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高中学籍档案网络信息化管理刍议

发布时间: 2011-11-23    访问次数:    字体:【 】   
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宁波中学 谢雅

文章摘要:

 

导语:学籍档案是指学生具有保存价值的资料,是学校档案的重要组成部分。高中学生信息量大幅增长,要实现学籍档案管理的现代化,必须走网络信息化之路。

    一、学籍档案网络信息化管理的必要性

    实行网络信息化管理,是实现学籍档案管理现代化的必由之路,是顺应建设数字化档案馆的时代要求,同时,学籍档案信息化也是档案利用工作发展的必然趋势。只有将纸质档案数字化,才能克服传统的保管难题,实现学籍档案利用价值的最大化。

    二、校园网信息管理系统对学籍档案管理工作带来的益处

首先,可以实现资源共享。学籍信息由学校各部门共同配合输入,形成合力,避免重复劳动,为资源共享创造了条件。其次,可以及时、准确、全面掌握学生动态。教师能根据考分及其图表,对症下药,制订好下一阶段的计划;教务处能迅速了解各课教学质量,成为教学评估和考核的依据;班主任能掌握学生第一手资料,得心应手开展工作;家长足不出户就能查阅孩子在校的表现与成绩。再次,可以轻松完成学生成绩统计。

三、学籍档案信息化的安全管理

    学籍信息同样存在隐私权保护问题。实行教务信息权限管理,对不同级别授予不同权限,既能遏制人为篡改和破坏,又可防止用户误用,确保学籍档案信息的完整、真实和安全。

    四、学籍档案管理人员的现代化

新技术革命使档案工作的技术环境发生质变,也对管理人员提出了新的更高的要求。学校高层管理者应该切实抓好档案管理人员的教育、培训和管理;档案管理人员必须积极开展自学和继续教育,以适应网络信息化的要求。     

 

 学校是培育人才的摇篮。学籍档案是指学生在校学习过程中,直接形成的具有保存价值的文字、照片、成绩和其他活动的资料,也反映了学校教学工作的开展情况,是学校档案的重要组成部分。随着教育事业的快速发展,高中阶段尤其是重点高中学生的各种信息量大幅增长,学籍档案管理工作日趋复杂和繁琐。要实现学籍档案管理工作的科学化、标准化、现代化,就必须通过网络信息化的渠道,使之在便捷、准确、高效方面产生质的变化和提高。笔者根据自身多年来学生学籍档案管理的工作实践,就推进学籍档案网络信息化的若干问题,略陈一孔之见。

    一、学籍档案网络信息化管理的必要性

    实行网络信息化管理,是实现学籍档案管理现代化的必由之路,也是顺应我市建设数字化档案馆的时代要求。档案的数量总是与经济

和社会的发展同步增长的。当前,档案产生的领域越来越广,档案的分类越来越细,档案所包涵的信息量越来越大,社会对档案信息的需求也越来越高。作为一所学校,学生学籍档案管理是日常管理工作的一个重要组成部分,具有工作量大、时间周期长、技术性强的特征。面对日积月累的学生档案,用传统手工目录去查询资料,显然难以适应快节奏、高效率的新形势,纵使具备了完整的索引检阅工具,查全率和查准率也是比较低下的,而且耗时费劲。譬如在每个学生的学籍档案中,有学籍卡、成绩单、思想品德考核表、健康卡、体育合格卡、

 

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会考成绩、毕业生登记表等等,这些档案不以个人为单位立卷,而是以年级或班级为单位装订成册,高一下半学期还要进行文理分班,学生毕业时的班级未必就是进校时的班级,故而要查找某一学生在校时期的各种信息就不可能是一件容易的事了。网络信息化工作启动后,我们将学生的个人信息输入数据库中,建立学籍档案网络信息化管理系统,这样就能够快速查询、浏览和检索所有学生的学籍档案了。

    与此同时,学籍档案信息化也是档案利用工作发展的必然趋势。档案资源只有获得最大限度的利用,才能充分体现档案工作的价值和作用。学籍档案的利用率正在不断提高,特别象我校这类百年老校,学籍档案又是研究学校发展轨迹的重要参考资料,只有将纸质档案数字化,实行网络信息化管理,才能克服传统纸质、照片本身属性所造成的保管难题,实现学籍档案利用价值的最大化。信息网络化为学籍

档案管理突破了传统管理的桎梏,为充分利用档案资源提供了良好的手段和条件,真正做到了一次投入,多次产出。

二、校园网信息管理系统给学籍档案管理工作带来的益处

    校园网信息管理系统的建立,无疑给浩瀚的学籍档案管理工作带来了福音。

    首先,实行网络化管理,可以实现资源共享。网络化是档案工作步入现代化的关键性技术手段之一,学籍档案网络信息化则是一项可由多部门协作、多台计算机同时操作的系统工程。这些信息由学校各

 

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部门各司其职,共同配合完成输入,同时也实现了各部门之间的资源共享。高中学籍档案贯穿了每个高中生三年学习的全部记录,按以往惯例,平时的学生学籍档案分别由各部门独立录入并单独保管,如学籍卡、成绩卡、会考成绩等归教务处,健康卡归医务室,思想品德考核表归政教处,党团关系归校党团组织,所有资料等到学生毕业后再按班级或年级装订成册,移交校档案室。如此分散管理,势必造成信息分割与资源浪费。校园网信息管理系统建立后,学籍档案管理形成了各部门的合力,避免了重复劳动,为资源共享创造了必要的条件。

    其次,实行网络化管理,可以及时、准确、全面地掌握校、班、生动态。信息技术为学籍档案的利用和服务提供了一个崭新的平台,利用者可以超越时空和机构,在任一地点、任一时间用任一联网的电脑,自如地进入档案管理系统,查阅自己需要的档案信息。教师无论在家中还是办公室,都能通过计算机,快速查询到学生的各种信息,以便及时了解学生的成长过程。各种及时、准确的数据和图表,十分有利于教师们对自己的学科教学情况进行综合分析,以便对症下药,制订好下一阶段的教学计划。教务处则可以迅速了解各门课程的教学质量,成为开展教学质量评估和教学管理考核的重要依据。学籍档案网络信息化,更是班主任的得力帮手,他们能随时检索调阅学生的档案信息,如家庭住址、父母单位及其电话等,准确掌握学生的第一手资料,使自己能得心应手地开展工作。学生家长也从网络信息化管理

 

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中得到了实惠,家长足不出户,就能够借助网络查阅孩子在校的基本表现和各课各次考试成绩。

    再次,实行网络化管理,可以轻松完成学生成绩统计。学生成绩管理是学籍档案工作最核心的部分,伴随着学生在校期间的全过程,包括历次期中、期末、竞赛和会考、补考成绩。我校原来的成绩统计是通过Excel进行简单操作的,每次考试结束后,任课教师将学生成绩上报教务处,由教务员集中录入数据,再由班主任经过校对,最后作出总分和平均分统计。这个过程非常繁杂,不仅耗时长久,而且很容易出现差错。如今,通过校园网管理平台,由任课老师将考试成绩输入成绩管理模块后,教务员一汇总,计算机便自动生成总分、排名、纵向与横向的比较等各式图表,既降低了错误率,又节省了时间,极大地提高了工作效率。

 三、学籍档案信息化的安全管理

在推行学籍档案网络信息化的进程中,信息档案的安全管理也是其中不可或缺的一个环节,必须同步跟进。高中学生学籍信息的保密级别固然不及政府机关、科研机构以及某些重要经济部门,但学籍信息在相对范畴内、在一定程度上,同样存在着隐私权的保护问题。至于学籍信息的完整性、准确性,更不容许被肆意篡改和破坏,必须始终保持它的可用性和可控性。笔者以为,实行教务信息权限管理,在学籍档案信息的安全管理中至关重要,其基本操作方式是:教务处负

 

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责设置各级权限,在“系统维护”的“权限管理”中对各用户进行分组,授予校长、教务主任、年级组长、班主任、任课教师以不同级别的权限,内容主要包括对各个模块进行查询、新增、修改、删除等等。教务信息权限设置后,既能遏制某些人恶意涂改数据,破坏信息,又可防止用户误用,从而有效地保证学生学籍档案信息的完整、真实和安全。

    四、学籍档案管理人员的现代化

当代高科技的广泛应用,以计算机、新材料、信息等技术为重要内容的新技术革命,使档案工作的技术环境正在发生着质的变化与飞跃,同时也对档案管理人员的业务知识、科技知识、相关学科知识以及管理能力等诸多方面提出了新的更高的要求。在这种情形之下,作为学校高层管理者,应该认真贯彻国家、省、市档案主管部门关于加

强新时期档案人才队伍建设的指示精神,切实抓好档案管理人员的教育、培训和管理,采取“走出去”与“请进来”相结合的办法,抑或聘请市局专家前来授课,鼓励专职、兼职人员参加培训;抑或开展横向联系,向先进达标的兄弟单位学习取经,为造就高素质的学籍档案信息化管理队伍提供便利,创造条件。作为学籍档案管理人员,必须积极开展自学和继续教育,不断优化自己的知识结构,坚持不懈地充实自己,完善自己,使自己具备应有的知识存量和敏锐的信息意识、良好的信息道德、过硬的信息处理能力,较好地适应当前我市学籍档案网络信息化建设与正常运行的需求。

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作者简介:

谢雅君,女,学历大专,宁波中学教务员。2000年开始兼职从事教学档案及学生学籍档案管理工作,2004年6月被评聘为助理馆员。2006年9月参加了宁波市档案局组织的为期两天的档案信息化管理培训,受益非浅。

 

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