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浅谈企业档案工作的创新

发布时间: 2008-04-08    访问次数:    字体:【 】   
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宁波港集团        

 

[摘要]创新就是走出常规,突破传统,并在原有的基础上有所发展,有所创造,有所前进。它既是对以往旧事物的一种否定和更新,同时也代表了事物的某种发展方向和生命力。企业档案要保持与时代同步发展,就必须与时俱进,开拓创新,以创新思维指导档案工作实践。因此,笔者认为:加强档案专业人才的培养和档案工作者的学习是企业档案工作创新的重要条件;丰富企业档案信息资源是档案工作创新的基础;加快企业档案信息化建设是档案工作创新的关键;拓展企业档案的开发利用,改善服务方式是企业档案工作创新的目的。

[关键词]企业 档案工作 创新

 

 

创新是民族进步的灵魂;是国家兴旺发达的不竭动力。同样,创新也是企业档案工作保持生机的力量源泉。尤其在信息和知识经济时代,企业档案工作要保持与时代同步发展,就必须与时俱进、开拓创新,以创新思维指导档案工作实践,使企业档案更好地适应新时期快速发展的要求。

一、    企业档案工作创新的重要条件——加强档案专业人才培养

和档案工作者的学习

    信息技术及信息产业的高速发展,深刻地影响着档案管理的理论、原则、模式和方法,给档案工作带来挑战和机遇。档案工作要适应新时期整个社会和企业发展的需要,并服务经济建设,服务企业发展,档案工作者就必须作为创新主体、主动迎接挑战。

(一)档案专业人才的培养,应根据企业发展与社会、档案事业发展相适应。培养档案专业人才,既要有中国特色又要有世界领先水平。既要具备系统的档案学基础理论知识和文化知识,又能掌握现代化信息技术和基本技能;既能适应在企事业单位的档案机构、信息部门从事企业档案服务工作,又能适应在国家机关档案信息管理及研究的复合型、应用型的新型人才。企业要有计划地吸收和培养这样的人才。

(二)改善企业档案专业人才的培养环境。有计划、有目标地选送企业档案工作者外派深造学习。企业应该确立适应档案专业人才培养目标的新定位,实现档案专业人才培养整体优化,加大档案专业人才培养教育力度,提高档案专业人才培养层次,使档案专业人才培养层次更科学更合理。企业可根据实际要求,从在职档案工作者中培养档案专业本科生、硕士生,在条件成熟的大型、特大型企业中,可定点开设档案专业研究生班,提高档案专业人才培养的层次和规格,为企业建设服务。

(三)加强企业档案工作者自身学习,提高档案人员队伍整体素质。随着企业机构改革,人员精简,企业档案人员由原来的一职一岗变为一职多能的岗位,对工作的要求越来越高。再者,办公自动化0A系统的应用,网络文件和电子政务传输系统的快速发展,已经改变了档案业务流程和工作方式,原有的档案管理方式显然不适应了。因此,作为真实记录企业经营活动全过程的文件、资料、档案的内容、载体、形式及形成程序等也发生相应的变化。这又给档案工作提出了新课题。如何转变档案管理模式和服务方式,档案工作者如何适应已改变的工作状况,只有通过不断创新来适应新形势,迎接新挑战,并从以下几方面进行创新:

1.意识创新。档案工作者创新来自对档案管理的创新想法,没有

创新的想法和认识,档案创新就无从谈起。网络经济和信息时代是一种全新的时代,创新是这个时代的灵魂,特别是在档案工作网络化、电子化方面,渗透创新思想、创新理念,创新实践。档案工作者必须广泛涉猎档案专业知识和相关学科知识,不断完善知识结构,否则就会落后于时代步伐和档案学理论发展的步伐。

2.知识创新。档案工作具有档案信息资源的采集、存储、传递与开发利用的综合性、交叉性和应用性的特点,并吸收管理科学和信息科学的先进理论。在现代科学技术飞速发展条件下,档案工作在高度发展的信息社会有其自身的价值。档案工作者必须优化知识结构,使自已成为适应、符合时代要求专业人才。档案工作者要从档案和档案工作的运动现象探索档案形成规律、档案运动规律、档案管理活动规律及档案工作和档案学的发展规律看。档案工作者还要有档案新知识、新理论和新技术的创造能力,充分发挥自己的潜力,使自己成为时代成功的挑战者。

3.能力创新。电子文件的产生、传递一般都是基于网络环境,而信息技术的发展变化更新换代速度非常快,信息的生产速度和存储能力极大的提高,对文件、档案工作造成极大的压力,档案工作者不但要有利用网络进行档案信息的应用开发的能力,还要有培养自己对新知识的补充和善于把知识转化为有效服务能力,培养自己创造新理论、新技术的能力。以求变的态度和能力,适应信息技术快速发展和更新换代。

二、企业档案工作创新的基础——丰富企业档案信息资源

档案信息资源建设是信息开发利用的基础,也是创新档案工作的

前提。从档案信息载体的多样化、管理对象的数字化、工作方式微机化、服务方式网络化,以及整个档案管理状态的变革等等,撞击着档案馆藏的发展、壮大。现代新型的档案馆建设,将整合和发掘现有馆藏档案信息资源,改善网络基地设施,增强数字化档案信息资源比重,因此,在创新档案工作的过程中,要不断丰富和完善档案信息资源。

(一)         企业档案馆库建设。随着馆藏档案的不断增加,企业依

法移交旭档的档案不断接收进馆,且档案移交接收收工作要求规范化、制度化。一些企业档案馆库面积不足,功能不全,设施老化等问题与现代新型档案馆库管理严重不符。现代新型档案馆库追求管理效能的最优化,档案工作由传统向现代嬗变的转型时期,现代新型档案馆库建设有着崭新的思想内涵和丰富的工作内容。从管理体制的创新、载体形式的创新、检索手段的创新等等,说明企业档案馆库更新建设更显重要。

(二)         档案馆库业务重组。档案馆库应建立起以档案信息收集

与开发中心、档案信息服务中心、档案信息管理中心等为主干,以服务为宗旨,以依法行政为原则的现代新型档案馆库运作格局。吸收传统档案利用部分功能,构成数据采集、信息开发工作机制,以档案资源整合为先导,形成文书档案、科技档案、声像档案、其他专门档案及特殊载体共管局面,且较长时期确保电子档案与纸质档案并存保管。

    (三)提高档案工作质量和管理水平,实现档案整理规范化,目标管理制度化,做到档案收集完善,划分保管期限准确,整理和编目科学,检索和利用方便,保管条件科学安全,消除部门档案移交进馆时突击整理,返工整理等现象。

三、档案工作创新的关键——加快企业档案信息化建设

信息化正以无坚不摧的态势席卷全球,影响着人类历史文化的进程,无疑也影响着传统档案工作管理模式更替的进程。面对信息时代带来的发展机会,计算机技术和通信技术组成现代高新技术的出现,给档案工作发展带来巨大的变革。依托计算机网络技术,建立高效、方便、快捷的档案信息系统,更好地服务于企业的发展。

(一)企业信息化建设给企业档案工作提出了技术管理的新要

求。电子政务、文档一体化管理系统的应用,将电子档案信息网络技术服务于企业的管理,重组企业业务流程,改变和增加企业档案工作内容,大大提高工作效率。

1.     加快企业信息化建设,从电子政务着手。以拓展现行文件的

生成背景、环境及整个过程,同时还对档案的前身现行文件形成的要求,不仅限于传统的归档环节,而是延伸到对现行文件生成系统的开发设计,提出功能需求,增加了档案工作的内容。

2.     加快企业信息化建设,从参与文档一体化管理系统入手。档

案部门渗透到与档案管理职能密切相关的信息软件设计开发工作。由于我集团将使用办公自动化OA集成的文档一体化管理系统软件,为了规范档案管理软件的开发研制和安装使用,提高计算机辅助档案管理的标准化水平,确保档案数据的安全和有效利用,档案管理部门已提出了涉及电子文件完整和有效、安全归档保存的设计内容,又增加了档案工作的内容。

(二)企业信息化建设改变了企业内部管理,提高效能和监管能

力。企业管理流程重组,使得文件、档案管理职能融入业务流程,并与业务职能的履行密不可分。因此,档案工作的管理部门应主动与有关部门沟通,介入政务信息公开和共享档案信息,企业将档案信息化建设纳入单位信息化建设的整个规划,并提出加强网络环境下档案信息安全工作等等。这必然会打破企业内部以分工过细、业务单一为突出特点的传统手工管理方式。随着企业信息化进程的建设,管理事务中借助于计算机技术为主体的现代办公系统以集成化或一体化工作模式的形成,就要求在电子政务实际应用改变企业传统的组织结构,建立新型的组织结构将会提高企业组织效能和监管能力。随着企业机构改革和信息化建设的推进,有成立文件中心和文档管理中心的趋势,集中统一保管现行文件和档案。档案管理部门的工作职责、工作程序、方法,以及档案工作都随之发生了变化,为适应这种变化,必须创新档案工作。

(四)加快企业信息化建设,也是充分开发利用档案信息资源的需要。随着社会信息化进程的加快,信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源。档案是一种重要的信息资源,是整个社会信息系统的基石之一。信息技术的迅猛发展和广泛应用,为档案信息资源的开发创造了条件。加强企业信息化,可使档案信息资源合理配置,科学管理,使其实现数字化、标准化、系统化、网络化,使之成为企业对档案信息的需要,成为档案工作创新的需要。

四、拓展企业档案的开发利用,改善服务方式是企业档案工作创新的目的

按照“坚持创新,突出服务”的工作思路,加强档案业务建设的目的就是拓展档案的开发利用,提供优质服务。一是档案开发利用要向深层次转化。根据企业生产建设、发展的规律和特点,工程建设需求编研一些有价值的资料;二是向多种服务转化。除了做好上门利用服务外,还要主动参与和了解有关重大工程项目建设的前期准备工作,建立咨询服务等。三是改进服务方式,更新服务手段,提高服务水平,提升服务功能。

()建立现代新型档案馆库的工作原则。企业信息化建设的发展

趋势催生了档案管理工作的新理念,现代新型的档案馆库,不在是各自孤立、自行其是的独立个体,而是整个档案信息利用网络的一个节点。它既是整个档案信息网络的提供源,又是档案信息接受源、利用点,确立“协调、规范、开放、服务”的工作理念,建立全新的工作机制,使档案工作有着蓬勃向上的生机和活力。

()坚持协调发展原则。努力与社会的信息需求相协调,与社会

经济基础相协调,与信息技术发展相协调,与地区或全国档案信息化工程建设相协调。追求协调发展,也是与社会经济同步发展的需要。

()坚持效益服务原则。市场经济实质是效益经济。作为企业档

案工作创新的内容,作为一种全新的管理模式,应该考虑效益优位,更有效地发挥创新机制模式,还应处理好效益与服务之间的关系,求效益,重服务。

总之,创新是时代的要求,是企业发展的需要。档案工作的创新是为档案管理工作重心转移服务,有利于企业档案信息资源的发挥作用,有利于档案信息“大服务”观的形成,有利于档案事业的做大做强。

参考文献:

马玉玲张晓霞“谈谈对高校档案工作的创新”《档案学通迅》2003年;

马素萍“电子政务的发展与档案行政管理部门的对策”《档案学通迅》2004年;

李湘杰“浅谈档案信息资源的开发利用”《档案学通迅》2003年;

姚国章“电子政务案例”,北京大学出版社20035月。

 

作者简介:

姓名:童英

性别:女

单位:宁波港集团有限公司

地址:宁波镇海沿江东路496    315200

学历:大学

职务/职称:档案科科长/副研究馆员

从事档案工作:19

联系方式:tong y @NBport.ocm.cn    13858379866

                                                  
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