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加强竣工档案管理 服务和谐社会建设

发布时间: 2011-01-05    访问次数:    字体:【 】   
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党的十六届六中全会提出构建社会主义和谐社会的战略性决定,对档案工作服务和谐社会建设,促进档案工作自身的和谐发展,提供了广阔舞台。竣工档案管理作为整个档案管理的一个组成部分,应努力搭建起服务和谐社会建设的新载体,形成服务和谐社会建设的新机制。本文将自己在工作中得到的一点肤浅认识,与同仁们一起探索。

一、对照项目建设工程进度,建立有效的服务机制

档案工作的本质特性之一是服务。对竣工档案工作服务有其自身的特点。我们把竣工档案的管理过程作为档案工作服务过程,围绕服务项目建设这个中心,就竣工档案而言:首先应做的工作是帮助各参建单位尽快渡过工程档案管理适应期。

在项目建设档案管理中,对照项目建设工程进度,把竣工档案划分为三个阶段:第一阶段是建设项目立项阶段所形成的各类文件材料,申报、审批文件,合同、招投标资料等等,也称前期文件;第二阶段是设计、施工、设备安装过程中形成的施工设计图纸、设备制造厂家出厂文件资料、现场施工文件,也称项目文件资料;第三阶段是调试、竣工验收资料,也称竣工验收资料。分析三个阶段档案形成的特征,我们认为:第一、第三阶段是以建设单位为主,使设计、施工、设备安装与建设单位档案管理相统一。第二阶段主要是由各参建单位独立完成。各参建单位不同的专业档案管理特色,向建设单位统一的档案管理相统一。而第二阶段正是项目文件资料形成积累的高峰期阶段,也是项目竣工档案初步成形的关键阶段。建立有效的服务机制,帮助各参建单位尽快渡过项目工程文件资料管理适应期,是建设单位档案服务的一个新的内容。需要做好三个方面:

1.    规范项目档案管理制度,将项目档案工作纳入项目建设管理程序。

项目工程文件资料是竣工档案的前身,作为建设单位应根据项目自身建设的特点,规范项目工程档案管理制度。主要有:《施工设计图纸发放登记制度》,它的作用是:规范项目工程图纸发放、运行流程;规范了设计图纸变更后,失效图纸资料的回收程序。《设备开箱资料验收管理制度》,它的作用是:规范采购部门对随设备到工地的资料,在质量和数量上是否符合设备订货合同要求;规范出厂资料的基本质量要求和资料验收责任。《施工文件管理制度》,它的作用是:规范施工文件的发放、接收流程;规范施工文件的管理职能。《竣工档案管理实施细则》,它的作用是:规范竣工档案验收程序,落实竣工档案归档的职能。

建立项目档案管理制度,引导各参建单位确立项目档案管理目标,在同一个项目档案管理的起跑线上出发。

2.    按照项目工程管理进度,实行单位工程文件包管理。

项目文件资料是伴随着工程进度开展而不断增加,作为建设单位应根据项目工程实际进度,以单位工程为立卷基本单位,实行单位工程文件包管理。文件包的作用是:在工程管理中,它把项目工程中将要产生的项目文件资料进行预分类,把每个文件包按照单位工程编制要求进行排列,并按单位工程分类规则,编上相对应的流水号。按照各参建单位的专业分工,分发到各施工专业组,由施工专业组技术人员作为第一线项目资料管理人员,进行项目文件资料的原始积累。在竣工资料管理中:它将竣工档案管理,从项目资料形成时入手,实现零距离的接触,是竣工档案的基础。它确立了由项目文件资料向竣工档案转变的目标,以及如何转换的过程。在日常管理中,将项目工程管理与项目文件资料管理同步,在档案管理上得到体现。明确了项目文件资料收集与项目工程实际相统一的实际内容;使档案案卷形成与项目工程开展保持一致。

实行单位工程文件包管理,使项目档案管理工作具体化,增强施工专业组技术人员对项目资料管理的认识和管理的责任,提高项目档案的管理意识,养成随时归档良好习惯。

3.    履行单位工程验收程序,实现项目文件资料向竣工档案的链接。

工程项目管理是以分项工程、分部工程、单位工程为等级进行划分,单位工程是工程管理的最基本点。每一个单位工程结束,就要组织建设单位、监理单位、施工单位进行认真的验收。其作用是:确保工程质量。验收竣工图是否与设计变更单相符,设计变更单是否齐全,设计变更单的内容是否闭环;验收开工、交工、竣工记录是否齐全。确保竣工档案合格。验收所有资料是否符合归档的要求。验收所有表格填写的格式是否正确;同一案卷内单位工程名称是否一致;会签、盖章是否符合档案书写要求;综合组卷和专业组卷是否合理;竣工图是否实行档案标准管理;照片档案归档是否符合特种载体管理要求等等。通过单位工程验收,实现项目文件资料向竣工档案的过渡。

履行单位工程验收程序,引导各参建单位将竣工档案总体目标进行分解,按照单位工程验收时间,制订单位工程收集、整理、立卷计划,保证项目档案管理的有效实施。

二、         对照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》,摸索有效服务的新途径。

项目档案管理是个复杂的有机系统,仅仅依靠建设单位的现有档案管理人员是不能满足项目工程管理的需要。项目档案管理必须要有系统的视野。因为项目档案管理所面对的是一个临时性的、庞大的组织机构,而这样一个组织机构,要在短期间内达到高效率运行,实行全过程的动态管理,实现项目建设最优化的管理模式。同时也包含着完成竣工档案验收工作。项目档案管理要在这样一个高效率运作机制中,要较短时间内完成大量工程文件资料的审核与归档,实现在工程竣工后3个月完成竣工档案移交。因此项目建设档案管理必须从项目档案管理的基本要素入手,把握竣工档案质量为原则。从相互关联的多个部分以系统的视野实施项目档案程序。对照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》,指导参建单位资料管理人员,熟练掌握项目档案的基本要素,作为建设单位档案服务的又一个新的内容。应开展以下三个方面工作:

1.    培训参建单位项目资料管理人员,熟悉项目档案管理新环境。

在项目建设中,每个人员有着明确的分工,项目档案工作如果真正纳入项目建设管理后,就会出现档案管理的两个层面:一是档案人员从竣工档案角度,抓项目档案管理。二是项目资料管理人员从项目进程中抓项目资料管理。资料管理人员成为连接项目资料管理向竣工档案过渡的纽带,从竣工档案实体管理上说,资料管理人员承担着比档案人员更大的责任。因此培训参建单位资料管理人员,使他们熟悉项目档案管理新环境,是决定参建单位项目档案质量的重要因素。对于竣工档案管理来说能起到事半功倍的效果。从对资料管理人员管理状况分析,大部分资料管理人员已具备建设项目的资料管理工作经验,有一套项目资料管理的基础方法。进入新的建设环境后,帮助熟悉项目档案管理新环境需要做的工作有:一是项目工程的现行文件管理程序,熟悉现行施工管理中形成的管理表格模板,管理事项,规范填写标准。二是项目文件资料工作流程,熟悉项目资料接收、登记、发放、保管、收集、整理、统计等基本要求。三是项目工程进度安排和定期归档、分步归档的基本操作步骤。

让资料管理人员熟悉自己的工作环境是做好竣工档案业务指导的第一步。引导参建单位项目资料管理人员进入项目档案管理新环境,为参建单位提供有效的信息服务。

2.    熟悉工程管理阶段专业要求,掌握正确的项目资料收集范围。

参建单位资料管理人员,他们每天按工程进度紧张又忙碌地工作着。在工程施工阶段,跟着工程节奏忙着施工文件图纸验收、发放,还要根据归档要求建立文件包。在工程完工后,顺着工程竣工时间编制审核每个文件包,进行竣工前的档案整理工作。资料管理人员清楚项目资料内容,熟悉工程管理每个阶段,熟悉图纸施工安装的技术人员。建设单位应从工程管理专业特征出发、指导参建单位资料管理人员,学会建立项目资料文件包。一是明确文件包的专业特征。按单位工程建立施工安装文件包;设计、调试专业文件包。二是明确文件包的基本要求。如:文件包名称与单位工程名称统一,与设计、调试专业相统一。三是明确竣工档案质量要求。在文件包内统一使用建设单位提供的资料目录模板,规范项目资料输入条目。统一文件包内排列秩序。四是明确项目资料收集范围和管理责任。

让资料管理人员熟悉自己的工作对象是做好竣工档案业务指导的第二步,引导参建单位项目资料管理人员熟悉工程管理阶段的专业要求,掌握正确的项目资料收集范围,为参建单位项目资料管理人员创造良好的工作环境。

3.    加强各参建单位之间的信息交流。

由于项目工程庞大、复杂,常常多个专业交叉施工;几个单位工程同时施工。出现大量的设计变更和多套设备同时到货等等情况。给项目档案管理带来许多困难。如施工图管理:设计单位编制的施工图,会在施工过程中遇到设计更改期的变动;同一份设计更改单通知会涉及到几张图纸或不同专业;一个单位工程会有多方面的设计更改等等。建设单位针对项目文件资料形成的不同阶段,及时组织各参建单位进行信息交流。一是随着工程进展定期组织各参建单位人员参加项目文件资料检查。总结前阶段的管理情况,明确下阶段的管理要求。二是按单位工程交工时期进行检查,结合项目各参建单位档案管理的方法,以点带面,总结推广项目资料管理新的管理方法。三是对竣工项目资料检查,对项目资料是否符合工程实际的最终情况进行沟通,对较为严重的情况提出整改意见。

帮助资料管理人员了解所管理的资料质量是做好竣工档案业务指导的第三步,将项目档案的完整性、准确性、真实性的灌输给每一位资料管理人员,让资料管理人员的优势得到充分发挥。

三、         不断完善项目资料质量监督运作制度,形成浓厚的项目档案工作氛围。

在项目资料管理中,不断完善项目资料质量监督运作制度,确保竣工档案质量是建设单位监督检查的重点,针对性内容有以下三个方面:一是施工图及设计变更文件资料。二是设备出厂资料。三是施工安装资料。

1.    施工图及设计变更文件资料质量控制检查。一是图实相符,核查目录与内容是否一致;二是图纸的工程名称、设备名称、图号是否与工程规定相一致;三是本次图纸是不是最新版,旧版图纸是否实行回收处理。四是设计变更通知单、工程联系单是否规范、是否实现了闭环管理,所有设计文件存在的问题在交工前是否全部解决,并在项目资料上得到反映。

2.    设备出厂资料质量控制检查。一是对照商务合同和技术协议,核查物资移交清单需要注明的项目名称、设备名称、资料名称等是否与实物是否对应。二是核已到货设备的资料目录是否进行汇总,设备合格证、检验报告、使用说明书、图纸等是否齐全。三是核查厂家现场安装调试资料是否及时收集。

3.    施工安装资料的质量控制检查。一是对照图纸发放情况,核查竣工图及设计变更通知单是否齐全。二是核查开工、交工、竣工记录是否齐全。三是核查设计变更是否已在施工图上体现。四是所有项目资料是否符合归档要求。

    建设单位通过不断完善项目资料质量监督运作制度,使各参建单位项目资料管理处于动态管理之中,及时发现项目资料管理中存在的薄弱环节,确保竣工档案质量。

四、         按照项目工程竣工档案管理规定,实行竣工档案验收程序化管理。

一座崭新的工程建成,一份合格的竣工档案形成,凝聚着每一位建设者的智慧。竣工档案验收程序化管理是项目工程管理最后一个环节。建设单位应建立科学、合理的竣工档案验收制度。

1.    按竣工档案验收程序,实施竣工档案的检验工作。

各参建单位在竣工档案移交前,必须经过竣工档案验收程序:一是参建单位自检。参建单位对编制的竣工档案,以案卷为单位进行综合性检查。查竣工资料是否按国家、行业的有关规定,对进行档案整编,是否完成监理单位和建设单位提出的整改内容。符合规定要求后,填写“单位工程竣工档案案卷审查会签单”,提交建设单位相关技术监督部门进行会签。二是建设单位审核。查施工过程中技术文件、调试文件、监理文件记录是否真实,整改意见是否全部落实;查施工过程安全、文明生产管理、质量管理资料是否齐全,整改内容是否全部完成;审核施工记录表式是否符合标准要求;全部记录数据的真实性、准确性;图实是否相符;移交文件的完整性、系统性;审批手续是否完备。竣工档案满足上述规定条件后,建设单位技术监督职能部门在会签单上确认签字,转交建设单位档案部门进行案卷审查。

2.    严格执行竣工档案管理标准,做好对竣工资料预验收及复核工作。

案卷是项目竣工档案的立卷单位,是档案库中崭新案卷。所以在竣工案卷入库之前,档案人员按竣工档案管理标准再一次进行审查,严格把好最后一关。主要核查内容是:查归档案卷是否齐全、完整;查档案材料的规范性、耐久性;查竣工文件是否实行闭环管理;查文件的签字、盖章、确认手续是否完备等。符合竣工档案管理标准后,参建单位按照建设单位制定的竣工档案装订要求,进行装订后,办理档案移交手续。对不合格的案卷,退回原编制单位。进行内部整改期后重新提交验收。

3.    建立竣工档案交接制度,规范档案管理行为。

经过竣工档案验收合格的案卷,参建单位将竣工档案及“建设项目竣工档案验收表”向建设单位正式办理竣工档案的移交手续。参建单位按照“建设项目竣工档案验收表”的要求,填写项目档案资料情况。主要内容:项目概况(简介),竣工档案的编制原则、分类规则,是否同时提交归档电子文件、机读目录和相关软件情况,竣工档案整理过程中其他需要说明的问题,并附移交目录清册。竣工档案验收表一式三份,由各方责任人签字后保留一份,以备查考。

每一项建设项目档案管理,对于档案管理人员来说是一次新的尝试,也是我们运用现有档案管理成果去链接新的档案管理平台。因此,参加建设项目档案管理人员,必须具备要对国家、对人民、对工程建设、对子孙未来高度负责的精神。建设档案管理人员既是建设项目工程的服务者,了解所服务的单位在想什么、盼什么、怨什么。通过建有效的档案服务体系,协调一致地开展档案工作;建设档案管理人员又是档案工作的宣传者,通过持续不断地改进档案管理方法和完善档案服务系统来确保竣工档案质量,通过推广实施各参建单位最受欢迎的工作载体、工作方式和方法、准确地把竣工档案的要求与项目资料管理实现链接,主动及时地提供服务,把建设档案管理过程中形成服务新理念,转变为新的建设项目的档案管理成果。从而使建设档案管理工作,得到工程技术人员重视和拥护。努力探索档案工作自身发展的新途径,营造一个和谐环境,服务社会主义和谐社会建设。

 

 

 

                    浙江镇海发电有限责任公司 丁秋波

                                    20073

                                                  
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