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新时期如何更好地做好基层档案业务指导工作

发布时间: 2009-04-20    访问次数:    字体:【 】   
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             奉化市档案局 傅珠秀

 

   论文摘要:新时期档案工作有了新的特点,特别是在县级基层,档案工作领域不断扩大,档案种类不断增多,计算机等现代化管理技术逐渐应用到档案领域,这对档案业务指导工作也提出了更高的要求,笔者就此提出档案人员特别是业务指导人员要不断学习,不断更新知识,提高自身素质,改变传统的工作方法,以适应档案工作的不断变化,更好地做好基层档案业务指导工作。

 

随着经济的快速发展和社会的不断进步,新时期档案事业也得到了迅猛的发展。新时期档案工作有着新的特点,对如何做好新时期档案业务指导工作也就提出了更高的要求,同时对档案人员的总体素质要求不断提高,特别是对县级基层档案部门的业务指导人员,要求业务素质更高,知识更全面。笔者长期从事县级档案业务指导工作,接触的档案面越来越广,在工作中遇到过很多新的问题,觉得当今档案业务指导工作有几个新的特点,要做好新时期档案业务指导工作的应有新的方法和要求:

一,档案种类繁多,业务素质要求不断提高

县级档案业务指导工作主要是负责县级行政区域内机关、企事业单位档案工作的业务指导,制订全县机关、企事业单位档案工作规划、计划、标准规范,并组织监督、检查和实施;协调有关专业主管部门抓好系统的档案工作。虽然只是县级行政区域,但要指导的档案种类多种多样,上面有多少系统,下面就会有多少门类的档案,各行各业各部门都会产生具有本行业特征的档案,每类档案的整理方法都不一样,不能用统一的文书等档案整理方法去指导,而必须采用符合业务档案自身特征又方便利用的方法加以管理,这就对档案业务人员的整体素质要求提出了更高的要求。

本人在长期的档案业务指导工作中,遇到过不少有关业务上的问题,除了传统的文书档案、会计档案、科技档案指导外,觉得更难的是对各类业务档案的规范指导。各类业务档案产生于各部门,在县级领域往往也只有一个部门有,没有可比性;而且上级单位制定的规范管理要求往往滞后于业务档案的产生与整理,因此这就必须依靠业务指导人员自己摸索,根据各种业务档案的特征进行符合规范管理的指导。在对各类业务档案的指导过程中,业务人员的档案业务水平、知识灵活运用等能力的高低就很快体现出来,如果档案业务指导人员自身业务素质低下,业务能力不过硬,是不能使指导达到科学指点导的要求的。因此新时期随着档案业务种类的不断增多,对档案业务人员的总体素质要求更高,既要具备过硬的档案业务素质,又要有较强的灵活运用能力。只有档案知识丰富、灵活运用能力强,具有高水平的业务素质,较强的工作能力,才能更好地指导好各单位各部门的档案工作,规范管理好各个门类的档案,以促进档案工作的发展。

二,应用现代化管理,知识需不断更新

新时期档案工作也出现了新动向,档案工作方法在不断地更新变化,档案管理由传统的手工操作走向现代化的计算机管理,文书档案也由原先繁杂的立卷方法更新为简便易行的一件一档整理要求。特别是现在档案管理运用现代化的计算机软件管理,档案管理与办公自动化紧密相联,电子档案的产生等情况,如果档案业务指导人员仍只有单一的档案专业知识是远远不能适应当前档案工作的发展需求,必须具有熟练的计算机操作能力和驾驭现代化办公工具的能力。不但要具有基本的计算机操作能力,熟悉计算机软件管理系统,了解办公自动化的原理,熟知电子档案的特征,更要灵活运用计算机软件,以更好地指导各单位各部门应用现代化管理,全面实行档案现代化管理。

但目前大多数从事档案工作的人员往往档案业务知识比较精,而计算机等现代化知识相对薄弱,对计算机有基本的操作能力已属不错,要灵活运用和维护档案软件系统,有相当大的难度,所以这对档案人员来说也是一个大的挑战,如果只具有档案业务知识却没有相应的计算机知识,要做好当今的档案业务指导工作就会显得力不从心,久而久之就会难以适应档案现代化发展的需要。因此要做好当今的档案业务指导作为档案业务人员,需要档案业务人员跟上时代发展的步伐,努力学习,不断进取。绝不能放松自己的学习,既要学习专业知识,更要掌握日新月异的现代化知识,熟练掌握计算机管理方法,不断更新知识,以适应时代发展的需要。努力学习,不断更新,掌握计算机等相关知识,已成为我们做好新时期业务指导工作的当务之急。

三,档案领域不断扩大,急需改变业务指导方法

随着档案工作的不断深化发展,档案部门指导的范围也越来越广。县级业务指导范围已由原来的机关企事业单位扩大到社区、农村和私有制企业等领域,而且社会保障的不断改善,有关社会保险、农村养老保险、工伤保险、就业培训等各种新领域的档案也随之产生。档案业务领域的不断扩大,势必需要业务人员有更多的人手和精力进行指导帮助。但众所周知,县级档案部门业务指导人员一般只有二到三人,人手少,面对的工作领域却如此之广,工作量可想可知,业务人员忙得筋疲力尽,也往往顾头不顾尾,心有余而力不从心,可见传统的业务指导方法已不能适应当今档案形势的发展变化。这种状况也是当今档案工作的一个新现象新特点,对档案业务人员来说也是一个新的考验,在档案领域如此不断扩大,工作量又成倍增加情况下,如何能更好地指导好全县各个领域的档案工作,使业务指导工作适应档案形势的发展变化,需要我们档案业务人员不断进行思考,不断改进工作方法。

一直以来业务指导以面对面、手把手式的以一家一家为单位进行指导的方法为主,而且指导的重点是机关乡镇单位,这种指导方法工作量大,时间也较化费,业务指导的工作精力主要就化费在对这些机关单位的日常管理中。如我市现在各种机关单位和镇街道有105家,每年都要进行年审年检,单这些单位每年档案的年检年审就牵制了业务人员的绝大部分精力,在这种情况下要把精力投入到新领域扩大对领域的业务指导,就会显得力不从心,因此必须改变原来的工作重点和工作方法,把业务力量从这些正常的指导中抽出来,扩大到对新领域档案工作的指导。我市现在主要采用了三种方法,首先是实行免审免检制,对档案人员业务素质高责任心强的单位实行免检免审,并发文公布免审免检单位,这些单位将近有四分之一,而且免审免检单位也每年根据档案人员变动情况和年检抽查情况进行调整。二、由分散年检改为集中年检,对新上任的档案员和业务能力不过硬的单位仍然重点指导,年检时则采用以协作组为单位集中检查,不再去各单位逐个进行检查。集中年检对档案员来说也是一个比较好的直观的学习方法,能够相互取长补短。三、制订档案保管期限表,要求各个单位根据国家档案保管期限表和本单位产生的档案实行情况,制定出详细具体的档案保管期限表,以便更能准确地判定保管期限。在一件一档计算机管理前提下,有了详细准确的保管期限表,一般档案员都能正确判别档案保管期限,达到准确归档的要求。通过以上三种方法,在很大程度上使我们业务人员能从原来的以机关为主的指导中解脱出来,有更多的精力去从事新领域档案工作的指导。因此笔者在实际工作中深切体会到,要做好新时期档案业务指导工作,必须改变原先的工作方法,随着工作对象特点的变化,工作方法也要随之改变,以适应当今的档案工作新变化,这样才能真正做到与时俱进,不断促进档案事业的发展。

档案工作随着时代的发展也在不断发展变化,我们档案业务人员只有不断努力学习,不断更新知识,不断提高自身素质,根据新时期的工作特色及时改变工作方法,才能与时俱进很好地适应时代的变化,才能站在时代发展的峰口浪尖不落后于时代的发展,也才能真正更好地做好每个时代的档案工作,不断促进档案事业的发展。

 

                    00六年二月十五日

 

 

傅珠秀      奉化市档案局   大学本科     副研究馆员

1986年起从事档案工作,有二十余篇文章在省档案杂志和省市

学术研讨会上发表交流。   电话:88936939

                                                  
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