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浅谈档案鉴定的第一层次管理

发布时间: 2010-05-04    访问次数:    字体:【 】   
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宁波工程学院           刘金芳

摘要:文章根据档案鉴定体系的管理层次,着重对第一层次管理即文件归档鉴定的现状进行了分析,并针对存在的问题从理论和实践的角度提出了如何加强和做好文件归档鉴定工作的想法。

关键词:管理层次 文件归档鉴定 问题 解决办法

按照档案鉴定工作的规律,档案鉴定管理体系一般分为三个管理层次:一是文件归档鉴定,二是档案销毁鉴定,三是档案进馆鉴定。文件归档鉴定,即按照文件归档不归档的范围与要求,对完成文书处理程序的文件是否归档保存进行鉴定。经过多年的档案鉴定实践,我国已形成档案鉴定工作的重点在归档鉴定,而鉴定工作的中心在档案室模式。然而,根据笔者调查,在基层档案室中,重视鉴定并能够较好的进行文件归档鉴定工作的档案室不多,与第一层次管理要求存在很大差距,为日后档案的臃肿埋下了隐患,究其原因,有以下几个方面:

   一、思想意识滞后。鉴定的过程是一个文件挑选的过程,是一个合理分配文件管理资源的过程,更是一个对档案作出价值判断的过程。在文件鉴定工作中,文书或档案员存在着“怕错”的思想,表现为“宁留勿弃”。同其他各项档案业务工作不同,文件的鉴定涉及文件的存毁,关系文件的命运。与其文件在我手中毁灭,不如留存,误毁文件要承担责任,而保留价值不大甚至无价值的文件是没有人会追究责任,因此,在基层档案室的文书或档案员往往在鉴定文件中有意识的放宽鉴定尺度,将一些价值不大、甚至不应归档的文件归入档案。另外,传统的对文件归档、保管认识也影响着文件归档鉴定,认为鉴定不是文书或档案员的职责,没有充分认识文件归档鉴定的重要性。总之,作为最重要、最基础的一次鉴定在“责任重大”和传统认识面前显得苍白无力。

 二、功利思想影响。在实际工作中,偏面的追求档案数量的档案室不乏存在,因为单位小,建档时间短,要达标上等级,接受上级档案部门的考核,档案数量是各项指标中重要一标,因此,在日常的文书立卷中,放宽保管期限,以弥补档案数量的不足。还有一种情况就是片面的理解“丰富室藏”,产生贪大求全的心理。作为基层档案室,由于种种原因,领导或档案员对档案的认识局限在某一层次,导致室藏不丰富是普遍的现象。为急于改变档案贫乏的现状,他们将着眼点只在征收档案,却忽视了档案质量。在这一思想指导下,档案门类齐全了,室藏内容丰富了,档案数量增加了,但随之而来的是档案的玉石不分和臃肿。文件归档、材料收集中的急功近利思想影响了鉴定的准确性。

   三、业务素质不高。基层档案室的档案员专职的较少,半路出嫁的较多,有的单位甚至把该专业岗位看成是机动岗位,导致了档案员的专业和综合素质参差不齐。由于专业素质不高,文书或档案员往往对文件会做出不同的鉴定。有的存在着片面的价值观,个人主观意识较强,不能准确的把握文件价值的尺度;也有的存在认识简单化和操作机械化,如本单位的文件不管价值大小一律存档,红头文件不加选择视作宝贝,而对外来文件同样的不加选择不予归档,没有把文件鉴定作为档案工作中重要组成部分。文书或档案员自身业务素质不高、又缺少档案业务部门对档案人员工作质量考核,也影响了文件归档鉴定工作的开展。

    基于上述原因,文件鉴定不能有效的进行实施,导致了档案鉴定第一层次管理的失陷,为以后的二个管理层次埋下了隐患,也为档案数量的激增、档案质量的玉石不分打下了“基础”。

如何夯实这一“基础”,加强文件归档鉴定是首要关键,只有抓住了关键,并把这一过程作为整个档案鉴定工作中的重要工作,才能把档案价值鉴定的关口真正前移,减轻二、三层次鉴定的工作量,保证二、三层次鉴定的质量。

一、转变观念。思想观念总是支配着工作方法,文件鉴定工作也是如此。首先,文书或档案人员职责不仅是收集、整理文件,更重要的还承担对文件的鉴定职责。文件立卷归档,是由文书部门或业务部门进行的,这是整个档案价值鉴定的基础,文件历程中最重要的一次鉴定,整个档案鉴定的基础就是在此时奠定的,因为此时既要对无保存价值的文件进行剔除,又要对有保存价值的文件划分保管期限,并据此分别立卷。作为文书或档案人员,你最了解文件的产生、形成过程,也就是最了解文件产生的背景、重要性,做好对文件的鉴定是责无旁贷的。其次要从机械的收集、整理文件,保管档案的认识中转变观念,“我在文件在,我不失职”的重收轻鉴定的观念已不适应新时期档案管理工作,对档案鉴定的第一层次管理已是文书或档案员的重要职责,是档案管理中的重要工作,不是你想不想鉴定的问题。所以转变文书和档案人员的思想观念,是做好文件鉴定的基础,只有真正认识了文件鉴定的重要性,才会积极的进行文件鉴定,为后人提供精练的档案。

二、立足自我。所谓立足自我,它是从本单位角度出发对文件进行鉴定,即本位原则。它的内涵是:档案价值应该围绕文件对形成单位是否有保存的必要性来鉴定文件的价值。一个机关单位对档案价值的考虑,首先是从为本机关各项工作服务为出发点。因此本单位形成也就成了文件鉴定的一个重要原则,相对于外来文件来讲,要有“唯我独尊”概念。对档案文件的鉴定站在本单位角度分析和判断,是因为文件对立档单位的使用是档案最基本的价值,档案在社会上的使用价值是这一价值延伸,两者是统一的。一般来说,只要正确确定文件在立档单位的使用价值,也会兼顾到社会的使用价值。可以想象,对本单位形成的文件都不能准确把握鉴定的,还期望别人对你单位文件进行鉴定?立足自我,也符合来源原则,“档案是由一个行政单位或个人的全部文件组成,是一个不可分割的有机整体,不得把一个单位的档案分散在两个或两个以上的档案馆,强调档案馆的档案必须按产生它的行政单位的原来编制为基础进行整理,必须遵循一个单位的档案不可分散和不可打乱的原则”。法国档案学家米歇尔.迪查也曾说:档案文件不是孤立的因素,每份档案文件只能作为一个档案实体的组成部分而存在,为了弄清楚一份档案文件有无重要意义,必须知道该文件是谁产生,在什么环境下产生,什么时候怎样收到等问题。很显然,我们只有把同一来源的档案文件保存在一起,才能保持文件之间固有的历史联系。而作为一个单位的文书或档案员,应该清楚归档文件的产生经过、文件的现行意义和历史作用,也应判断文件的潜在作用。

三、兼顾全面。“兼顾全面”是“立足自我”的延伸,文件能否满足主体(形成、产生文件的机构)需求是决定档案是否有价值的首要因素。从利用者的具体需求出发,一般情况下查考利用和历史利用是利用主体对档案最基本的合理需求。但从档案的原始性真实性角度出发,它承载着社会和历史的记忆,也就是人们工作和生活中不可缺少的凭证材料,对于传承人类文明有着重要的作用。因此在鉴定文件中,要兼顾全面。一要遵循全面的观点,档案文件鉴定以我为主考虑外,更要从宏观的角度来考虑,从政治、经济、科学文化等方面衡量它的作用;二是要有发展的观点。有些档案文件现在看来用处不大,但到将来用处就大了,也就是说,不仅看到眼前,还要透过文件预测它的潜在作用。三是坚持多样性原则。坚持本位、立足自我也就意味着尊重档案价值的的独特性多样性,因为本位的需要是多样化的,本位也具有多种多样的个性,承认因本位多样性的需要而存在档案价值的多样性,那么在鉴定文件时,要牢牢把握本位具体特征,对具体问题做具体分析,充分认识文件的自身价值。

四、提高素质。对文书或档案员的素质要求有政治素质、专业素质,此外还有实践经验、行政协调等多方的要求,尽管具备上述条件,但缺乏鉴定意识,档案鉴定体系中的第一管理层次仍然处于失控状态,因此提高和强化文书或档案人员的鉴定意识是首要的任务。意识是行为的先导,只有从思想上重视鉴定工作,才能真正把鉴定工作抓好做好。文书或档案人员如果没有鉴定意识,不懂鉴定或不敢鉴定,那不能算是一个合格的文书或档案员。其次是文书或档案员的专业素质。鉴定工作所具有的预测性和主观性不仅要求鉴定人员具有较高的专业知识和业务水平,而且要求他们具有深厚的文化底蕴。谨慎的鉴定态度和果断的判断力,以期将鉴定误差降到最小限度。加强文书或档案人员的素质培训,是一种多学科的培训,通过培训,使文书或档案人员不但是实践操作者更是一个学者。素质的提高除了个人因素之外,还需要社会环境。所谓社会环境,就是要加强利用者对档案鉴定的认识,从利用者的角度来促进档案的鉴定工作。

五、多管齐下。首先要加强档案鉴定理论的研究。随着社会的不断发展,各部门的文件数量急剧增长,鉴定工作越来越显示出其重要性和迫切性,在淘汰不适应形势发展的档案鉴定理论的同时,不断的提出和产生新的理论,不管是“职能鉴定论”还是“宏观鉴定法”,只要是鉴定的有效手段,把它运用到实践中去,并通过实践完善和深化理论,再反过来指导实践。其次是加强档案鉴定工作的考核。制订详尽的适合基层档案室文件归档鉴定的工作细则,建立归档鉴定的组织,加强文件归档鉴定中对文书和档案员的考核,使之成为档案工作的组成部分,不断促进基层文书和档案员的鉴定水平的提高。第三是树立正确的馆藏指导思想,正确处理好丰富馆藏和其他各项工作的关系。正确理解档案的含义,从文件过去、现在、将来的角度认识的档案的作用,使文件转化为档案时就有较准确的传承历史、预测未来的时间性。

刘金芳  宁波工程学院 档案馆员 邮编:315016

                                                  
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