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城建档案电子归档管理构想

发布时间: 2009-11-27    访问次数:    字体:【 】   
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宁波市城建档案馆 任云峰

城建档案馆是接收、征集城市规划区范围内的城市建设档案和资料的重要基础,城建档案馆区别于一般的机关档案馆。本人认为,城建档案与一般机关文书档案最大的不同在于:一、载体大小的多样性,即城建档案包含了A0,A1,A3等各种幅面的图纸和文件,二、文体格式的多样性,即城建档案包含了前期文件、施工记录、测试证明等各种文体的档案。相当与机关文书档案,城建档案有它独特的复杂性。文本就针对城建档案的特点,构想对城建档案进行电子归档。

本文所称的城建档案,主要是指一般城建档案馆收集最多的建设工程竣工档案,建设工程竣工档案包括一个建设项目从立项报批、勘察设计到施工、竣工验收等一系列建设过程中形成的应当归档的文件材料,一般有建设依据文件、竣工验收文件、工程勘察文件、工程设计文件、施工及验收记录、竣工图、声像材料等七个方面的归档内容。

城建档案馆依据是《建设工程质量管理条例》(国务院279号令)、《城市建设档案管理规定》(建设部90号令)、《建筑工程施工质量验收统一标准》(GB50300-2001)、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)和《城市建设档案著录规范》(GB/T50323-2001),目前所有的依据中还没有明确规定必须要纸质档案和电子档案共存。但本人认为,如果有条件则可以采取纸质档案和电子档案一起保存的方式,但要使两者之间建立参见号,以便查询。

纸质档案和电子档案一起保存的优点显而易见,主要有以下几点:一是减少了纸质档案的破损率,二是增加了档案查阅的效率,三是增加了复制质量的可靠性。

本人认为城建档案电子归档管理是依托高速宽带通信网络设施,利用数字化手段,对城建档案进行收集、处理,实现企业资源自动化管理,存贮和利用,充分实现档案资源共享的分布式数字信息管理。城建档案电子归档管理是充分建立在现代信息技术基础上,利用计算机、多媒体、网络通讯及数据库等技术,通过网络通信技术实现档案信息的网络化存取以及信息的分布式管理,实现信息利用的无空间、无时间限制。城建档案电子归档管理是一个以城建档案信息为核心内容的综合信息资源库。信息采集的范围不仅是馆藏的实体档案,还包括现行文件、企业产销过程中产生的有效数据、公共服务信息等,其载体形式包括语音、视频、音频、图像等。

城建档案电子归档管理系统需要将档案的信息及电子文档转换到档案管理系统中,实现与城建档案采集系统的衔接,通过该过程实现普通档案和电子文档需要转换到城建档案电子归档管理系统中,实现已条目化、电子化的文档数据的再利用,降低以往工作成果的损失,减少重新电子化的工作量。城建档案电子归档管理不仅需要解决纸质材料的数字化转换和处理,还需要解决声音信息、视频信息等档案资料的数字化转换和处理,建立档案数据存储备份系统,集中存储数据和影像文件、多媒体文件,统一调用,资源共享,集中维护,减少下属单位的维护工作量,并在区域系统范围内实现档案信息资料的管理和利用。

根据对城建档案电子归档管理的需要分析,制订档案管理系统工程总体目标:规范档案管理的模式;制订数字化档案管理的规范和提供一套相应的解决方法和数字化建设的(硬件、软件)系统工程。

城建档案电子归档管理系统形成为一个以城建档案系统为核心的档案、文件中心,建立对城建档案数字化加工、采集、提供高质量的保存和管理,以实现城建档案、文件信息的增值,通过查询提供高速、跨库的多媒体信息存取服务,促进城建档案馆各类城建档案高效、经济地传递、为经济发展服务。城建档案电子归档管理是一个可扩展的网络应用系统。其功能涵盖对档案的数字化加工、数字档案信息的采集、处理、海量存储、归档、组织、发布、利用、管理全过程。包括统一平台基础之上的多个分布式的、超大规模的、具有可互操作的异构多媒体资源系统。建立城建档案电子数据信息的定期导入,档案管理系统原有数据的一次性导入。

针对城建档案管理的现状,城建档案电子归档管理建设采用基于单位内部局域网,建立档案采集、档案管理、档案利用三个子系统的方式。

城建档案电子归档管理系统支持下一级的数据和图像可通过远程通信服务向上一级归档,实现数据的集中。其中索引数据服务器、文档服务器根据需要合并为一台服务器。影响及索引数据由信息中心进行统一保管,通过大容量磁盘柜进行数据备份。

服务器和存储设备部署在城建档案馆中心机房内,索引数据、影像文件、多媒体文件统一集中存放。内部用户通过内部局域网进行扫描、录入、检查、查询、管理等档案工作。

当需要查询档案资料时,在查询工作站上即可查询到所有的数据,再不需人员进行原始档案的查询。该查询工作站可以是在局域网内的,也可以通过DDN远程连接到局域网的,这样可以实现远程查询。

城建档案电子归档管理系统采用了具有开放的、自由的、大型的、具有B/S多层结构的技术应有平台数据库。

城建档案电子归档管理采集子系统提供了各种非数字化档案的数字化采集方案,每个采集模块采用组件的技术开放,可根据系统的实际情况均衡负载实现动态的、分布的、在不同的服务器上运行。档案数据采集系统提供了案卷级著录、文件级著录、档案扫描录入、文件查询、档案重扫补扫、检查、案卷管理等处理功能。对于纸质档案主要采用高速扫描仪、宽幅扫描仪数字化成TIFF,JPEG等黑白和彩色影像文件进行存储管理。对于扫描的图像进行检查和校正后,对需要的部分进行OCR处理,并生成相应的全文电子文档,形成全文检索库,为在利用时实现全文检索提供条件。完成对扫描的图像进行检查、校正和OCR处理后,对档案进行归档。

完成媒体档案的采集后,建立相关媒体档案资料信息,如全宗号、目录号、案卷号和实物媒体进行匹配,并对音视频档案进行分段处理,表明档案所有的分段内容,完成媒体档案的著录过程。

城建档案电子归档管理利用系统建立以用户为中心的服务模式,通过网络技术将各个分散的档案室连接起来,用户可以通过网络与档案信息中心建立联系,而不受地理位置和时间的限制,实现查询。系统具有多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅管理和控制功能。能根据检索项提供多条件组合查询,并能对常用检索途径进行优化,满足用户对查全率、查准率的要求;能根据用户需要设置目录检索、元数据检索、全文检索、图文声像一体化检索;提供强大的视频音频查询服务;能对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理;能通过书记调度和数据集成等方式建立检索机制,利用者可以通过网络对电子文件资源(包括目录、索引和全文)进行远程查阅和调用,并对档案存放情况、利用情况进行各种统计。

城建档案电子归档管理系统能够完成档案工作所需的任意报表的设计和打印工作,而且可以通过系统提供的强大的报表设计功能来打印和统计各种档案数据。此功能可以灵活的定义统计项和检索条件等。可以打印档案管理所需的所有信息。

城建档案管理系统项目涵盖了档案工作的各环节,档案管理系统以分布式的海量数据库为支撑,基于检索技术和高速网络技术,实现档案工作现代化管理和提供多功能服务的数字档案。最终实现了以建立城建档案数字化综合应用系统为重点,以高效率的业务管理、高可靠的资源服务为宗旨,满足档案利用者和档案管理者需要的建设目标。项目建成后的建设档案,在城建档案资源利用工作方面又掀开了崭新的一页。

                                                  
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