号的含义提供技术保障。规划文档管理标准化既是规划文档管理现代化的需要更是完善城市规划信息库、建设“阳光规划”的需要。

三、窗口的前端控制是提升当前规划管理档案标准化的关键

近年来,行政中心服务模式以其高效透明之优势如雨后春笋在全国各地推广,规划部门作为城市建设排头兵早于上个世纪九十年代即开通服务窗口(受理规划一书两证审批等规划业务)。以笔者所在宁波市规划局北仑分局为例,1998年开设局规划服务窗口并于2000年迁驻区行政服务中心。为解决远程信息传输“瓶颈”矛盾、提升规划行政水平,我局于1999年开发使用规划管理办公自动化综合信息系统,利用计算机技术及通讯技术将信息采集、存储、加工、传输等一系列信息工程流程加以统一,实现了窗口与局科室之间信息电子化、图文一体化、管理科学化。八年来窗口共受理归档规划业务32000 多件,是规划管理档案归档前的文件运行中心,其文档业务流程如图所示:

   

                    规划窗口 

综合档案室              收件暂存窗口,其信息输入                 分管局长

文档“两套制”管理                   系统形成电子文件流转审批           审批电子文件                       

                  

                               

                    

                     规划业务科室

                     规划管理业务电子文件办理  

 

 

                规划管理文档业务流程图

从文档流程图可知,规划管理文档标准化在其生命流程不同阶段由不同科室不同人员分段质量控制,窗口作为系统信息出入口(尤其是收件阶段)更是举足轻重。收件后窗口负责将每个符合标准的规划审报项目在办公自动化系统上分别建立文件夹,录入基本信息(建设单位、项目名称、建设位置、规模等)并通过扫描、拷贝将所有文字材料和图纸附加到文件夹内,这些信息录入标准与否直接影响到今后 电子文档及其著录信息(案卷题名、说明文字、主题词、关键词、电子文件名、路径等)标准。实施对窗口的前端控制,建立科学、合理的管理规章制度和技术措施,自动获取电子文件著录信息,既避免二次著录的无效劳动、提高效率,又杜绝二次著录过程中可能出现的差错。因此,对窗口的前端控制是提升当前规划管理文档标准化的关键。

四、巧用“前端控制”,提升规划管理档案标准化水平 

在领导的重视支持下,我局综合档案室业务巧用“前端控制”理论“整体规划、全程监控、业务提前、及时修改”理念与规划窗口等科室紧密配合,有的放矢,达到事半功倍功效。

(一)、整体规划、积极主动

整体规划体现的是一种整体、系统观,将文档管理中涉及的所有标准化因素都尽可能纳入考虑范围,从大尺度看问题,在管理系统中纳入档案管理标准化功能需求。

综合档案室在我局办公自动化系统开发之初积极参与研制开发,主动献计献策。在档案人员的积极建议下综合档案室成为局信息中心有效组成部分,重点负责系统文档标准化建设,从组织上确定档案工作人员有责任、有义务确保电子文档形成过程中的完整、统一与标准。

(二)全程监控、业务提前

随着办公自动化系统开发使用,大量文档信息从系统入口---规划窗口生成,审批完成后源源不断地归入综合档案室。电子文档流动性,易逝性和系统依赖性“逼”得档案工作者提前介入窗口文档标准化管理。

“全程监控”是 “整体规划”、“业务提前”、“及时修改”的保障。为提升规划业务文档标准化,档案人员跟踪、监控电子文档形成各环节尤其是规划窗口。如:规划审批在流经规划业务科室办理时因种种原因经常需补充一些技术联系单或说明材料,窗口或业务科室有时图省事不将相关文件扫描进系统就直接予以办理;有时即使扫描进办公自动化系统却忘记在窗口业务受理单电子、纸质文件备注,破坏了文档成套性与标准化,必须加以督查,提前介入。

“业务提前”是前端控制具体表现。为保证规划管理文档标准化,综合档案室在与规划窗口的沟通衔接中“宣传、督促、服务”三管齐下。例如,宁波市北仑区部分行政地名或因方言误读、误传或因生癖难写、难输,老百姓在窗口报件填表中时有误写。窗口输入时有时未加辨别,将“霞浦”写成“亚浦”、新碶写成“新矸”等。规划建设地点是规划文档查阅的重要检索条目,其信息输入的混乱、不标准为今后文档利用埋下极大隐患。为此,档案人员业务提前,主动到区地名办查证标准地名,将相关规范文本、条目及时提供给规划窗口并宣传标准化地名条目输入的重要性,督促信息的标准、规范。碶

(三)、发现问题、及时修改

规划管理文档标准化建设在办公自动化系统运行之初是个磨合期,规划窗口作为系统信息出入口暴露出的问题尤为突出,具体为:

1 操作程序的不规范造成文档不标准 如:窗口业务受理单作为报件清单与凭证未能按实反映报件材料内容、性质与数量;部分窗口补件没有及时扫描进系统并在窗口业务受理单加注;窗口在同一项目报件“继承”时未继承或继承错,等等。

2电子文件数据输入缺乏统一标准,表现为“缺、漏、错、乱”等不正常现象,严重影响电子文件原始性、真实性、完整性。

---诸如电子表格输入不完整,扫描不全、不清晰或文件名不规范;工程图图形输入不全等问题,导致电子文档缺乏整套性;

---如随意略写申请单位、项目名称或工程地点,将“宁波市北仑区***总公司”略为“北仑***公司”,将“新矸镇新大路1#商住楼”略为“新大路商住楼”,导致数据缺乏专指性;

---输入错误信息,如土地审批中“建设规模”应输入用地面积却输入建筑面积;地籍座落应该是“**镇奥力孚公寓5#103室和203室”却误输为“**镇奥力孚公寓203室”;土地使用者“***张大果酒厂”却输成“***张大果洒厂”等;

---如扫描文件模糊不清,电子文档与纸质档案内容不相符,工程项目名称区别不明等。

档案人员发现问题,以工作联系单的形式及时反馈给局办公自动化信息小组,相关科室与工作人员群策群力,使矛盾一一迎刃而解。 

四、 几点体会:

1)、标准化是规划管理生命线

通过对规划窗口的前端控制,我局规划管理档案标准化建设日趋完善,既有力地保证了规划文档对内对外的利用效能又提升规划窗口业务标准化(2005年我局窗口荣获宁波市北仑区行政服务中心先进窗口称号)标准化管理这条生命线,构筑起规划部门与公众之间良性互动机制,打造了“阳光规划”新形象。

2)、规划管理文档标准化建设任重道远

规划管理档案标准化是规划管理档案工作之基石又是科学规划有力保证,其意义不言而喻。此项工作因其技术性强、涉及面广、任务繁重对档案工作者而言可谓任重道远。 “有作为,方有地位”,档案工作者只有以一个能动的角色、与时俱进、勇于创新,方能胜任。

3)、“前端控制”---推而广之

“前端控制”以系统的观点认识文件与档案、业务工作与档案工作关系,以科学管理与有效利用为目的,不仅适用规划管理文档标准化控制,亦适用其他各行各业文档整个生命周期标准化质量控制。

 

参考文献: 何嘉荪《档案管理理论与实践》

冯惠玲  《电子文件与纸质文件管理的共存与互动》《中国档案》2003.12

 

 

作者:蒋红 宁波市规划局北仑分局(北仑区城建档案室)工作     本科    学士学位     馆员

从事档案工作和规划窗口工作12年,论文七次参与省、市档案学会交流,其中《关于工程竣工图章的几点思考》获第二次全国城建档案优秀论文奖及浙江省城建档案优秀论文二等奖

联系:057486781509(办公)13566360618(手机)E-mail:jane1970812@hotmail.com

地址:浙江宁波市北仑区长江路1166号宁波市规划局北仑分局

                                                  
 附件列表:
Copyright © 2000-2017 nbdaj.gov.cn All Rights Reserved
建议使用IE6及以上版本浏览器,1024*768分辨率
宁波档案局主办 宁波档案局技术处承办
浙ICP备05066881号