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试论高校档案工作的持续发展与提高

发布时间: 2009-01-04    访问次数:    字体:【 】   
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 宁波工程学院   陈书华

[摘要]本文通过对新升级高校档案工作目前存在的问题及原因的分析,提出了解决问题的对策。

[关键词]高校档案工作 问题 原因 对策

 

近年来,我国高等教育事业蓬勃发展,许多高校纷纷升级升格,办学规模急剧扩大,师生人数剧增,档案的数量,也随之剧增。档案工作如何快速跟上形势的发展变化,适应高校的发展,并努力实现档案工作的可持续性发展,是当务之急。笔者试就升级高校档案工作目前存在的问题、原因及解决问题的对策谈点自己粗浅的看法。

一、升级高校档案工作目前存在的问题;

1、新升级高校档案室处境尴尬,学校档案管理体制、机制未理顺。老高校档案馆已基本形成一套自成体系的成熟的档案管理系统,本身已有准确的定位。而新近升级高校的档案室(隶属于办公室,一般只配有12名档案员),一方面由于它从原先的专科层次升级上来,没有按有关政策升格为档案馆,相关业务工作的开展也受到影响,有些档案管理的水平仍停留在十年前或更早,人员的配置仅能应付日常的档案收集、整理、归档、利用的工作,基本无暇顾及高层次方面工作的开展,有少数高校甚至还未配置专职档案人员,仍由文书人员兼任;另一方面这些新升级的高校档案室又面临着变化了的新情况新挑战,需执行本科院校的新规定,处于尴尬的两难境地。这一现状严重影响了这些高校档案事业的发展。

2、兼职档案员的队伍建设和职业素质问题。兼职档案员的档案业务熟练程度参差不齐,他们一般都是由部门领导指定的,一些部门兼职人员是基本固定的,另一些则不然,人员变动频繁,这些新手由于不熟悉档案业务和工作环节流程,缺乏必要的工作阅历经验和实践锻炼,只收到事倍功半的效果,影响了档案工作的高质量完成。资历较长的兼职档案员有些喜欢摆摆老资格,责任心不强,干劲不大,缺乏必要的档案工作职业素质,在工作中因循守旧,不动脑筋,一切按过去的老办法老经验办事,他们嫌麻烦怕繁琐,寻找各种借口拖拉、归档材料不齐等现象屡见不鲜,没有认真及时按规定完成档案工作或完成的质量差强人意。由于领导一开始指定人员时,就已隐含着这份工作对兼职人员是带有额外性的意思,故责任心不强的人从一开始就没有把档案工作放在应有的位置,没有认真对待档案工作。

3、档案管理的各项规章制度很难在基层落到实处。制定了规章制度之后,如果没有在实际工作中得以真正贯彻实行或实行的不到位,致使规章制度只停留在表面,成为一纸空文,或流于形式,走走过场,起不到应有的效果,这些都是枉然。另外,有些规章制度已落后于发展的形势,不再适应新形势的要求,必须进行必要的修改和补充。

4、基层档案管理工作不够规范。(1)档案资料收集不齐,整理不规范,许多基层资料室往往把档案材料简单地往档案盒子一放,便大功搞成。以后随时添加或随便挪用,档案盒内的材料不分年度,结果材料多的几个盒子放不下;材料少的一年不到几页纸,干脆就全部放在一个盒内,由此导致档案编号前后不一致,很不规范,给日后查找利用带来了许多麻烦。(2)没有严格正规的借(查)阅利用制度。盒内资料出借时,兼职管理人员把关不严,仅由借用人员写一张借条或随便登记一下,归还就靠借用人员的自觉,管理人员也不及时督促其归还,另外加上盒内资料没有装订成册,这样就极容易造成档案资料的遗失。(3)档案移交手续不规范,通常是下边人员材料交多少,兼职人员就收多少,显得十分被动。兼职人员的业务水平和工作责任心起了很大作用。

5、综合档案室与下属院系资料室存在着档案材料交叉重复归档及重复建立档案室的现象,造成了不必要的人力物力财力浪费。而有些新领域档案又存在上述两处均收集不齐或没有归档的现象,如教师的业务档案、教师的专利档案等,其核心部分往往没有收集齐全,散落在个人手中。

二、主要原因:

1、领导重视不够。档案工作本身就是一个相对弱势的群体,由于其自身的性质和特点所决定,它经常处于被公众视线忽视的位置,如果领导再不予以必要的关心重视和支持,那档案工作的地位和档案人员的景遇就可想而知。

2、公众档案意识淡薄。这是目前普遍存在的问题,普通公众对档案的认识水平还停留在表面,他们甚至把学校综合档案与人事档案混同起来,不了解档案工作的实质,对档案人员的工作产生各种误会、偏见和成见。

3、兼职档案人员职业素质不高。主观上兼职人员因为嫌麻烦而不太愿承担档案工作职责,甚至认为是额外的工作而予以排斥;客观上兼职档案员(二级学院的兼职档案员一般由系秘书担任)往往身兼数职,她们各种事务缠身,有些事务有很强的时间性要求,人是有惰性的,时限性相对不强的档案工作就首当其冲,只能靠后靠边站,自然成为她们可以歇脚的对象。

4、档案考核制度因为执行不严,奖罚不明,流于形式,不可避免地挫伤了部分兼职人员的积极性。

5、陈旧落后的观念还未消除。基层兼职档案员对部门立卷制度普遍存在相当的抵触情绪,他们始终认为部门立卷是档案人员份内的工作,如果实行部门立卷制度,就是档案员在推卸自己的工作责任,这是导致部门立卷制度难以积极推广的根本原因。

(三)解决办法

1、领导重视应加强。领导的重视是做好档案工作关键的关键,根本的根本,它是一切事物的源头,只有牢牢抓住这一关键,档案工作中许多甚至一切难题均可迎刃而解,档案人员也可彻底从困境中走出来。领导重视问题的解决,笔者建议上级档案行政管理部门建立一套行之有效的考核办法,对领导能起到真正的制约作用,而不只是流于形式,走走过场。

2、增加档案室编制。在这里我们不妨拿档案人员与图书馆人员工作进行一番比较,档案工作是从一份文件资料开始的,把零零星星洒落全校各处且随时产生的各种载体各种形式的资料收集起来,进行分类、整理、编号、编目、装订和指导、监督基层立卷等一系列工作,占据了档案人员相当多的时间和精力,而图书馆工作(它是从一本书开始)至此才开始,两者的起点完全不同。档案人员一般只有1-2名,图书馆是它的10-20多倍,按《国家教委六号令》规定,在校生5000名以上,档案室的编制应定为副处级,据笔者所知,在实际生活中很少有贯彻到位的。

3、提高兼职档案人员的待遇和地位。兼职档案人员为什么没有认真对待档案工作,除了档案工作本身的特点之外,兼职档案人员没有相应的待遇和地位恐怕也是一个非常重要的原因。越是弱势部门越需要得到扶植。为此,应考虑实行一些倾斜性的政策,在他们晋级、工资、职称等方面提供一些优惠政策,使他们感到从事档案工作同样非常有奔头,他们工作的积极性创造性就会充分发挥出来。

4、理顺档案管理体制划定归档范围。学校应授权给档案部门,使档案部门能真正履行其两种职能,即监督指导和 职能。同时按教育部高校档案十大类分类标准,划定校级与部门级档案的归档范围,既做好相互间归档范围的衔接,又要避免不必要的人力与物力浪费。还应对原有的归档范围作适当的修正,以适应高校的新情况,例如以前没有列入归档范围的应考虑列入,如专利档案;以前列入的应考虑作适当调整,如新生录取报到证,期终试卷等因其数量众多可考虑归到二级学院领导重视室保存,档案室人员定期不定期进行检查,以确保资料的齐全完整。

5、根除落后陈旧的观念,真正实行部门立卷制度。这是档案工作健康有序发展的根本保证。部门立卷制度和档案工作的“三纳入”、“四同步”历来是档案工作的要求,但是由于它们的实施与兼职人员的认识水平有直接的关系,他们想当然地认为档案人员就是立卷的,如果实行部门立卷制度,那就是他们在替档案人员干活,档案人员无事可干,持这种认识的人为数不少,而且相当的顽固,包括一些领导干部在内;另外和他们对工作职责的理解也有相当大的关系,他们总是把档案工作视为额外工作,不愿去承当。因此部门立卷制度在实际工作中往往遇到这种那样的阻力,难以推广实施或实施力度不大,很难达到预期的效果。对此,我们要大力推广先进经验.

6、加强兼职档案人员的业务培训,提高全面素质。人是第一生产力,只有建立起一支高素质的兼职档案人员队伍,这是做好档案工作的前提。

7、档案各项规章制度真正落到实处,没有规矩,难成方圆。建立必要的档案配套考核制度,定期不定期进行考核,在年终与评先进结合起来。同时,在条件许可的情况下,可以实行档案工作一票否决制,只有实行一票否决制,才能真正提高档案工作的地位。

 

 

 

 

档案界历史上存在许多形式主义的东西,我们应该在档案管理工作中,摒弃许多传统的形式主义做法,要大胆打破自己以往思维定势和习惯做法的勇气和决心。

 

这些亟需引入创新机制,我们要努力实现档案工作的观念创新、内容创新、形式创新、技术创新和服务创新。

 

 

 

然而人又是社会的人,每个人的所作所为又必须受到各种社会道德规范的约束,必须遵守许多约定成俗的社会游戏规则,

 

档案界历来就存在许多形式主义的东西,例如过去的重分类轻开发、重形式轻内在;档案的装订过分要求整齐划一;档案的编研过分强调形式规则;另外档案工作中存在许多纯粹是为了迎接达标上等级而做的不切实际的表面文章,既费事又费力等等,

                                                  
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