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试议升格高校档案工作的发展与提高

发布时间: 2008-07-17    访问次数:    字体:【 】   
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宁波工程学院   陈书华

[摘要]本文通过对高校升格后档案工作存在的问题以及成因的分析,提出了解决问题的措施与方法。

[关键词]高校 档案工作 问题 成因 对策 方法

近年来,我国高等教育事业蓬勃发展,一些高校纷纷升格,办学规模扩大,师生人数增加,档案的数量,也随之提高。高校档案工作如何跟上快速发展的形势,并努力实现档案工作的可持续性发展,是当务之急。笔者试就升格高校档案工作目前存在的问题、原因及解决的方法谈些粗浅的看法。

一、 升格高校档案工作存在的问题

1、 档案管理体制依然故我。 一般高校档案馆已基本形成一套自成体系的成熟的档案管理系统,本身已有准确的定位,而新近升格的高校,档案室往往隶属于办公室,一般只配12名档案员,没有按有关政策成立档案馆,相关业务开展不起来,只是停留在原来的水平。一方面由于学校级别提升了,档案工作的层次却没有随之提升,人员的配置仅能应付日常的档案收集、整理、归档、利用等工作,基本无暇顾及高层次方面工作的开展,有少数高校甚至还未配置专职档案人员,仍由文书人员兼任;另一方面这些新升格高校的档案室又面临着变化了的新情况新挑战,需执行本科院校的新规定,处于尴尬的两难境地。

2、兼职档案员队伍建设问题多多。兼职档案员通常是由部门领导指定的,一些部门兼职人员是基本固定的,另一些则不然,人员变动频繁,新手由于不熟悉档案业务和工作流程,缺乏必要的工作经验和实践锻炼,影响档案工作完成的质量;资历较长的兼职档案员有些喜欢摆摆老资格,在工作中因循守旧,不动脑筋,一切按过去的老办法老经验办事,或怕繁琐麻烦,寻找各种借口,没有及时按规定完成档案工作即使完成质量也不高。

3、档案规章制度管理滞后。制定了规章制度之后,如果没有在实际工作中得以真正实行或施行不到位,致使规章制度只停留在表面,成为一纸空文,或流于形式,走走过场,起不到应有的效果。如部门立卷制度、平时预立卷制度和“三纳入”、“四同步”制度等等。另外,有些规章制度已落后于形势的发展,没有及时修改和补充,已不能适应新形势的要求。

4、 基层档案管理缺乏规范。表现在(1)档案资料收集不齐,整理不规范,往往是把档案材料简单地往档案盒子一放,便大功搞成。以后随时添加或随便挪用,档案盒内的材料不分年度,结果材料多的几个盒子放不下;材料少的一年不到几页纸,干脆就全部放在一个盒内,由此导致档案编号前后不一致,很不规范,给日后查找利用带来了许多麻烦。(2)没有执行严格的借(查)阅利用制度。盒内资料出借时,兼职管理人员把关不严,仅由借用人员写一张借条或随便登记一下,归还就靠借用人员的自觉,管理人员也不及时敦促其归还,加之盒内资料没有装订成册,这样就极容易造成档案资料的遗失。(3)档案移交手续不规范,通常是下边人员材料交多少,兼职人员就收多少,显得十分被动。

5、多头归档,重复设档。许多高校综合档案馆(室)与下属院系部门存在着档案材料多头归档及重复设立档案室的现象,给日后档案的鉴定、保管及库房的承载空间带来压力,造成了不必要的人力物力财力浪费。而有些新领域产生的档案又存在上述两处均收集不齐或没有归档的现象,如教师的业务档案、专利档案等,其核心部分往往没有收集齐全,仍散落在个人手中。

二、升格高校档案工作问题的成因

1、领导重视程度不够

各单位分管档案工作的领导,把主要精力和资金放在本单位业务建设上,花在档案工作上的相对不多。部分领导不熟悉甚至不了解档案工作的内涵,办事想当然;另有部分领导则对档案工作及档案人员抱有某种偏见,他们认为档案工作是项可有可无的工作,平时忽视它的存在,仅是在档案检查时,不得不应付一下。对档案人员辛勤工作视而不见,不予重视;对档案人员提出的合理化建议和要求以各种借口迟迟不予采纳、满足。没有深入探究档案工作深层问题,及时解决档案工作中的难题。

2、兼职档案人员综合素质不高

主观上兼职档案人员因为嫌麻烦而不太愿主动承担档案工作职责,有些甚至认为是额外工作,故责任心不强,干劲不大,拖拉、归档材料不齐等现象屡见不鲜。客观上兼职档案员往往身兼数职,二级学院的兼职档案员一般由系秘书担任,平时他们各种事务缠身,有些事务时间性要求很强,时限性相对不强的档案工作,自然会被他们靠后靠边站。而且部门领导指定本部门兼职档案人员时,就已隐含着这份工作对兼职人员是带有额外性的意思,故责任心不强的人从一开始就没有把档案工作放在应有的位置,没有认真对待档案工作。

3、沿袭陈规陋习

现实中陈旧观念以及传统习惯的影响还相当深远。例如基层兼职档案员对部门立卷制度普遍存在相当的抵触情绪,他们始终认为部门立卷是档案人员份内的工作,如果实行部门立卷制度,就是专职档案员在推卸责任,就是他们在代替专职档案员干活,这是导致部门立卷制度至今难以推广的根本原因。加之档案考核制度执行不严,有些制度缺乏可操作性,留于形式,不可避免挫伤部分档案工作者的工作积极性,没有起到应有的积极作用。

4、档案部门社会地位低下

一九八九年《国家教委六号令》明确指出,学校综合档案室不仅具有负责保管学校档案的职责,更具有监督指导基层业务的权利。但在现实中,档案部门是没有什么说话分量的,即使档案人员非常敬业,经常下基层指导业务,也收效甚微,甚至被一些人视为罗嗦不加理睬。

5 利己思想影响

高校各部门普遍存在“大而全”、“小而全”的倾向,只贪图自己利用方便,加之学校没有强制措施要求各部门所有档案都必须移交学校综合档案室保管,默认了部门设档这一事实。

三、升格高校档案工作问题的解决办法

1、 领导足够的重视与关心,确保档案室有法定的地位

档案部门本身是一个相对弱势的群体,由于其自身的性质和特点所决定,它经常处于被公众视线忽视的位置,如果领导再不予以必要的关心重视和支持,那档案工作的地位和档案人员的景遇就可想而知。领导的重视是做好档案工作关键的关键,根本的根本,只有牢牢抓住这一关键,档案工作中许多甚至一切难题便可迎刃而解,档案人员也可彻底从困境中走出来。领导对档案工作的关心、支持需真正落到实处,包括档案管理所需的软硬件建设资金的保障;档案库房办公用房等的调配、建设;档案管理制度的推动贯彻实施;给档案人员更多的精神层面上的人文关怀等等。

2、理顺学校档案管理体制,增加档案人员编制

按一九八九年《国家教委六号令》规定,在校生5000名以上高校的综合档案室的编制应定为副处级独立机构,但在现实中很少有贯彻到位的。学校应赋予档案部门一定职权,使综合档案部门能真正履行其对全校档案工作的管理职能和监督指导职能。这里我们再以档案人员与图书馆人员工作作一番比较,档案工作是从一份文件资料开始的,把零零星星分散在全校各处且随时产生的各种载体各种形式的资料收集起来,进行分类、整理工作、编号、编目、装订成卷及指导基层业务等一系列工作,这些工作占据了档案人员相当多的时间和精力,而图书馆工作则是从一本书开始的,两者的起点完全不同,但专职档案人员一般只有1-2名,而图书馆人员却是它的十几倍。

3、加强兼职档案人员的业务培训,提高兼职档案人员的待遇和地位

人是第一生产力,只有建立起一支高素质的兼职档案人员队伍,才是做好档案工作的前提。兼职档案人员没有认真对待档案工作,除了档案工作本身的特点之外,兼职档案人员没有得到相应的培训机会及福利待遇也是一个非常重要的原因。越是弱势部门越需要得到扶植,为此应考虑实行一些倾斜性的政策,让他们有参加培训学习业务及晋升档案专业技术职务的机会,对他们的兼职工作提供津贴,使他们感到从事档案工作同样有奔头,他们工作的积极性创造性就会充分发挥出来。

4、把档案各项规章制度真正落到实处

这是档案工作有序发展的根本前提和保证。部门立卷制度、部门平时预立卷制度和档案工作的“三纳入”、“四同步”历来是档案工作的基本制度,但是制度的实施与人们的认识水平有直接的关系,他们想当然地认为档案人员工作就是立卷,如果实行部门立卷制度,那就是他们在替档案人员干活,持这种认识的人为数不少,而且相当的顽固,包括一些领导干部在内;另外和他们对工作职责的理解也有相当大的关系,他们总是把档案工作视为额外工作,不愿去承担,因此部门立卷制度在实际工作中往往遇到这样那样的阻力,难以推广实施或实施力度不大,很难达到预期的效果。对此应建立必要的档案配套考核制度,定期不定期对部门进行考核,并与年终考评相结合。在条件许可的情况下,可以实行档案工作一票否决制,只有实行一票否决制,才能真正落实各项档案制度。

5、统筹规范管理各级档案室的设立

明确学校本级与部门档案的归档范围。学校应从全局考虑,按照学校档案集中统一管理原则,把某些部门的兼职档案员适当充实到综合档案室,减少不必要的人力与物力浪费,把有限的资金用在刀刃上,避免多头设档,告别“大而全”、“小而全”局面。同时按教育部高校档案十大类分类标准,划分校本级与部门级档案的归档范围,做好两者归档范围的衔接,对原有的归档范围作适当的修正,以适应高校新情况,例如以前没有列入归档范围的应考虑列入,如专利档案;以前列入的应考虑作适当调整,如新生录取报到证、期终试卷等因其数量众多可考虑归到二级学院保存,校本级档案人员定期不定期进行检查,以确保资料的齐全完整。

                                                  
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