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学校照片档案管理的认识、实践与探索

发布时间: 2012-02-02    访问次数:    字体:【 】   
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宁波市效实中学 龚颖尔

档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。照片作为档案的一种特殊载体,以其特殊的形式,生动、详实、形象地再现了历史的一个个精彩瞬间。因此,照片档案有着文字材料无法替代的作用。

学校照片档案是学校宝贵的资源,是学校分析历史、研究现状的可靠凭证,是再现历史的宝贵文献资料。深入细致地做好学校照片档案管理工作,充实学校的馆藏,让它更好地为学校现代化建设服务,有着十分重要的意义。

一、我校照片档案管理工作的基本状况

随着社会的进步,学校的发展,档案工作越来越被认可和重视。我校领导经常在教职工政治学习中、各种会议上提到档案及档案工作重要性,搜集一些档案工作学习资料在校报中刊登,印发给教职工,使教职工从思想上提高档案意识。同时,我校领导也非常重视照片档案工作,落实管理人员和设施配备。有指定的照片拍摄人员、照片档案管理员,配备专门的摄影设备,如高像素数码相机,高性能专业相机。工作人员积极性高,干劲足,工作踏实细致。我校档案员根据上一年度产生的照片,挑选映同一内容的主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的主要照片若干张,以有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于提供服务为原则,按时间顺序,进行组卷,归档。

目前,我校照片档案仍以胶片档案为主。主要有以下几个特点:

1.收集范围广,内容丰富。

①领导人、著名人物来校的重要公务活动:如五院士同访母校,王宽诚先生家属来校等等;

重要外事活动:如美国耶鲁大学校长Levin先生一行来访,德国亚琛师生一行来校友好交流活动,新加坡南洋女子中学、义顺初级学院来校浸濡活动,法国鲁昂市市长率鲁昂市政府代表团来校访问等等;

③本校重大事件:如校庆纪念活动、接受全国一类城市语言文字评估、全国中学生数学、生物学联赛(浙江赛区)颁奖大会等等;

④学生大型活动:如“三独”比赛、五月歌会、军训、运动会、毕业典礼、演讲会、辩论赛、艺术节文娱会演等等。

    除此之外,还保存着一些建校95年来的珍贵照片。

2.照片整理及时、保管规范。   

我校严格按照《浙江省照片档案管理规范实施细则》来整理、保管照片档案。

①固定照片。在芯页上切角,将照片轻轻插入切角即可固定在芯页上,这样做既方便又省事。

②照片编号。每张照片编号遵循在照片册内编制流水号的原则,每卷内照片都从1开始编号,流水顺延,遵循不重复不遗漏原则。同时标明相应的底片号,以便查找。

③文字说明。照片文字说明,采用电脑激光打印。字迹清晰,字体规范,行距适中,精美的照片加上简洁通顺的文字,令人赏心悦目。

④底片单独整理和存放。底片放入底片袋内保管,按照底片号顺序将底片插入底片册,单独整理、立卷和存放。

⑤照片档案卷皮的格式采用文书档案的卷皮,按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷。

⑥库房内安装空调、除湿机,使温、湿度达到要求。我校还对照片档案作定期检查,发现照片出现褪色、图像不清等现象时,尽快采取翻拍措施。

此外,我们在选取反映主题内容的若干张照片组卷后,还把剩下的一些照片同底片一起存放信封内,在信封上写上文字说明,作为照片档案的补充,提供利用。

3.照片利用率高。

我校经常在出版刊物、制作教学科研展板、开展对外宣传、迎接评估、刊印校报校友刊物、校庆画册时利用照片档案,给有关制作人员提供一些不同角度拍摄的照片。我校1999年迁入柳西河畔新校舍时,由专业人士拍摄的一张效实全景照,多次被刊登在名校风采、招聘广告、招生简章、明信片、贺年卡上,展现了学校的美丽容貌,起到了宣传学校的作用,利用率极高。

、利用计算机进行照片管理的实践

计算机技术、网络技术、通讯技术的迅速发展,计算机已普遍应用于单位各部门,因此用计算机进行照片管理已成为必然。

用计算机进行照片管理, 硬件需配置性能较高的计算机一台,要求速度快、容量大;光盘驱动器一台,用于观看刻录在光盘上的照片档案;扫描仪一台;彩色喷墨打印机一台。软件需配置图像加工处理软件、图像屏幕显示软件。
  1.对已立卷归档照片的计算机管理。

已立卷归档的照片,是保存在照片档案册里的,手工查阅照片比用计算机浏览照片速度慢。为了进一步提高工作效率和照片档案的保护利用,可把年代久远、重要的、孤本的照片按已归档照片档号分类编码,在扫描仪上逐一扫描照片,并以照片档号作为文件名存入电脑,并对原始照片进行修复加工,调节照片的色彩、明暗,使照片更清晰;对陈旧、有缺陷的照片进行修补,使电脑照片档案比实际照片有更高的质量。扫描大量的图片后,将存入计算机的图片刻录成光盘以便于保存和备份。当需要查阅或利用照片档案时,可从屏幕显示或通过彩色打印机输出彩色照片。

2.对数码照片的管理。

数码摄影技术的诞生与发展给照片档案管理带来了新的影像载体。每次活动都会产生大量的图片,如何有序地、有效地管理好这些图片,也是我们应该探索和思考的一个问题。结合我校实际情况,我们是从以下五个方面入手的:

①收集。收集是主要环节。随着各项活动的开展,数码相片随时产生于各个部门。这就要求档案员有敏锐的嗅觉,去捕捉学校的活动信息。时常登录校园网,查看学校一周工作安排、校园动态、公告,了解学校近期将开展的活动,及时与主办部门沟通,商定要拍摄的活动照。活动结束,档案员要及时催收照片,避免时间久了,拍摄者记不清拍摄内容的相关信息,导致照片无法提供利用。

②分类、整理、筛选。

第一步,在计算机硬盘中建立“照片档案”文件夹,再在该目录下建立分类文件夹:如上级领导来访类、外事活动类、教学科研类、学生活动类等。第二步,将从各部门收集来的数码照片以组为单位,复制粘贴在相关的分类文件夹中,同时以“年度-照片内容-张数”命名建立下一级文件夹。例如:从政教处收集了86张学生元旦团拜文娱会演照,它的目录就为“:/照片档案/学生活动类/2006-元旦团拜-86”。如果收集的数码照片较多,就要删除拍摄效果不佳、角度不适、影像重复的片子,留取具有代表性、能全面反映事件全貌、过程、细节、图像质量佳、视觉效果好的归档。

③编写说明。数码照片文字说明可采用电子文档。总说明的编写要包含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素,同时还要编写主要照片的分说明。文字说明以WORD文档形式和照片同时存放,并放在第一张照片前,便于浏览图片时查看说明。

④刻录、归档。采用只读光盘作为数码照片的保存载体,禁用磁盘作为长期保存的载体。同一年度产生的照片组文件夹一般刻录在一张或多张光盘上,并在光盘盒上标注全宗号、照片保管期限、照片组文件夹名称。光盘应刻录两套,一套封存保管,一套供查阅使用。

⑤保管。存放光盘要远离磁场,并与有害气体、强紫外光隔离,还要注意保持一定的环境温度,以减缓光盘退化,并防止霉菌滋生。

 

三、建立形成特色的照片档案

①学校荣誉类照片档案。我校不断深化教育改革,推进素质教育,多次被评为全国、省、市教育先进单位。近年又被评为省德育教育、省教学科研、省艺术教育、省电化教育等先进单位,获省、市基础教育成果奖一等奖,中国首届百强中学,平安校园,浙江省语言文字规范化示范校等等,并多次获得全国中学生数理化、自然学科和信息技术竞赛浙江赛区的第一名和团体优胜奖。会议室里挂满了大小规格不一的奖牌、奖杯、锦旗,档案管理人员就把它们拍成照片组卷。上级来校评估、老校友来访、成果展览时,这些照片档案就是学校的亮点,展示了学校的办学历史和辉煌成就。

②名特优教师风采档案。我校办学历史悠久,从中涌现出一批名特优教师,有全国劳模、全国优秀教师、省特级教师、省教坛新秀、市名教师、市骨干教师等等。制作教师风采档案时,就拍摄人物工作照,并在照片下附文字说明,文字说明应包括个人简历,工作简历,研究成果,论文情况等以全面反映名特优风采。

③优秀学子照片档案。我校学生活动丰富,社团活跃,学科、体艺竞赛等各方面成绩斐然,获奖学生层出不穷。如2006年就有:叶贤佳同学获第六届全国中学生生物联赛浙江赛区第一名、余越同学获23届全国中学生物理竞赛决赛银牌、顾颖颖同学获浙江省高中英语口语大赛一等奖、赵文昊同学获市级优秀学生干部等等,这些“效实园”的优秀学子,是全校学生学习的榜样。档案管理人员就从班主任处收集照片,并配以学生简介、学习感悟、获奖感想等,立卷归档。

④书画作品照片档案。我校多年来积累了大批在全国、省、市获奖的学生书画艺术作品,我们就把作品拍成照片,配以说明,能直观地、形象地显示我校艺术教学成就。

 

 

                                             20072

 

 

    

作者简介:龚颖尔,女,大专学历,在宁波市效实中学从事档案工作。20036月取得档案证,20046月取得助理馆员职务任职资格,同年8月被聘为助理馆员。20069月参加宁波市档案局档案信息化管理培训,取得宁波市档案人员继续教育结业证书。

联系地址:宁波市白杨街178号宁波市效实中学 邮编:315012

联系电话:87159596(办公室),1385788772(手机)

                                                  
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