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服务与创新 档案工作永恒的主题

发布时间: 2010-04-02    访问次数:    字体:【 】   
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国电浙江北仑第一发电有限公司   范巧燕

 

[摘要]企业是构建和谐社会的重要组成部分。构建和谐企业应以增强企业竞争力为核心。档案管理工作的最终目的是为了档案的开发利用,让档案在被开发和利用的过程中最大限度地产生经济效益,增强企业竞争力,为创建和谐社会作贡献。服务与创新是档案工作的核心内容,如何做好服务与创新是档案工作永恒的主题。文章通过对企业档案工作实际分析,提出了档案工作以各项服务为宗旨的观点;阐述了档案工作创新的内容和方法以及最终应实现的目标是提高效益

关键词:档案工作 服务 创新和谐发展

 

中共十六大提出了本世纪头20年中国全面建设小康社会的发展目标,社会更加和谐是其中一个重要内容。中共十六届四中全会明确提出,要把和谐社会建设摆在重要位置。企业是构建和谐社会的重要组成部分。构建和谐企业应以增强企业竞争力为核心。企业档案管理工作属于企业基础管理和窗口文化的范畴,不仅具有精神属性,而且具有管理属性,能够提高企业的管理效能,进而提升企业的管控水平。并强有力地支持了企业的战略转型,以提升核心竞争力为目标,达到企业效益提升,实现社会和谐发展

档案管理工作的最终目的是为了档案的开发利用,让档案在被开发和利用的过程中最大限度地产生经济效益,增强企业竞争力,为创建和谐社会作贡献。那么,我们广大档案工作者将如何去实现这一目标呢?档案工作要围绕中心工作服务,要将服务体现在档案工作的全过程,要切实做好档案需求服务、提高服务质量、转变服务形式、提升服务内容,创新管理理念、管理模式、管理方法和手段,从而产生经济效益,为建设和谐企业打下坚实的基础。档案工作的服务与创新就是档案工作的永恒的主题,而服务与创新也是整个档案工作的是核心内容。

 

一、     企业档案工作的不和谐因素

1、企业档案工作中现有的标准制度与实际情况不适应
  现在我们档
管理然还在沿用过去制定的一些法规、规章、标准,部分已不适合现代企业制度的要求,特别是最近几年企业改革的步伐很大,档案工作还按照过去的方法进行,存在依据标准和实际工作的不和谐。如电力系统的分类大纲,随着机组容量的不断增大,原先只有单机200 MW以下容量的机组,而目前已到了单机1000MW的超超临界机组 ,基建生产和经营管理形成的档案都是大相径庭,用同样的标准显然已不能满足要求,这势必影响挡案工作的正常规范地开展。
    2
、企业档案工作与企业的发展不同步
  第一,企业在改革和竞争中经常发生变化,但无论是分离、兼并,还是破产,企业这部分档案往往没人管,如产权重组、人员重组、债务重组、资产重组、结构调整等等,企业档案合理处置工作跟不上,流失严重。如有一家小电厂要关停并转了,在处理资产、人员的同时就是没有很好的处置企业档案问题,导致流失甚至被当废纸出卖。
  第二,归档齐全性问题,控制措施乏力。有一些企业对文件材料的收集,基本还是按照过去制定的范围,现在企业的活动范围不断扩大,形成的文件种类不断增加,但是,档案部门没有跟上企业改革发展的步伐,且缺乏有力的措施和方法,使一些非常重要的档案没有归档。
  第三,档案的现代化与企业的信息化不同步。企业档案必须适应信息化要求,把电子文件妥善保管起来。目前的大型火力发电企业,信息化建设程度很高,但是我去检查过一些企业的档案工作,他们的信息化建设远远落后于企业的信息化水平,无奈之下,为应付检查,将信息分别落入OA系统、MIS系统、局域网系统、门户网站上等,没有一个系统完整的档案管理系统,非常不利于管理和开发利用。

第四,建设项目的档案管理未与项目建设同步。相当多的项目在实施过程中,档案管理明显滞后于项目建设的进程:在项目开工之初,未将档案工作的有关要求纳入项目建设的合同之中;在对项目实施全过程的控制管理的同时,未将项目档案工作的有关要求列入有关的控制管理内容。最后在竣工档案专项验收前才为了应付而进行“突击补救”,实际已不再是真正的反映建设的全貌,失去档案的原始价值。
  3、档案人员配备与实际工作的需要的不相称

若干企业,特别是一些新成立的企业,档案人员的配备都不同程度地受企业定员的制约而没有配备适当的档案人员,一些改制企业,在减人增效的改革中首先想到的就是减掉档案人员。有的也只是临时聘用一些退休人员协助工作,有的则只是由其他工作人员兼职,档案管理人员事务多、头绪杂,加之更换比较频繁,对档案业务知识的系统学习、掌握不够,因此,档案工作人员的业务素质较低,不利于档案工作的发展。 

二、         档案工作以服务为宗旨 为构建和谐企业服务

档案工作的服务性是档案工作的基本属性之一,是档案工作赖以生存和发展的基本原因。档案工作者要确保服务获得效益,并做到既搞好服务,又维护档案的完整与安全,为构建和谐企业服务
 
档案服务工作是一个很广的概念,档案工作以服务为宗旨就必须彻底改变现有的工作状况,在服务理念上从被动服务转化为主动服务;在服务内容上从单一库藏档案服务转化为全方位信息资源服务;在服务方式上从最终的利用服务转化为全过程指导性服务;在服务形式上从等待利用转化为多种形式的档案展览或建立开放利用中心;在服务的技术手段上从档案库房实体转化为用利用电子或多媒体传输等先进技术手段;在服务的质量上要从单向服务转化为双向的需求服务。

1、    前端服务

档案管理工作,即用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括:档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。档案管理业务的各个环节,实际上由两部分组成:档案基础工作和档案提供利用工作。档案基础工作为提供利用工作创造条件;提供利用工作则反映了档案基础工作的成果。

档案基础工作的源头就是收集,要将收集工作当成服务工作,暂且称之为前端服务,也就是档案工作延伸到档案的形成过程。档案的形成过程即各种形态的具体档案,从被制作出来到被作为档案正式保存并发挥档案作用的过程。所以要使档案收集的齐全完整,为利用工作创造好条件,就必须在档案的形成过程中做好前端服务工作,如对某建设项目档案,在开工前就要编制“工程应交档案材料总目录”,编制“音像拍摄大纲”、编制“档案材料形成的规范要求”等,提供给项目建设者,以便在工作过程中按规定、规范及时形成档案,留下真实客观的记录,较好地体现档案的原始记录性。同时开展档案业务知识及标准制度宣贯工作,使这些制度、要求、规定深入人心,指导档案的形成,使档案的制作材料较好,格式规范,留存齐全、完整。  

2、 过程服务

档案工作的过程服务是一项重要的工作,过程服务重在过程管理,是档案工作者融入企业的各个生产经营管理的全过程进行档案管理,是一种主动服务。企业档案工作的基本原则是:集中统一管理企业档案、维护档案的完整与安全、便于各方面对档案的利用。满足对档案的需要,是档案工作的根本目的。这就要求我们档案工作者必须从齐全完整、安全、满足利用上下功夫,过程服务正是围绕基本原则开展工作的有效途径。如企业基本建设工作过程中,从设计阶段、设备及施工单位的招投标阶段、生产准备阶段开始就介入档案工作的跟踪服务,档案人员积极参与各项工作,了解对档案的需求,有针对性地提供档案信息资源服务,提供规范的表式、格式以及参考资料等。了解项目建设过程中各阶段实际形成档案情况,有针对性地进行检查指导纠偏工作,避免不必要的返工整改;过程中及时组织学项目档案分阶段地接收归档工作,避免大量堆积在施工现场或遗失等不安全情况;进而及时地向专业人员和相关人员提供档案有效利用,达到良性循环。这过程中档案工作者必须时时树立过程服务的观念,与相关业务人员密切配合,而不是只是单一的等待人家移交归档,最终发现问题而到了不可收拾的地步,如不齐全导致不完整,不及时导致不安全。过程服务是维护档案的完整与安全的手段,没有档案的完整与安全就不可能有档案的方便利用

3、    实体服务

档案的实体服务,就是根据需求和库藏档案的实际情况提供档案实体借阅利用,这是每一个档案工作者必须掌握的基本技能,也是一项基础工作。随着科学技术的发展,计算机技术及网络信息技术的不断发展,实体服务的范围、手段和方法都在发生巨大的变化,如果停留在一种服务方式,那档案工作必将被时代所淘汰,必须在如何做好实体服务上下功夫,变因需求而提供的借阅为超前的资源共享服务;必须在如何提高服务效率上进行探索研究,充分利用网络信息技术,变手工提供实体利用为通过网络快速传送信息服务;必须在如何保证提供的实体利用的准确性上下功夫,变库藏死档案为动态的跟踪实际的活档案。如,企业的科技档案,是企业生产管理科研工作的凝结,利用价值非常高,不仅在企业的生产工作中起着现行作用,还在今后的改扩建工作中起着重要作用,提供档案实体利用就必须是快速的、准确的、资源共享的档案,在保证档案信息资源安全的前提下,最大限度、最大范围地向各方面提供档案信息,有完善的服务手段和较高的服务水平,这才是真正的档案实体服务。

4、    开发利用服务

档案的开发利用始终的档案工作的重点,但是,档案的开发利用工作在目前来看是一个薄弱环节。档案只有通过利用才能体现价值。档案开发利用服务,就是要改变过去那种狭隘的思维定势,采取多种形式、多种渠道和多种方式利用档案,充分发挥档案信息资源的服务作用,通过编研档案资料、举办图片、实物展览、网上信息发布、档案专题研究成果发布会等多种渠道提供利用,营造档案资源开发利用的大环境,让档案更好地为企业中心工作服务,真正实现档案服务职能由保管型向开发利用型转变。 如,企业的荣誉实物档案展览馆、企业厂志、年鉴的编撰发行、科技活动成果编研材料的展览、局域网的新归档入库档案信息发布等等,都是档案工作者在开展有效的档案开发利用服务工作。

 

三、         档案工作以创新为核心 促进企业协调发展

1、    理念创新

创新的前提是观念的更新。创新档案工作,要求我们解放思想、转变观念、统一思想,树立正确的、全新的档案服务意识,树立档案工作为企业服务的观点。结合企业发展的总体目标,找准档案工作服务的最佳切入点,进一步拓宽服务领域和渠道,用改革创新的精神,实现档案工作服务理念创新,开拓档案工作服务的新领域,用新的服务方式去取代过去的传统的服务方式,变要我服务为我要服务,变被动服务为主动服务。进一步建立健全各项档案管理制度,规范档案服务秩序,提高档案服务质量,承诺档案工作服务的内容,让档案工作面向全体员工,为本单位的生产经营管理工作提供全方位、多层次、高水平的服务。

2、    模式创新

档案管理的模式长期以来比较落后,在现代企业管理制度下,管理体制的不断改革,现有的模式已不再适应需求,必须进行改革创新。整合档案信息资源,建设一个具有优质多样档案信息资源的综合档案管理机构,实行多种档案和过程资料实体合一集中统一管理的档案管理新模式,这既符合精简、统一、高效原则,更有利于对档案信息资源的有效利用,形成档案信息资源共享的新格局。如,建立企业级档案信息中心,将档案、图书、情报、标准、技术图纸过程管理一体化管理,即在原有图书、档案、情报、标准化、生产技术管理等机构的基础上设立的统一的信息管理实体机构。这种组织形式便于建立计算机管理系统,实行现代化管理,同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用,促进企业的发展。

3、    制度创新

统一制度和规范非常重要,与管理模式配套,档案管理制度必须进行整合,要涵盖企业所有管理职能的内容和程序,实施档案管理业务流程再造,既简化流程又严格规范执行程序,引入考核监督机制,并保证有经济责任制考核的措施,强化制度的可操作性和执行力。企业档案管理职能主要有:要保管档案,作为企业档案信息的利用中心,向各方面提供服务;负责本企业档案的收集、整理、鉴定、保管和统计工作;编研档案信息,开发档案信息资源;宣传教育等职能。制度创新要就是要对档案工作的各个环节制定工作流程,实施节点考核制度,保证档案管理职能的发挥。如,有的企业已引入档案移交的质保金制度,也有的已引入同生产指标考核一样进行月度指标考核制度。这些制度的创新都对档案管理的水平提高起到规范和促进作用,使档案管理不断地向标准化管理前进,为企业的协调发展打下基础。

4、    管理创新

档案管理创新,包含管理业务工作创新和服务机制的创新,要简化繁琐的档案事务管理,解放劳动力,主体工作以档案开发利用服务为宗旨。变过去的单一的档案借查阅服务为时间、空间全方位的立体服务。采取档案信息网上查询、现行文件的网上自由传输等服务方式,真正实现档案服务方式由实体型向信息型转变。建立档案管理利用中心,是档案管理机制与服务机制改革创新的有效途径,它顺应了国际上开展现行文件开放服务的大趋势。从而深化管理工作,提升服务水平,实现档案工作的超前服务。

5、    技术创新

随着企业现代化水平的不断提高,办公自动化、局域网的建立、基建MIS系统的普遍使用,电子文件大量产生,档案信息资源越来越丰富,档案工作带来了前所未有的机遇和挑战,数字档案馆的建设呼之欲出,它是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式,它不是一种物理存在的实体,只是利用网络技术,将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源,以网络化方式加以互相连接,提供及时利用,实现档案信息资源共享,实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础;数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求;数字档案馆为实体档案馆提供了新的管理和服务机制。所以挡案管理技术的创新就显得尤为重要和迫切。如引入电子档案管理系统,结合企业实际情况,整个企业的各个生产管理软件系统所形成的电子档案信息资源,与企业ERP管理软件挂接,并将第一手信息资源电子文件“即时”输送到电子档案管理系统(数字档案馆),从而使档案资源的收集到提供利用都在全新的高技术环境下高效地完成,真正使档案工作与企业的各项工作融合在一起,发挥它应有的作用。

 

四、     档案工作以效益为目标 增强企业竞争力

1、    服务与创新围绕企业中心工作

企业档案部门是收藏和管理本企业档案,是保存企业档案的基地,是企业利用档案史料的中心,主要为本企业服务。作为企业的内部组织机构,必须服从和服务于企业的中心工作,为企业的决策和管理服务。

企业档案工作的根基在企业本身,所以档案工作的服务与创新必须结合企业实际情况,必须紧紧围绕企业中心工作,在企业的整体条件许可的条件下,为完成企业的工作目标提高企业效益服务,开展优化创新工作。如大型企业,现代化水平较高,管理规范,档案工作的基础较好,实体形成也较容易控制,软硬件环境都比较好,就可以开展高层次的提升档案服务和创新工作,可以更好地为管理目标实现提供有力信息资源基础保障。而在条件不是很好的中小企业,档案工作可能还在被忽视的状态,那么就更应该紧紧围绕企业的中心工作,开展档案工作的服务与创新,为企业档案工作自身的生存和发展,为企业的发展服务。

2、    不断提高档案工作人员素质以提高服务与创新能力

档案工作服务与创新,关键在于服务人才的优化,档案人员的综合素质的提高是目前档案界亟待解决的问题。随着档案工作的内容、主题、手段和方法的变化,档案工作领域的拓展,档案工作人员角色和职能也将从传统的档案实体的保管者转为档案信息的管理者、档案信息产品的生产者、档案信息利用的咨询者、档案信息的提供者和传播者、档案信息知识的教育者。这就要求档案工作者大兴学习之风,利用周围一切可以利用的条件,多途径、多渠道地自我学习和提高。企业加大对档案工作者进行新知识、新技能的培训,引进人才,形成一支复合型的档案干部队伍,不断提高档案工作人员素质以提高服务与创新能力真正实现档案服务人才由单一型向复合型转变。

3、    档案工作以创效益为目标增强企业竞争力

档案工作要和谐持续不断发展,就必须以创效益为目标,挖掘档案潜在的价值,为企业提升竞争力服务。档案工作的效益:是企业对档案工作的投入和档案部门对企业或社会档案信息需求的有效满足程度两者之间的比较关系,有滞后性和不直接性,且具有社会效益。所以我们必须从各方面管理出发,紧紧围绕企业中心工作,做好档案工作的服务与创新,实现管理目标,增强企业竞争力,使档案工作所创的效益最大化。
    

总之,档案工作的服务与创新是一个永恒的主题,我们要通过服务与创新,提高档案工作者的综合素质,提高挡案工作的管理水平和服务质量,使企业档案工作与企业的建设、生产、经营、管理等各项工作和谐同步地发展,同时为企业的进一步发展提供档案服务,为企业创造经济效益、增强企业的竞争力,为建设和谐企业、和谐社会组作贡献

 

参考文献(资料):

1         邓绍兴,陈智为. 档案管理学. 北京:中国人民大学出版社,2001.

2         国家标准:企业档案管理规范、建设项目档案管理规范等

3         行业标准:电力企业档案管理标准

4         中共中央十六大相关文件

 

 

 

作者姓名:范巧燕    性别:女   单位:国电浙江北仑第一发电有限公司    

学历:大学 职称:副研究馆员   职务:综合档案室主任 联系电话:86892648

                                                  
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