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重视归档文件装订方法及用品的研究

发布时间: 2009-10-21    访问次数:    字体:【 】   
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宁波检验检疫局 范菽芬

 

摘要】本文结合工作实践,列举了归档文件几种常用的装订方式及所使用的材料,并对其利弊进行了分析,指出目前还没有比较科学、合理的装订方法,并提出装订方法及用品的研究是一个急需解决的问题,需要有一个统一的规范或标准,档案部门应将此作为一个研究课题,会同有关部门尽快研究出一种既科学、合理,又切实可行的装订方法。

关键词】归档文件整理 装订

 

    《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)是从200111日正式开始实施的,现在越来越多的单位采用新《规则》对文件进行整理归档。新《规则》给档案工作带来了新的变革,它以“简化整理、深化检索”为宗旨,不仅大幅度地简化了整理工作中的手工操作,缓解了档案工作的压力,而且促进了机关档案一体化管理的实现。在新《规则》中,装订以“件”为单位进行,装订方式和用品的选择并未进行统一规定,只要符合档案保护要求即可。但是目前比较常用的装订方法和装订材料就真的符合档案保护要求吗?在此我就几种装订方式和用品的利弊谈几点初浅的看法。

    一、线装。

这是目前采用最多的方法,除了较厚的文件使用“三孔一线”装订外,其他文件都是使用缝纫机在文件左上角轧边。这种装订方法比较简单易行,而且这种材料从档案保护的角度看,无疑是最好的选择。但这种方式针脚过密、易造成纸页从装订处折断,而且也不利于重复装订。因为不排除有时会发生错装或漏装的可能,拆掉后就无法延着原来的针孔重新装订,极不美观,而且更容易从装订处折断,破坏了文件的原始面貌。也有用手工方式在文件左上角或左侧穿针打结,虽然解决了针脚过密的问题,但操作比较繁琐,日常工作量就会加大,也不符合新《规则》简化整理的宗旨。我想如能改进装订器具,使之针脚疏密得当,操作简便易行,线装还是最好的装订方式。

    二、封套。

    使用80克左右无酸纸制成的右上两侧开口的封套,将文件以件为单位夹装其中。这种方法方便整理工作,而且能对档案起很好的保护作用。但这种方法成本比较高,且不利于文件的安全,它不会在文件上留有装订痕迹,比较容易被不法利用者换页,此外使用无酸纸封套会增加档案的厚度,占用存贮空间,在文件量大的单位并不实用。

    三、粘式。

    使用浆糊及胶水粘贴的办法装订文件,这种方法成本比较较低。但存在可逆性差、影响复印扫描的缺点,而且发生错装、漏装时,拆除很不方便,极易撕坏纸张。此外,使用何种粘贴剂还要考虑其物理和化学性质,目前其可靠性也有待进一步论证。档案部门修裱档案用的浆糊性能稳定,对档案的寿命影响不大,是一种理想的粘贴剂。但这种粘贴剂在市场上很难买到,也不可能自己动手去加工这种粘贴剂。我想有关部门应生产出一种对档案无害的、环保的粘贴剂供档案工作人员使用。

    四、变形材料装订。

变形材料装订主要是两种:一种是用塑料制品装订,但塑料制品强度、韧度不够,年久会变硬断裂,因此不是一种好的档案装订材料。另一种则是目前档案界争议最多的,即用钢钉、不锈钢夹等金属制品装订,这种方法应该是所有装订方法中最为简单方便的,但对材质选择有较高的要求,必须采用质地优良的不锈钢制品,其成本非常高。但它就真的不会腐蚀生锈吗?我们经常能看到巨大显示屏的不锈钢架地脚处黄锈斑斑,有纪念意义的巨型不锈钢雕塑常有“金属材料皱缩”现象等。不锈钢不生锈,只是在一般情况下而言的,它是靠其表面形成的一层极薄而坚固细密的稳定的氧化膜,防止氧原子的渗入而获得抗锈蚀能力,但不锈钢同时也具有在含酸、碱、盐的介质中的腐蚀能力,而且我们地区所处的气候比较潮湿,如果库房保管条件不太好,时间一久,不锈钢也是要生锈的。此外,由于设计制造部门对不锈钢的性能掌握、工艺、方法的合理把握等方面的欠缺,以及制造成本过高等原因,目前市场上所谓的不锈钢钉质量参差不齐,如果买来了质量不好的不锈钢钉,对档案是有危害的。尽管采用不锈钢钉是较为实用、方便的装订方法,但在目前不锈钢的质量缺乏保证的情况下,还是要谨慎使用。

综上所述,现有的装订方式和用品各有利弊,而且我认为这些装订方式和用品在实际工作中并不是非常地科学合理,在国家还没有研究出更好的装订方法之前,在我们实际操作中,可以把几种装订方式和用品配合起来使用。其中线装是要提倡的方法。例如永久、长期保管的那部分档案比较重要、珍贵,可以采用线装,为了避免因针角过密而折断,可以用纸把轧边的左上角包起来,这样能起到一定的保护作用。对于短期保管、非进馆范围的档案,可以采用不锈钢钉这种最方便的办法来装订。同一种保管期限中的文件装订方式应保持一致。

此外,随着新《规则》的越加普及,装订方法及用品的研究已是一个急需解决的问题,对文件装订方式和材料选用上迫切需要有一个统一的规范或标准,档案部门应将归档文件的装订作为一个研究课题,对现有的装订方式和用品进行改进,会同有关部门尽快研究出一种既科学、合理,又切实可行的装订方法,以更好地与新《规则》相配套。

 

作者简介:

姓名:范菽芬

性别:女

单位:宁波检验检疫局

学历:大学本科

职务/职称:助理馆员

地址:宁波市马园路9

邮编:315012

联系电话:0574-87021917

 

参考篇目:

    1.《归档文件整理工作指南》中国大百科全书出版社2001

    2.《档案保护技术》(档案专业培训教材)

    3.中国不锈钢商务网——行业资讯

                                                  
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