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高职院校教学档案鉴定工作浅议

发布时间: 2011-08-19    访问次数:    字体:【 】   
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摘要:教学档案鉴定工作是当前由原中专层次升格为高职院校后较为困扰的问题。 教学、科研是学校的中心工作,他们产生的档案是整个学校档案数量最多、最核心的部分。本文从加强鉴定工作,注重档案质量,改革现行教学档案保管期限表等方面进行如何做好院校档案鉴定工作的探讨
关键词:高职院校 教学档案 鉴定

       教学档案鉴定工作一直是学校档案工作的难点,特别是由中专升格为高职院校后,面对日益增多、价值参差不齐、门类众多的教学档案,档案的收集和鉴定工作有无从下手之感。鉴定工作存在的难点主要有以下几点:
       难点一、 库藏质量不高,需鉴定数量较大。产生原因是:升格为高职院校后,学校的办学规模发生了较大的转变,各种活动涉及面更加广泛,如:办学机构设置的增设,招生规模的扩大,新增专业增加、实验设备的不断更新,各种形式学术活动的举办等等,导致教学档案材料数量的增多,由于缺乏高校档案鉴定的经验,基层档案部门一直对在办学中形成的所有材料都进行整理立卷,是档必收,是档必藏。而长期以来,学校档案库藏数量又一直是衡量本单位档案部门的规模以及达标升级的主要条件之一,丰富学校档案库藏成为档案部门追求的主要目标。在增加学校档案数量的库藏之际,一些不具备保存价值的档案也被收藏入库,导致新进馆档案质量不高。因此,档案部门需要鉴定的已不仅仅是到期档案或以立卷尚未归档的档案,还有大部分已经归档冠以长期、永久之名,却无实际保存价值的档案;同时档案部门未做到有计划、经常性地开展鉴定工作,也是导致需要鉴定的档案与日俱增的原因。在库房不紧张的情况下,鉴定工作并不十分迫切,况且鉴定工作费时费力,又难见成效,因此档案部门未将鉴定工作放到应有位置,致使鉴定负担越来越重。
       难点二、学校升格后,产生的档案种类较多,致使鉴定门类复杂。如:行政方面涉及到办学思想、办学定位、办学理念等的转变、二级院校的分设;教学方面出现中专、五年一贯制、高职并存的现象,各种教学、实验设备的引进、课题研究项目的增加等等,都给具体鉴定工作带来了困难,卷中若有不符合保管期限的文件,鉴定起来十分困难;       

难点三、原有的鉴定标准难以掌握。长期以来,高校档案没有一个统一、规范的标准,各校有各校的操作规范。教学档案的鉴定,不同于其他专业档案,如会计档案保管期限划分为5、15、25、永久等几个级别,期限划分得较明确,鉴定时便于操作。而教学档案内容庞杂,涉及面广,价值不易确定,如即要保留原中专层次的教学档案,又要对升格后的五年一贯制与高职的教学档案进行分类立卷,尤其在分类和保管期限上鉴定时困难较大。如果仍然停留在原中专档案鉴定时的标准,势必对升格后的档案鉴定造成混乱,再则,目前在档案保管期限表的应用上,鉴定标准的依据一般是通过参考现行的机关《文书档案保管期限表》,此保管期限表虽然在多年的教学档案立卷、接收、鉴定工作中起到了重要作用,但实践证明,在保管期限的划分方面还存在不足之处,不便于鉴定人员操作,影响了鉴定工作的开展。
本人认为应从以下几个方面着手解决
       首先,本人认为首先应以教育部《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案部门业务建设规范》《高校档案实体分类法》作为鉴定的标准依据,制定出适合本院校使用的档案管理规范及细则,既可以使教学档案突出以教学、科研为中心的特点,又能为今后的利用提供便捷。

其次,加强鉴定工作,注重档案质量。从某种义上讲,档案在进库之前,已多次涉及到鉴定工作。一是档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定;二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定;三是档案室接收之前对案卷进行的检查。在这三个鉴定环节中,立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键,档案部门的指导、检查是进一步保障。因此为保证档案进库质量,应经常性地开展本单位的档案业务培训,积极组织档案人员参加各级档案部门举办的各类档案培训,以提高立卷人员业务素质。在立卷环节就做到各类档案分类清楚,保管期限划分准确;在指导检查环节,应将案卷质量作为重点之一,及时监督立卷人员改正问题;在档案室接收前的检查环节,更应当注重档案内在质量,特别是保管期限划分正确与否,将无长期保存价值的档案解决在进库之前。
       再次,改进现有划分的部门立卷方式和立卷要求,重新划分档案的分类标准、实行档案网络的二级管理,便于教学档案的统一、规范,为立卷、接收、鉴定做好基础工作,已是势在必行。改进现有划分立卷部门和制定立卷要求,重新划分档案的分类标准、实行档案网络的二级管理,不仅实现了档案管理规范化,还大大提高了工作效率。
       最后,改革现行教学档案保管期限表,便于鉴定操作。当前鉴定工作所依据的是通过参考现行的机关《文书档案保管期限表》而制定的,对文书档案的规范建设起到较好的作用,而教学、科研档案因缺少统一、规范的标准和依据,操作起来就比较困难,存在诸多对鉴定工作不利之处,应进行必要的改革。一是调整不合理的保管期限;二是从学校发展角度制定教学档案保管期限表。如果仅从当前角度划定保管期限,必然会导致档案价值的有效利用,影响档案鉴定工作。三是保管期限划定尽量明确。只有短期、长期、永久界定保管期限,在鉴定时不易掌握。如长期为16-50年,跨越年度如此之大,令鉴定人员无所适从。此外,有些档案只针对特定情况利用,如评估时产生的大量短期材料,没必要全部入库保管,可以定为部门保管几年等。
   

2007.03.16

作者简介:储海娜  宁波天一职业技术学院 馆员

          联系电话:88126010

                                                  
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