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对重点建设项目档案管理的思考

发布时间: 2010-08-22    访问次数:    字体:【 】   
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毛凌翔

 

关键词:建设项目    档案管理

内容提要近年来,随着国家经济战略的调整和实施,我市基础设施建设和基础产业建设迅速发展,市级以上重点工程项目日益增多,随之形成的工程档案既是重点工程建设的真实记录,也是整个宁波城市建设和国家及宁波档案的重要组成部分,笔者试就如何进一步规范重点建设项目档案管理做一个初步探析。

 

近年来,随着国家经济战略的调整和实施,我市基础设施建设和基础产业建设迅速发展,市级以上重点工程项目日益增多,由于这些项目关系着国计民生和经济发展,同时又具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点,因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些工程档案既是重点工程建设的真实记录,也是整个宁波城市建设和国家及宁波档案的重要组成部分;它既为工程项目的建设、维修、管理、改扩建服务,又为宁波长远的经济建设不断发展服务。所以,做好这些重点工程项目的档案工作必将对改善我市的投资环境、促进经济发展,建设和谐宁波起到积极作用。

一、   重点建设项目档案管理基本情况

2006年,我市共有在建和竣工的市级以上重点工程项目112个,其中8家重点工程项目通过了档案单项验收。近年来,我们通过对《档案法》、《〈档案法〉实施办法》和国家档案局《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《建设项目(工程)档案验收办法》<<国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等法律、法规、规章的学习宣传贯彻,不断提高对做好重点建设项目档案工作的思想认识,将加强重点建设项目档案管理作为服务国家经济建设切入点,努力加大工作力度,使全市重点建设项目档案管理朝着法制化、规范化、标准化方向健康发展,总体形势发生了可喜的变化。

第一、重点建设项目档案工作普遍得到了各参建单位的高度重视,参建单位领导和员工的档案意识明显增强。白溪水库、宁波大剧院、同三线宁波市境高速公路工程项目、周公宅水库等一批项目建设单位都能将项目档案的管理纳入项目建设管理的程序,作为工程质量管理的重要内容,把项目档案工作贯穿于项目的提出,立项,可行性研究、勘察设计、招投标、施工、监理到竣工验收及后评价的全过程。

第二、全市各重点建设项目的档案工作已步入依法监管的轨道。市档案局按照规定,对重点建设项目档案普遍实行档案登记制度和档案验收制度。除少数建设资金未落实、项目法人单位人员未到位外,约有70%以上的市级以上重点建设项目办理了档案登记;我们分别组织或参加了市级以上重点建设项目的档案单项验收,并参加了项目的竣工验收,为推动建设项目的档案工作起到了良好的示范作用。

第三、重点建设项目档案管理的基础业务工作普遍加强,为工程建设和质量管理发挥了良好的服务作用。为了适应社会主义市场经济体制和基本建设管理体制改革的需要,多数重点建设项目单位从项目建设开始就注意贯彻有关档案工作的标准、规范,不断深化业务基础工作,加强文件材料的收集归档和档案整理,做到档案的收集、整理工作与工程建设同步进行,并努力提高工程建设档案的科学管理水平。极大的改变了过去那种工程建设档案到完工后再算总账,档案缺损、错误也找不到人负责的状况。重点建设项目档案的完整收集和规范整理,保证了工程建设与管理对档案的利用需要,使重点建设项目档案发挥了良好的社会效益和经济效益。

二、 宁波市重点建设项目存在的问题与思考

2007年宁波市计划初步安排重点工程建设项目129项,总投资约2400亿元,当年计划完成投资400亿元,新开工项目当年计划完成140.3亿元,杭洲湾大桥、绕城高速公路西段等一大批重点项目将进入竣工阶段,这使得2007年新年的重点建设项目的档案工作十分艰巨,既有全面深化的问题,更有抓住重点、难点工作,进一步开拓创新的问题。

1、对社会主义市场经济发展带来建设项目档案管理变化缺少研究和思考。为适应WTO与国际惯例接轨的需要,近年来,重点建设项目管理工作发生了很大变化,国家对建设管理体制改革正逐步推进,工程招投标制度、工程招投标代理制度,竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度逐渐完善或有所变化,使项目档案内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生相应变化,但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改,工程档案还没有纳入新的管理机制,如何适应国家法规制度,尽快建立完善项目档案法规制度,目前缺乏研究和应对措施。

2、个别施工单位对档案工作重视不够 宁波市重点建设项目大都点多线长,施工队伍流动性强,一些单位还没有形成有效档案组织管理网络,一是档案工作人员网络不健全,档案人员的职责不清:二是档案资料流向网络不健全,使得工程建设中技术、施工人员调动、变更,导致人走档案走,人走档案没人做的现象出现,影响了档案工作的质量。

3 、档案管理水平较差 有些单位在项目档案管理工作上还没有达到标准化、制度化、规范化管理。从近几年一批重点工程项目的施工单位档案管理情况来看,一些施工企业档案管理体制上不健全,档案规章制度形同虚设,没有形成有效的管理和监督机制,在制度执行上也存在的现象。

4 、档案专业人才缺乏,知识结构老化,知识层次低。在重点工程建设中,档案人员一般是新参加工作的同志多,工程技术人员多,缺乏档案专业知识,对工程档案比较陌生,档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人极少,熟悉档案法规和制度,熟练掌握网络技术,软件制作,用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。

三、对策和建议

1、加强宏观监控,完善法规体系

建立健全并严格执行法律、法规、规章,运用多种手段加强宏观监控是保证重点建设项目档案管理工作正常进行的首要条件。宁波市档案局针对前些年一些重点建设项目档案管理不规范,有的甚至出现放任自流的现象,不断加强了对重点建设项目档案管理的立法和建章立制,以规范重点建设项目档案的管理秩序。依据《档案法》、国家计委《建设项目(工程)竣工验收办法》、浙江省重点建设项目档案管理暂行办法》《宁波市档案工作条例》及有关基本建设项目档案管理的有关法规,与市重点办联合印发了《宁波市重点建设项目档案管理办法》,对重点建设项目档案的管辖范围,登记、申报、验收、审批的程序,验收标准以及重点建设项目档案管理中的违法违规行为的纠正处理等问题进一步做出了明确具体的规定。要求各有关部门和重点建设项目单位建立和落实项目档案工作领导责任制,做到工程建设过程与竣工资料的积累、整理、审查工作同步进行,以保证重点建设项目档案完整、准确和安全。经过几年的努力,我市已基本形成了较完善的重点建设项目档案管理的法规、规章、制度体系。通过这些法规制度的宣传贯彻,重点建设项目单位的档案意识明显增强,多数参建单位都能自觉做好职责范围内的档案管理工作,为保证建设项目档案的齐全、完整和准确打下了良好的基础。

2、积极配合,加强协作,努力形成各有关职能部门齐抓共管的良好环境

重点建设项目往往是规模大、周期长,涉及部门较多,要做好重点建设项目的档案工作仅靠档案行政管理部门的努力是远远不够的,需要各相关部门的共同重视和支持。因此,宁波市档案局在对重点建设项目档案管理的监督指导工作中,十分注重与有关主管部门的联系与配合,充分发挥他们的职能作用,积极争取各部门对重点建设项目档案工作的重视和支持,努力形成一个条块结合,分工协作,齐抓共管的良好局面。全市各级计划部门的领导高度重视重点建设项目的档案管理工作,并将档案管理作为工程质量的重要内容,积极支持、配合档案行政管理部门加强对重点建设项目档案工作的监督指导。近几年来,计划部门做到每年及时向档案行政管理部门通报重点建设项目名单。在组织重点建设项目竣工验收前,认真审查其档案的管理和验收情况,并向项目建设单位提出档案收集、整理和验收的要求。市档案局与市发改委、市重点办建立了良好的沟通渠道,确保工程竣工验收前档案必须通过验收。市重点办积极支持配合我们举办重点建设项目档案管理培训班,2001年到2006年间,共举办三期重点建设项目档案管理培训班,共有380余人参加了培训,对重点建设项目的档案工作起到了很好的推动作用。市交通局、市电力局、市水利局等部门不断加强对所属重点建设项目档案工作的监督、指导力度,在工程建设过程中经常检查指导,督促项目建设单位建立健全有关规章制度,加强项目档案的收集、整理工作。项目完工后认真组织有关单位进行项目档案的自检,并督促项目建设单位严格履行档案申报验收手续。

3、积极探索适应新形势下的项目档案管理新模式

随着社会主义市场经济体制的建立和发展,基本建设管理的体制也发生了重大变革,“项目法人制”、 招标投标制招标代理制”“工程合同制工程监理制等制度的实行,使多年来习惯沿用的建设项目档案管理模式面临新的课题。作为档案行政管理部门要注意认真研究基本建设管理体制出现的新情况、新问题,不断探索和推广既适应市场经济体制的需要,又能确保建设项目档案完整、准确、规范的档案管理模式。宁波市自来水总公司重大供水工程项目对项目施工标段多的项目采用开展劳动竞赛,以规范工程资料管理工作。如白溪引水工程工程线路长、点多面广,有30多个施工标段,为规范工程资料管理工作,在白溪引水工程全线开展了工程资料管理劳动竞赛,得到了引水工程全体参建单位的大力拥护。为使竞赛活动开展得广泛、扎实、有效,引水工程办公室分别制定了工程资料考核具体细则,并成立了由办公室领导、业务处室工作人员、监理部总监组成的竞赛领导小组,对竞赛进行一季度一考核,兑现奖励的管理、激励机制。同时为强化综合劳动竞赛比、学、赶、帮、超的竞赛氛围,在综合劳动竞赛活动中还专门对工程资料考核前三名的单位给予特别奖励和荣誉,并发工程喜报到施工企业,并召开一次竞赛表彰大会。上述综合劳动竞赛举措极大地调动了参建各方的工作积极性,使档案工作真正渗透到工程的各个环节,收到了极好的实效。

4、大力加强对重点工程档案工作信息化、网络化建设的研究。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。目前,美国、德国、荷兰等先进国家对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟,近几年在工程档案管理中采用CAD光盘技术。我们可以注意推广先进管理方法,采用先进技术,避免走弯路。由于日前光盘的刻录技术已相当普遍,国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,使得工程建设档案管理中利用光盘库载体进行档案管理成为可能,也就有可能成为项目档案管理一个发展方向。

5、 加大档案人才的培养力度,努力提高重点建设项目档案工作人员的素质。面对经济和科技的发展以及我国社会主义市场经济发展的新形势,档案人员必须提高素质,以业务素质的提高为抓手,对档案专业知识进行学习,对现有的档案人员,可以通过委培、进修、培训,不断拓宽知识面,优化知识结构,掌握管理项目档案所需要的相关知识和计算机管理档案的技能以及一定外语水平,同时要大力引进档案专业中高级人才,为重点工程档案建设服务。

总之,随着社会主义市场经济进一步向纵深发展,建设市场的管理体制将进行改革,对建设项目档案管理也会出现新情况,作为档案行政管理部门要注意研究这些新情况,新问题,积极学习和推广国内外建设项目档案管理经验和手段,重视对项目档案

人才的培养和激励机制,不断总结完善建设项目档案管理的经验,促进重点工程档案管理再上一个台阶。

                                                  
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