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试论档案人员素质对档案工作的影响及对策

发布时间: 2008-11-18    访问次数:    字体:【 】   
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陈书华

 

(宁波工程学院,浙江 宁波 315016

 

 本文从档案工作实际出发,着重分析了档案人员素质对档案工作的影响,提出了提高档案人员素质的路径和对策。

关键词档案人员;素质;对策

 

档案工作具有广泛的社会性,因它来源于社会生活的方方面面,涉及社会的每个领域。人类社会发展到那里,档案工作的触角就延伸到那里。但档案工作又经常处于被人遗忘的边缘,这缘于两方面的原因,客观的是由档案工作的性质所决定,主观的则是受档案从业人员的素质影响,由于档案从业人员的素质参差不齐,导致档案工作整体水平不高,提高不快,与现实的要求有较大的差距。档案人员的素质决定档案工作的质量,档案工作管理水平的高低在很大程度上也取决于管理人员的业务素质。加强档案队伍建设,提高档案人员素质,是搞好档案工作的根本保证。

 

一、素质的定义和分类

 

从心理学的角度来说,素质是指有机体天生具有的某些解剖和生理的特征。学者们一般认为,素质是指人们先天具有和后天习得的一系列特点和品质的综合。后天习得的品质是指个人在社会实践中获得并养成的修养和品质,如政治素质、思想道德素质、文化素质、职业素质等等。通常认为素质应包括三大类,即自然素质(或称生理素质)、心理素质、社会素质。1、自然素质指与生俱来的生理特点,包括身体形态、生理器官和机能、神经系统,尤其是大脑的结构与机能等,这主要是先天因素,也有后天因素的影响。2、心理素质主要由智力因素和非智力因素组成。智力因素主要包括注意力、观察力、记忆力、思维力、想象力。非智力因素指智力因素以外的因素,主要指情感、意志、性格等。心理因素是先天与后天因素综合的结果。3、社会素质一般指人们在社会实践和改造社会环境的过程中逐步形成起来的一系列稳定的社会性品质的综合,是纯后天习得的。社会素质,主要包括思想道德素质、业务素质等。

 

二、档案人员的素质对档案工作的影响:

 

(一)自然素质的影响

档案工作是一项非常严谨细致的活儿,案头工作比重大,它需要从业人员具有很强的耐心、细心和恒心,需要性情恬静、心态平和、甘于寂寞、默默奉献等特性。那些性格外向、做事粗糙、不求质量、急功近利、喜好显山露水的人一般不适宜从事档案工作。俗话说得好:“江山易改,秉性难移”。对同一事物每个人的感觉认知、应急反应、敏感程度,处置方法都大相径庭,一个人的生理特点,有许多是天生的,后天很难或根本不可能改变。如果一个人仅仅为了工作原因“改变”了自身许多特性,这种带有强制性的、违心的“改变”,既不可能长久,也违反以人为本的思想。即使他们从事档案工作,其工作的质量也要大打折扣,甚至会招致不必要的周折或返工,出现“出力不讨好”的现象,难以达到理想的效果,造成无谓的人力物力的浪费。

(二)心理素质的影响

一个人的思想往往决定他的行动,人的心理活动直接影响其平时的一言一行。市场经济推动了社会进步,它的负面影响在一定程度上扭曲了人们的价值观。档案工作的价值不能用经济的标准进行衡量,档案年代的久远决定了其稀缺性和珍贵性,而它的惟一性则决定了无法替代的原始性。从这个角度讲,档案的价值是无法估量的,也是其它任何事物所不可比拟的。但同时又因档案工作故有的幕后性、隐藏性、间接性和滞后性,致使其产生的效益隐蔽、滞后,极易被人们所忽视,“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”就是其真实生动的写照。它在单位中往往处于从属地位,经常得不到领导同事的重视,这是不争的现实,也是不可能在短时间内一蹴而就、局面能有明显改观的,作为一个社会人,谁都希望自己的劳动成果被社会承认,人格受到充分的尊敬,有相应的社会地位,自己的人生价值在工作中得以最大的体现和实现,能享受工作带来的满足感和成就感,这是人之常情,无可厚非。因档案人员劳动成果的隐藏性、幕后性直接影响其得到社会认可及尊重的程度,有时甚至还会遭遇别人的不理解、误解甚至歧视,从而产生诸如情绪焦虑、压抑及因成就感缺乏、心理失衡导致工作热情低落等一系列心理问题。

(三)社会素质的影响

1、思想道德素质

档案工作要求细致严谨,步骤多、环节多、程序多、耗时多,造成完成任务的时间弹性非常大,使档案工作在很多时候蒙上了“干良心活”的色彩, 档案工作特有的性质和环境给从业人员的惰性提供了生存的土壤。通常情况下一个单位专职档案人员的数量不多,工作环境相对较封闭,在完成档案收集这一环节后,与外界接触的机会大为减少(档案查阅除外),档案形成的一系列工作不会立竿见影直接显现出其劳动过程艰辛程度和劳动成果的大小,有些劳动成果甚至永远没有展现的机会。例如有些案卷从收集整理立卷上架到其销毁,就一直不曾被查阅利用过。相当一部分单位部门立卷情况欠佳,收集归档的各门类各载体档案材料完整程度千差万别,兼职人员的责任心和配合程度也不尽相同,归档案卷质量总把关的任务自然落在专职档案人员的身上,档案人员的职业道德素质和责任心被显现出来,档案人员的责任心直接影响到归档案卷的齐全完整及质量的好坏,每个单位的归档率、档案材料齐全完整率也因此而相差悬殊。

2、业务素质

档案工作是一项涉及多学科综合性的工作,且实践性很强,它点多面广,档案人员必须具有广博的知识、灵通的信息及娴熟的技术。档案人员的业务素质是履行职责的知识水平和技术实践能力,档案人员不仅需要掌握档案学理论知识,还要熟悉与掌握同档案工作相关的理论、文化知识,比如信息学、图书情报学、博物馆学、传播学、社会学、计算机管理及现代化设备的操作技术等等。尤其在档案收集(征集)、整理、鉴定、检索、编研、销毁等业务环节中,档案人员的职业判断能力往往决定档案的价值取向与存毁命运。档案人员的业务素质有时可能一时半载反映不出来,但在若干年以后,如再发现问题,为时已晚,且没有办法可以补救。

 

三、提高档案人员素质的对策

 

(一)物色人选,实现工作与人双赢

人事部门在物色档案人选时,应精心考评合理安排个性与档案工作职业要求相吻合或较接近的人员,以期取得双赢的最佳效应。推而广之,早在大学报考专业时,考生就要充分考虑自己的性格个性、心理承受能力是否适宜从事档案工作;在院校招生录取时,就要考查考生的个性特征是否具备从事档案工作的职业涵养,尽量避免和减少日后因对工作的不适应造成压抑和换岗跳槽等现象。人事部门一方面要尽力推动和促进档案人员的各项福利待遇,以吸引和留住更多的优秀档案人才安心从事档案工作,另一方面,要合理调配人员,对档案人员进行必要的换岗轮流,既不要滥竽充数,使档案部门变相成为老弱病残的疗养所,也应避免把不安心的档案人员强留在档案工作岗位上,应及时进行人员流动,使人力资源配置得以最佳整合,选择一个事业心强,责任意识强,既耐心细致又勤奋踏实的人从事档案工作。正如世界上没有完全相同的两片树叶一样,世界上也没有两个完全相同的人,如何挑选最佳的档案工作人选,这是问题的关键,也是高标准高质量完成档案工作的根本前提和保证。

(二)加强培训,提高档案人员素质

     提高档案管理水平,决定性的因素就是提高档案人员全面素质。首先要对档案人员进行职业道德教育,增强爱岗敬业意识,提高思想水平,增强历史使命感和工作责任感。其次,对专职档案人员进行专业培训,包括参加各种档案学术会议,进行档案界同行间的学习交流、论文研讨、课题探索,以交流思想、开拓眼界,共同提高。对于一般兼职档案人员,则主要进行档案基础知识的学习培训,如档案的收集、整理、分类、立卷、检索、利用等,使他们掌握档案的基本知识和明确其负责上交的归档文件材料的范围。再次,加强档案人员新学科知识和技能的培训,包括电子文档管理、计算机及相关设备的实际操作技能、信息工程等方面的学习培训。

(三)调适心理状态,倡导敬业奉献

档案从业人员需要具备较高的思想道德品质和一定的政治觉悟,有较强的自制力和自控力,要不断进行自我加压。同时需要具备包容平凡、平淡、平和的宽广胸怀、有甘作默默无闻幕后英雄的心理准备、需要在各种社会诱惑面前经得起考验,耐得住寂寞,在漫长的历史长河中始终调节好心态,安心从容快乐地对待本职工作。需要档案从业人员有深重的历史责任感、淡泊名利的思想境界及强烈的敬业奉献精神,并需要处理好淡泊敬业与急功近利两者间的矛盾,努力使之在自身得以有机辨证的统一和平衡,这需要从业人员健康的心理状态作后盾。档案人员应多接触外面精彩多变的世界,激活自己的心境,防止因工作环境相对封闭造成的负面影响。

(四)与时俱进,树立终生学习理念

一个人有没有创新精神,是衡量现代人水平的标志之一。在信息知识爆炸的现代社会,知识的老化速度呈几何级数上升,档案部门工作人员要紧跟时代潮流,及时调整自己的知识结构,树立终生学习的新理念。如今计算机、多媒体、网络等高新技术日新月异高速发展,为各种载体档案的全文和各类目录的录入、制作、存储、检索、利用提供了广阔的舞台,也为档案人员提供了充分施展自己聪明才智的平台,档案人员掌握现代化技术水平的高低已直接影响工作的速度和质量。如今各学科的融合日益加强,档案学亟需不断借鉴吸收其它新学科的成果,诸如计算机学、管理学、公共关系学、人际学、心理学等其它学科的知识,以壮大自己的内涵发展。由于历史原因,档案工作的传统习惯势力和固有的思维定势非常强大,档案工作者应积极转变思想观念,要有大胆打破自己以往思维定势和习惯做法的勇气和决心,以适应新形势下档案事业发展的需要。

(五)以人为本,修订档案考核标准

由于档案工作完成的时限弹性大,使档案工作在很多时候附上了浓重的“干良心活”的色彩;同时也由于它效益的隐蔽性和时间的滞后性等因素,给评定考核标准陡增了许多难度。旧的档案考核评估标准体系有许多已过时或不合时宜,当务之急是遵循人与档案和谐统一的原则,尽快订既具人性化又切实可行的档案工作量化、细化考核办法,并适时制定档案从业人员的职业道德评判标准,使档案人员的职业素质评定有理可循、有据可依。摒弃为评估而评估、为检查而应付的走场似的形式化表面化考核方式,避免出现考核评估一结束,便万事大吉,一切回复原状,进而挫伤档案人员工作积极性的现象。积极提倡和推行人性化的管理方法,既体现以人为本的管理思想,又有合理性、具体可操作性,可把对档案工作的重视程度、材料齐全完整性、“三纳入”、“四同步”执行情况、案卷质量、部门立卷、按时归档上交等档案工作难点作为主要考核内容,力争找到一条符合实际的切实可行的考核标准与管理办法

                                                  
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