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优化馆藏 提高公共服务能力

发布时间: 2009-07-08    访问次数:    字体:【 】   
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张辽亚

[内容摘要]优化的馆藏也是城建档案部门提高公共服务能力的途径。笔者认为可以从开展馆藏档案鉴定、把好档案接收关、转变档案收集重点、精简归档范围、加强电子文件接收和数字档案馆建设六方面来实现馆藏优化。

[主题词]鉴定   接收   收集重点   归档范围   电子文件   数字档案馆

 

“十一五”期间期待我们要做的档案工作很多,但是在规划种种方案的时候,有一项老生常谈的工作即优化馆藏建设却也不能疏忽。优化的馆藏、合理的结构是城建档案馆提高社会公共服务能力的措施之一。通过对城建档案工作实践经验的总结,本人认为馆藏优化建设可以通过以下六条来实现:

一、做好馆藏档案鉴定工作

1、馆藏档案鉴定工作不力的严重性

不承认档案鉴定工作重要性的人大概没有,但这项工作一直处于停滞和半停滞的状态。档案数量在不太长的时间内急剧增长,大量重复或价值已尽的档案占据着库房,大大降低了档案保管的卷均人、财、物投入量,降低了档案保管、检索等许多工作的质量和效率,加剧了档案部门的经济拮据、人力不足现象,而一些重要的、价值珍贵的档案又得不到重点抢救、保护和开发利用。档案价值鉴定工作开展不力,直接影响档案部门“投入”和“产出”的比例关系,最终损害档案部门的公共服务能力。可见,档案价值鉴定工作不能不引起我们的高度重视。

2、制约档案鉴定的因素

开展档案鉴定的制约因素很多,主要有受保管条件相对优越,得过且过心理的影响;受“财富说”与“潜在说”的影响,偏面强调丰富馆藏,原则上反对一切鉴定和销毁档案的行为,认为销毁档案就是糟蹋国家财富;缺乏成本与效益意识;受现有体制的影响,如案卷数量跟档案馆(室)晋升等级,增加人员编制挂钩等。除此之外,鉴定本身的难度与理论、政策指导不够也是一大制约因素、值得重点探讨。

我国档案鉴定理论研究相对落后,远不能适应城建档案工作发展的需要。20多年来,我们一直以城乡建设环境保护部颁发的《城乡建设档案保管期限暂行规定》作为鉴定城建档案价值和确定城建档案保管期限的依据和标准。这个保管期限暂行规定以条款形式列举了档案的种类并指明其永久、长期、永久或长期、长期或短期四种保管期限, 笼统概括,随意性大,同一种类档案如水文地质档案、工程地质档案等保管期限可以是永久或长期,操作起来较难定夺。这个保管期限暂行规定远远不能涵盖城建档案的内容,衡量档案的价值,与实际情况存有较大差距。档案人员在“一般的”、“重要的”这些并没有明确界定的模糊语言面前,多采取“宁多勿少”、“宁长勿短”的态度,工作粗放简单。

“十一五期间我们要把档案鉴定工作正真开展起来,而不是作为一项制度挂在墙上应付上级领导检查而已。

二、把好城建档案接收关

归档的城建档案有很多重复件、复印件。主要原因是多个单位工程一起施工时,用的原材料是同一批的,反映在资料上一些原材料质保书及试验报告如钢筋、水泥、砖、砂石等可以参见或共用。但是实际归档时,资料员根据单体情况,复印多套归档。重复件、复印件占据了馆库很大的比例,浪费宝贵的资源。所以业务部门在接收审核归档资料时,一定要把好这个关口,把没有价值的重复件、复印件剔除,只收一套原件就可以了,保证档案齐全完整但不重复。

三、转变城建档案收集重点,完善馆藏结构

本馆尽管保存了18个大类的建设档案,但是绝大部分档案是工业建筑档案和民用建筑档案,其它类别的档案数量极少。象被喻为“城市血脉”的地下管线档案,本馆保存的仅是1992年普查的纸质图,92年以后新建管线的资料我们一直没收集到。这其中的原因是复杂的,但是作为专业的城建档案保管基地,却没有第一手维系人民生命和财产安全的地下管线档案,不能为社会提供服务,却是严重降低了自身的社会地位和服务能力。

“十一五”期间城建档案收集重点应注重门类齐全,并体现地方特色。象工业建筑类的小厂房资料可以不收,设置一个较高接收起点。而能体现地方和时代特点的工程档案要想尽一切办法去征集。比如世人瞩目的“杭州湾跨海大桥”,她将是未来连接宁波和上海的主动脉,在规模、设计、施工、工艺等方面都体现了新时代的特色,我们要努力争取大桥资料进馆,优化馆藏。

四、重新审视建设工程文件的归档范围

按照马克思主义的哲学价值观,所谓价值“就是客体自身属性对主体需要的满足,是主体需要对客体自身属性的肯定关系。”那么,档案的价值即是指档案这一客观存在物对人们所具有的实用性或有益性。因此,档案价值关系由两方面因素决定,一是取决于档案客体的属性,主要包括档案的原始记录、知识属性、信息属性;二是取决于主体的需要,包括物质、精神等各方面的需要。前者是档案价值的物质承担者,它只有进入社会和人的活动领域,为人所认识,并同人的实际需要相联系、相统一,才使档案及其属性进入价值化过程,与人的需求构成价值关系。故档案价值取决于这两方面因素的统一。那么我想探讨一下应归档的文件是否都有保存价值?现在构成档案价值的客体属性之一的信息是否有重复?作为主体的人是否对它们需求?

建设部02年颁发的《建设工程文件归档整理规范》中规定应移交城建档案馆的文件材料有工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件六大块共200多项。这200多项文件所包含的信息是否大量重复?每一种类的文件社会利用率如何?笔者想就这个问题谈点看法。在六大块里其中施工文件的数量占绝大多数。通过对宁波市城建档案馆历年来档案利用情况的统计分析,得出施工文件如混泥土(试块)抗压强度试验报告,隐蔽工程验收记录等的利用几乎为零。原因之一是施工单位、建设单位都有保存该资料,原因之二是这些文件所反映的知识、信息在监理文件,竣工验收文件、竣工图里已交叉体现。在上文开展档案鉴定的种种制约因素里已论述档案保管要注重效益,只有“当档案发挥作用所带来的利益,超过因保存档案所付出的代价时,才具有保存价值。”所以数量一定要优化,以最低限度数量的档案保存最大限度的必要的信息量,尽量避免重复的、价值不大的档案进馆。 

我们要重新审视建设工程文件的归档范围,精选进馆档案,优化馆藏,有助于尽快改变库房臃肿庞杂的现象,使城建档案馆真正成为“永久保管城建档案的基地”。

五、加强电子文件接收

《中华人民共和国电子签名法》已于2005年4月1日起实施。该法中明确规定可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力,伪造、冒用、盗用他人的电子签名,构成犯罪的,依法追究刑事责任。有了《电子签名法》的保驾护航,城建档案馆应该加强电子文件的接收工作,为数字档案馆建设奠定基础,同时也能优化馆藏,改变馆藏结构单一现象。

六、加快数字城建档案馆建设

1、数字档案馆的定义

在建数字档案馆的问题上很多人存在误解,认为馆藏档案通过扫描等手段数字化了,档案管理工作信息化了数字档案馆就建成了,其实不然,这并不是数字档案馆,只能说是数字化档案馆。

数字档案馆是通过计算机互联网络有序处理和储存电子文件、档案及其它信息,实现上述信息资源跨库共享的超大规模、分布式数字信息系统。这个系统管理的不仅是档案,还有各个阶段的现行电子文件。这些信息资源不一定存储在传统的档案馆,而是分布在全社会,是数字档案馆的管理对象。它对外服务不仅是以前的服务对象,服务的是历史性的信息,现在提供的是现行文件服务。

2、信息资源的特点

信息资源是一种精神财富。人类物质财富的分享是要受人口数量制约的,人口数量增大,每人均得的财富数量便要相对减少。而精神财富的分享却不像分享物质财富一样受人口数量的制约,其人口数量越大,受惠的面越宽、受惠的量就越大,这是信息传播的一个明显特点和诱人之处。计算机通讯网络的沟通为信息共享提供了前所未有的便捷条件。知识在爆炸,信息在爆炸,不管是哪个个体的馆(室)都不可能对所希望收藏的资料网罗齐全。

从以上数字档案馆的定义及信息资源的特点得出,城建档案部门没有必要把全部文件材料都物理归档,但要实现该归档的全部文件材料实时逻辑归档,文件一形成就能收到,在第一时间掌握文件最权威的版本。

可见通过加强各部门的合作,树立信息资源共建共享的意识,搞好数字档案馆,就能在最大程度上为馆藏瘦身。

 

  

 

作者简介:

张辽亚,女,浙江大学档案专业研究生学历,宁波市城建档案馆工作,任档案管理科副科长,馆员职称。1996年大学毕业始到现单位从事档案工作,这十年时间里,坚持档案理论与工作实际相结合,并不断探索档案管理新方法,勇于提出自己的观点和思想,撰写了10余篇论文发表在档案期刊上或获奖。   

  

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