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提高服务质量 打造和谐服务

发布时间: 2009-03-05    访问次数:    字体:【 】   
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和谐社会,人人共享,构建和谐,人人有责。近年以来市档案馆进一步以创新来带动各项工作的开展,包括各项制度的改进与完善,软硬件设施的改善,服务机制的创新。争取在近年来档案利用人气上升的基础上,促进档案利用率的上升。 市档案馆面向社会服务的领域主要有两块,一块是档案利用服务工作,另外一块是档案监督指导。努力打造和谐服务,构建和谐社会做出贡献。  
    
一、 强化服务意识,满足查档需求。在服务意识中突出三个字“勤”、“细”、“诚”。

1、所谓“勤”,必须推行“五个一服务”,即“查阅一条龙、服务一登证、接待一杯茶、咨询一电话、来信一答复”。 在调阅工作当中,重视每一条查阅者提供的线索,尽最大努力满足查阅者的查档需求 。有时来者提供的线索有误,工作人员必须帮助他们更大范围的获取线索,做到不遗漏一个可利用的线索。有一次,一位查阅者过来查阅个人户口迁移证,他给工作人员提供的是1973-1978年这一段时间,于是便调出了这一段时间的户口迁移证存根,可是反复翻了两遍,都没有他,于是他提出会不会在72年,但是根据他所提供的线索,在他女儿出生以后才迁移的,而他女儿是1979年出生的,于是工作人员将1979年到1980年这一段时间的户口迁移证调了出来,最终在1980年里查找到了他的名字。

2、所谓“细”,就是从小事做起,认真做好每一样工作,强化档案服务意识并不是一件空泛的口号,亦不是轻而易举之事,需要做大量细致而富有成效的工作。首先要建立科学化、标准化、规范化、现代化的管理模式和严密可行的规章制度,各种查档登记、统计分析都应做全做好,定期对利用查阅情况进行统一的分析,找出近段时间利用率较高的档案内容,并对这些重点进行研究和整理。近年来已经对利用率较高的土地房产档案、婚姻登记档案专门制订专题目录并输入了计算机,从而提高了查阅效率,同时也方便了群众。其次,除了向利用者提供正常的查阅以外,还应积极拓展服务方式,实行多样化服务,如开展咨询服务、跟踪服务、定向服务等。

3、所谓“诚”,就是应该诚心诚意对待利用者。来档案馆查阅档案的人员一般都是带着某种疑惑,一般并不熟悉馆藏,这就需要工作人员耐心的询问和解释。要以诚心相待,真心的帮助利用者解决实际性的问题,才能满足群众的查档需求。

二、 加强档案业务指导,增强指导的效果。

指导是档案行政管理部门的重要职责。过去,进行业务指导的方式采取到单位现场解答整理过程中出现的问题或电话解疑这样一种比较单一的形式,往往一个单位要跑多次,费时费力,效率又不高。近日,我局打破常规,在开展档案整理业务指导中进行新方法的尝试。即采取集中档案整理人员进行短期培训、现场示范、参观学习、解答疑问相结合的形式进行指导。具体做法是:1、用一至一天半的时间,组织需要业务指导单位的档案整理人员进行短期培训,教会他们如何区分归档与不归档文件材料,如何进行分类、确定保管期限、编目、装订等,结合该行业该单位实际将有关档案基本知识一一向他们讲解传授;2、进行现场示范,拿出一年的档案材料,现场操作整理,并回答他们的提问;3、组织整理人员参观档案管理较规范的档案室;4、定时不定时到整理现场指导或电话解答。

三、采取便民举措,构建和谐服务。

从构建和谐服务的角度,切实采取了很多便民的措施:

1、针对一些利用率比较高的档案,专门建立了专题数据库,主要有婚姻、土地征用、干部任免等。采用了这些数据库不仅大大提高了查阅的效率,也方便了来者进行查阅,节省了查阅的时间,受到了群众的欢迎。如专门针对婚姻档案利用利用率比较高的特点,专门设计了表格的形式来出具证明,代替了以往复印原件的方式,收到了很好的效果。

2、全方位向社会开放馆藏资源,提高群众的档案意识。(1)、及时更新局档案信息网动态,并增添了网站内容,公布了开放档案目录和现行文件目录,增加了档案征集专栏及馆藏档案一栏表、全宗介绍、馆藏精品介绍等内容,并利用视频采集系统每天采集奉化新闻。使群众能很方便的通过网络点击查阅到有关目录。2)、市档案局开展档案开放周活动,邀请了学生、老干部、社区居民等社会各界人士代表到档案馆参观。在听取了对档案馆各项情况介绍后,他们参观了本馆举办的爱国主义教育基地及档案库房、特藏室、计算机房、档案整理室等。通过这次活动进一步提高了广大市民的档案意识,真正起到了让档案走向社会,让社会了解档案的目的。通过全方位开放活动可以让群众大致了解馆藏资料以及他的功能,进一步拉近了档案馆和群众之间的联系,体现了人性化服务。

3、进一步加强现行文件查阅中心建设,拓展档案馆服务功能。为了积极探索为经济建设服务、为基层服务、为群众服务的新途径,及时将党和政府制定的现有方针政策法规传达给广大人民群众知情、知政,充分发挥档案馆为社会服务的功能。从社会和广大人民群众的实际需求出发,加大已公开现行文件收集力度,改进服务方法、完善服务条件、拓宽服务领域,逐步做到纸质文件与电子文件同步报送;选择一些与人民群众密切相关的已公开现行文件汇编成册,发放到农村或社区,方便广大人民群众利用。市现行文件查阅中心自成立以来共接收各类文件7000余份,利用人数也不断提高,取得了较好的社会效益。                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  
    4
、社区档案管理进一步深化。2003年社区档案实行规范管理后,20056月在锦屏、岳林街道的十三个社区相继安装了计算机档案管理系统,开始对社区档案实行现代化管理。应用档案管理软件,不但设置了文件管理等常用的档案管理数据库,使档案管理现代化:更重要的是根据社区工作的特殊性,设置了用于社区日常管理工作的有关数据库,如“下岗职工和失业人员基本信息档案”、“居民健康档案”“空巢老人档案”、“住户信息档案”、“家情档案”等管理性的数据库,为社区对所辖区住户的日常管理动态情况大大提供了便利,因而使档案工作更好地服务于社区工作,社区档案管理进一步深化。

(奉化市档案局康炜 电话88928039

                                                  
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