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浅谈施工企业的档案收集工作

发布时间: 2008-05-20    访问次数:    字体:【 】   
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    随着国家经济建设的发展,交通工程建设日益显示出至关重要的作用。对于广大的施工企业来讲,加强内部管理,提高经济效益是企业的当务之急,档案工作是企业日常管理工作中不可缺少的一部分,是维护企业经济利益、合法权益,体现工程建设真实面貌的一项重要工作,对企业的建设和发展起着重要的作用。

档案工作包括档案的收集、立卷、归档等工作。档案收集工作是档案工作的起点和基础,是整个档案管理系统中的重要环节。档案收集质量的好坏直接影响到档案管理工作的质量。重视和做好档案的收集工作对推动施工企业的档案管理工作,提高企业的管理水平具有重要的意义。

本人结合平时的工作实际,在这里主要谈一下施工企业档案收集工作方面的一些看法。

一、施工企业档案收集工作存在的几个问题

①由于施工企业是工程建设单位,工程分散在各个地方,档案管理工作相对来讲也比较分散,往往出现公司的档案管理工作与下面工程项目部的档案管理工作脱节现象。企业综合档案室平时不注重对下面项目部档案的管理,到工程一结束,把下面项目部移交上来的档案一收了事。②企业领导的档案意识不强。一些领导只重视抓工程质量,认为档案不能直接出效益,忽视档案管理,认为档案工作是可有可无的工作,特别是对待工程建设方面的档案,待工程结束时,匆忙应付一下,敷衍了事。③有些文件没有经过收发文登记,散存在企业的各个部门,这些文件也是非常重要的,档案人员在收集时往往忽视它们的存在,只注重收发文的收集。④还有一部分领导认为某些文件是保密的或觉得放在身边可以随手翻阅,档案收集时,不愿意把这些文件拿出来。⑤企业档案人员档案专业素质偏低。下面工程项目部负责档案工作的人员缺少必要的档案培训,有些甚至工作多年连档案上岗证也没有。很多施工单位不重视档案人员的业务素质培训。尤其是对下面工程项目部兼职档案人员的培训,认为档案不是专业性很强的工作,遇到档案方面的培训,就借口工作任务忙而回避参加。在施工企业这种现象普遍存在的。在下面的工程项目部的档案人员,由于工程一般都地处偏远地带,比较闭塞,不能及时获取有关档案方面的信息,领会档案文件精神。⑥随着科技的发展,档案种类也呈现出多元化,如照片、音像制品、光盘、磁盘等。企业的档案人员往往只注重收集一些纸质的档案,而忽视对照片、音像制品等特殊载体档案的收集。在施工企业中,照片等特殊载体的档案是对所做工程的形象的、直观的反映,直接体现了所做工程的面貌。

二、施工企业档案收集工作应采取的措施

针对施工企业在档案收集工作中出现的某些现象,本人认为应从以下几方面入手解决存在的问题。

(一)加大档案的宣传管理力度,提高领导的档案意识。

我们要从国家发布的有关档案的法律法规入手,加强对这些规章制度的宣传,自上而下,增强企业的全员档案意识。档案人员应深入一线,指导项目部的档案人员平时的档案工作。针对施工企业点多分散的特点,加强组织对企业档案人员的档案业务培训。企业领导人要从人力、物力、财力各方面全力支持企业的档案工作。对档案实际统一领导,分级管理,建立公司的档案网络体系,成立综合档案室,设立专业档案员和项目部的兼职档案员,持证上岗,由兼职档案员负责平时项目的文件资料收集工作。

二、建立健全档案制度,使档案收集工作规范化、标准化。

施工企业应该根据国家有关档案的法律法规,结合本单位的实际情况,制定适合本单位的有关档案制度,对档案收集工作方面的归档范围、归档时间、归档要求、归档原则等作详细的说明,从而使档案收集工作有章可循,逐步走上规范化、制度化的轨道。施工企业尤其应该在工程建设的归档范围方面制订详细的规章制度。在工程档案方面,一个工程竣工后应及时把竣工的工程档案移交给综合档案室。。

三、加强对各种不同载体、介质档案的收集工作。

长期以来,施工企业存在着档案种类单一,文书档案多而专门档案、科技档案少,工程施工档案散乱的现象,这种单一性导致了档案内容门类不齐全、结构不合理、成份不充实,难以满足企业的需求。必须要在现有基础上及时调整档案接收、征集范围。尤其对施工企业而言,各种不同载体的档案如照片、光盘、音像制品等有着纸质档案无可取代的优点,它们能直观地反映工程的完成情况。因此,我们在收集档案时,对于特殊材质的档案也不能轻视,要一视同仁。在收集此类档案时,要注明这些档案反映的时间,工程(那一部分)、地点。在施工企业中,往往一个工程完工后,把照片等档案一并移交给档案室,因没有说明内容,增加了档案人员的工作难度,这些都是必须杜绝的。随着时代的进步,这些特殊载体的档案越来越发挥着重要的作用,我们应该注意这些种类档案的收集工作。

以上几点是本人在实际工作中的一些粗略的体会。总之,万事开头难,只有把档案收集的工作做好了,才能保证企业的档案管理工作的规范化、标准化,为企业的经济建设作好参谋。

(宁波交通工程建设集团有限公司    张侠)

                                                  
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