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浅谈知识产权保护中的档案管理工作

发布时间: 2011-05-18    访问次数:    字体:【 】   
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宁波市科技局 王国芬

 

[摘要] 知识产权竞争在当今世界经济竞争中的地位越来越突出,产品的科技含量也最终决定了产品价格。知识产权档案是知识产权的载体之一,也是单位档案管理的重要组成部分。本文就如何做好知识产权保护中的档案管理工作做了论述。

    知识产权与商品贸易、服务贸易并列为世界贸易组织的三大支柱,知识产权竞争在当今世界经济竞争中的地位越来越突出,产品的科技含量也最终决定了产品价格。所以,知识产权正越来越多地表现为科技水平的竞争,这些有科技含量的技术蕴藏了大量的自主知识产权。知识产权档案管理是知识产权的载体之一,也是单位档案管理的重要组成部分。下面笔者就知识产权保护方面的档案管理工作谈几点看法。

    一、认真保管好知识产权档案是档案管理部门今后工作的一个重要内容

    世贸组织对知识产权的界定分为七种,比我国扩大了几种,包括:版权;商标权;地理标识;工业品外观设计;专利;集成电路布图设计;未公开的信息(商业秘密)。对这些知识产权档案的保护是我们档案管理部门今后工作的一个重要内容。现在,有些知识产权文书和技术档案没有在档案部门保存,游离并散落于档案管理之外,众多的与企业有关的职务发明与非职务发明资料混在一起,职务发明的文件材料未能及时归档。要切实解决知识产权档案收集难、易流失的问题,除了要妥善保管好这些档案,还要专门研究、制订知识产权档案的收集、管理、应用的具体规章制度。知识产权档案的收集与普通档案不同,日常保管也要有特殊的管理方法,利用应有严格的审批手续和详细登记。

随着市场竞争日益加剧,企业要加强知识产权档案管理工作,并充分发挥其作用。一方面更加要注重档案的利用和开发;另一方面凡属于本单位的知识产权档案必须要妥善保管好。在我国,由于对知识产权档案保护不够重视,使单位自主知识产权或商业秘密泄露的案例已经不胜枚举,在一定程度上可以说是档案工作的失误,这已经成为商业秘密流失的重要渠道之一。随着社会主义市场经济的建立和不断完善,知识产权的竞争已经成为企业参与国内外市场竞争的重要手段,防止知识产权特别是自主知识产权档案的流失,是一项紧迫而艰巨的任务。档案工作人员要切实充实保护知识产权方面的业务知识,进一步明确档案管理人员的职责就是要维护各类档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。

知识产权档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏,就是使档案保管得完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案,要及时抢救。不丢,就是使档案绝对安全,不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃,不仅保证档案实体安全,也要保证档案内容的安全。不散,全面收集科研工作中形成的第一手材料并立卷归档,并且要求档案的保管相对集中,不致因档案的分散保管而使档案管理不便,甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱,就是要求档案保管工作有条不紊,档案排架整齐规范,有规可循,有目可查。

    二、在知识产权档案管理中加强商业秘密保护

  2001年底,我国正式成为世界贸易组织的成员,这就要求我们必须履行各项入世承诺,其中包括严格遵守与贸易有关的知识产权协议(TRIPs)。例如保护商业秘密。商业秘密既不是专利,也不是著作权、商标权,它专门有自己的定义。世界贸易组织规定,商业秘密就是未公开的信息,应具备三个条件:本身是保密的,内容不能从公共的渠道获得:因为具有保密性而产生商业价值,没有商业价值就不属于商业秘密;商业秘密合法拥有人为了保密而采取了合理的措施。商业秘密的外延非常广,凡是能给单位带来经济利益的技术信息、经济信息、销售信息等都有可能成为商业秘密,它包括企业机构设置、人事任免、财务分配方案、销售进货渠道、技术水平、新技术前景展示等,都要注意保护。档案部门应该通过实行原件集中、有序的管理,从而维护商业秘密信息的安全。档案部门还需要对归档后的、含有商业秘密信息的文件和资料加注商业秘密标记以及密级,以使管理者或利用者了解自己所接触的是商业秘密。含有商业秘密的档案应存放保管在具有良好安全防护设施的专用保密库房中,并有专人管理,对参观者严格保密。具体可采取以下措施:首先要制度科技档案复制(晒图)和图纸的发放规定,不经有关领导批准,不得随意复制等。其次,在制定档案管理制度时,应有明确条款规定涉密档案的管理措施;如利用者的范围、利用手续,使用这些档案的方式、借阅时间等。另外,作为档案管理人员要学习一些相关法律法规,及时了解有关情况,把知识产权从档案管理工作方面完善起来,加强对商业秘密档案的管理和保护,限制商业秘密的知密范围,配备必要的现代化技术防范措施,进行严格的保密教育,增强档案人员的保密意识。

    三、企业在保护知识产权档案方面的几个特性

    1、企业知识产权档案的复杂性。有的档案,仅仅面向本单位,离开了本单位,该档案就没有了价值,这类档案的知识产权没有实质上的意义;但是有的档案所含的信息具有普遍性,离开了本企业,其他企业改进之后,依然具有便用价值,甚至含有本企业的商业秘密,对于这类档案应是本企业档案管理工作保护的重点,对这些档案单位和档案人员应该加以重视,保证其安全性和保密性,建立健全严格的科技档案借阅制度,除涉密人员外,其他人员不得借阅。

2企业知识产权档案的脆弱性。当企业发现档案方面的知识产权被侵权后,可能衡量诉诸法律寻求司法保护,但如在维权方面投入过高时,往往会采取私底下协商解决。

3企业知识产权档案的缺乏商业利益的驱动性。从经济学角度分析,如果企业是一个朝阳企业,一个成长型企业,其技术更新换代比较快,那么档案所包含的信息利用价值就比较少,甚至没有。

    另外,倾销与反倾销这类国际贸易的专用名词,从来没有象今天离我们这样近、听到的频率这样高。实际上在加入世界贸易组织之前,我国遭受反倾销起诉就已经很多,因为我们的劳动力成本低,产品价格也低,是世界上出口产品受到反倾销调查最多的国家之一。当企业接到反倾销应诉调查通知书后,档案部门应积极配合有关部门,及时有效地提供相关资料,协助完成调查问卷的填写,并提供诸多的佐证材料;如果填写不当、材料不齐全,则会对企业很不利。这就需要档案部门尽最大努力提供齐全完整的档案,用档案凭证来证明我们没有倾销行为。

当然,保护知识产权并不意味着有知识产权的档案都需要保密,只要档案内容的公布不侵害知识产权所有人的利益,就不需要保密,就可以实行档案资源的共享。

 

作者简介:王国芬女 宁波市科技局(宁波市知识产权局属科技局内设处)。从事档案工作7年多,大专,助理馆员。

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