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高校教学评估与教学档案建设的思考

发布时间: 2012-03-07    访问次数:    字体:【 】   
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摘要:高校教学评估促发了教学档案建设的生机,确立了教学档案的主导地位,充分体现了教学档案的价值。文章就高校教学评估如何促进教学档案建设作了认真的思考,以供同行借鉴和探讨。

 

随着高等教育的超常规、跨越式的发展,其教学水平,人才质量更是引起了社会的广泛关注,为促进高等教育的健康、可持续发展,各种形式的教学评估在普通高等学校普遍展开,如新建专业合格评估、本科教学评估、学士点授权评估、科研评估、校园文明建设评估、学校治安综合治理评估等,评估内容涉及到学校的各个方面,这是国家对高等学校办学水平和教育质量所进行的全面的系统的评价,评估的结果直接影响到一所高校的声誉和地位,是关系到学校前途的大事。高校的档案信息资源是高校办学的重要组成部分,是高校评估的基础和依据,特别是教学档案完整、系统地反映教学管理,教学活动的全貌,是高校教育改革和学校发展的真实记录,是作为教学评估的重要信息依据,其教学评估的结果与学校教学档案是否齐全、真实有着密切的关系。本文就高校教学评估如何加强档案建设进行探讨。

一、     高校教学评估促发了教学档案建设的生机

1、高校教学评估增强了全员档案意识。从高校教学水平、评估指标体系和评估指标标准的内涵中可以看出,评估是一项全方位的工作,从学校办学方针政策、目标定位、层次定位、专业建设计划到教师的课程安排、培训计划、学生的实践活动、会议通知等,它涉及到学校的方方面面。因此,从校领导到部门及二级学院领导,在各种迎评会议上都竭力强调教学档案的重要性,从动员会到一级一级的任务分解,都会具体安排教学活动中产生的教学档案如何收集,整理。几乎全校的教职员工都会切身经历教学活动资料的形成、收集和整理的过程。教学评估涉及范围广,影响大,在全员开展迎评工作的同时,也实现了全员档案意识教育的总动员,全校上下对档案工作产生了前所未有的重视,档案意识得到了全方位的渗透。

2、教学评估中教学档案的价值得到充分体现。教学档案信息是

教学活动的产物,是反映学校教学水平、教学改革与实践的重要信息。高校的教学评估指标体系中共有7个一级指标、19个二级指标和44个主要观察点,每个指标和观察点都需要大量的佐证材料,而这些材料大多是由学校的教学档案或教学档案进行加工的文字材料组成的。迎接教学评估准备阶段,全校各个职能部门和二级学院利用教学档案的频率空前频繁,对高校档案部门归档材料可以说是“扫雷”式的查阅,每位查阅者对自己部门评估项目有关的档案信息材料,通过目录、计算机等检索工具认真仔细逐一查阅,教学档案在高校教学评估中大范围、大数量地被利用,被重视,信息其价值得到充分体现。

3教学评估激活了全校的档案工作。《普通高等学校档案管理办

法》中明确指出“学校档案工作是办好学校的重要基础之一。各高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划”。随着高等教育的发展,高校档案工作也被排上议事日程,但还是不能与教学、科研等工作相比,但在教学评估中,高校教学档案备受重视。如浙江万里学院在迎接教学评估最繁忙、最关键的阶段,各单位都是加班加点作准备,一年一度的各部门档案立卷归档工作比平时完成得更及时、更顺利。由于领导重视,各部门兼职档案员又切身体会到教学档案在教学评估中的重要作用,都能认真做到评估、归档两不误。高校档案部门需要解决的困难,能在教学评估阶段顺利得到解决,兼职档案员收集教学活动中形成的材料比任何时候都仔细齐全,改变了以前手头有什么归什么现象。档案部门与各职能部门开展档案工作更和谐,更协调。教学评估激发了全校上下对档案工作的热情,改变了档案部门“一头热”的现象。

4.教学评估确立了教学档案的主导地位。档案工作要有所作为

才能确立一定的地位。在教学评估这个重要时期,高校档案部门要紧紧围绕教学评估这个中心,要有贴近中心工作,服务大局的意识,充分认识到档案对教学评估的重要性,精心安排、设计,发挥档案部门服务的功能,尽可能地满足每一位利用者的需求,主动热情地做好服务工作。教学评估中档案利用者纷纷查找有关评估的教学档案材料,而很多利用者对教学档案情况不甚了解。档案管理人员详细介绍档案室(馆)内档案内容、类型、特点,足够的耐心、热情回答他们提出的问题,主动提供有利于评估的档案材料,使利用者心中有数,有的放矢,当利用者满足需求时,也感到了教学档案的重要性。平时不重视教学档案归档的人,也感叹教学评估如果没有教学档案将会是什么样的结果。评估使人们重新认识和确立了教学档案的重要地位,达到了平时档案工作单纯宣传难以达到的效果。

二、     教学评估后对教学档案建设的几点思考

高校教学档案建设能否以教学评估为契机,不断巩固,持续发展呢?值得思考,这必须采取有效的后续措施。

1.加强宣传教学档案在教学评估中的重要作用。要大力宣传教学评估中教学档案利用成果,总结教学评估中教学档案存在的问题,表彰评估中教学档案材料收集齐全、规范的部门和个人,通过网络、报纸、信息简报等多种形式宣传档案在教学评估中的重要作用,以巩固和发扬档案工作地在教学评估中取得的成绩。

2.加强和建立教学档案的二级管理体系。随着学校规模的不断扩大,很多高校都设置了二级学院,而教学评估中除利用档案室(馆)教学档案外,还需要由二级学院提供的反映教学活动具体资料,如学生考试试卷及教师分析的材料、毕业论文等等,而二级学院档案管理还比较薄弱,缺乏有效的管理机制,这样造成了在教学评估中因丢失材料而紧张补救的被动局面,因此目前加强二级学院教学档案建设已势必行。

    1)建立起二级档案管理机制。各二级学院要确定分管教学档案建设的领导,确定专兼职档案管理员,成立二级学院档案室,投入一定的经费,由专兼职档案员负责学院教学档案归档,把二级学院形成的教学档案分成两块,一块按学校档案室(馆)要求移交归档,另一部分按教学评估要求存放二级学院档案室,并编目管理。二级学院要把教学档案管理列入学院议事日程,列入专兼职档案员的岗位职责,以改变下次教学评估时紧张应付的现状,解决评估材料准备工作周期长、难度大的矛盾,以便从容应付。

2)高校的档案部门要承担业务指导和监督的职责。要配备足

够的人员,有精力负责二级学院教学档案建设工作系统化、专业化的指导,制订二级学院档案管理的制度,定期进行检查、考核,引导二级学院档案管理向制度化、规范化方向发展。

3.          提高专兼职档案员整体素质。各职能部门要确定有责任心,

热爱档案工作人员担任专兼职档案员,高校档案部门要组织二级学院专兼职档案员学习档案业务知识,掌握现代化管理档案的技术,有重点举办各种类型的短训班,并组织参观档案工作好的兄弟院校,尽可能稳定二级学院专兼档案员队伍,使其不断积累经验,努力提高他们的档案意识和档案业务素质,为做好二级学院教学档案建设工作打下基础。

4.建立档案工作监督指导和考核机制。学校要建立部门立卷

归档的考核制度,制订考核的具体细则,高校档案部门平时要按要求进行监督指导,定期进行检查或抽查,每年考核评比一次,档案工作的考核结果与学校年终的部门和岗位考核挂钩,进一步规范二级学院和职能部门的档案管理。

5.          拓展教学档案信息资源的收集范围。高校档案部门要在保

持现有收集渠道稳定的同时开辟新渠道。随着教学的改革和创新,档案新兴领域不断涌现,教学档案信息渠道变得丰富而宽广。从教学档案形成来源看,有来自改革中新设的内部机构;有来自对学校的宣传报道的各种媒体;有来自学生社区的;与学校联合办学的企业;有国际合作办学的大学;由组织举办重大活动的各类临时机构等。从记载方式看,教学档案信息资源越来越趋多样化。它不仅仅以纸质文件为主,还涌现大量更有利于检索与贮存的数字化、虚拟化的电子文件,有录像带、录音带、照片、实物等。从记载的内容看,高校的发展使教学档案信息具有更丰富的内涵,如高校改制过程中形成的改制论证报告、请示、批复等反映历史转折的珍贵资料;学生创业公司成立的协议书、章程、请示与批复及运作过程中产生的内容;大学生素质拓展计划及实施方案、成果、总结等材料;大学生计算机、英语等级考试成绩册;高校升格的评估资料等,这些都是内容极为丰富的新兴教学档案信息资源,高校档案部门和二级学院要拓展收集渠道,尤其是运用校园网等方式了解掌握信息,广泛采集,及时归档,更好为高校发展和教学评估服务。

6.开发教学档案信息资源,创新档案服务功能。搞好教学档案信息的收集是高校教学档案信息资源建设的基础。但整个档案工作的生命力在于开发利用档案信息资源,开发教学档案信息更是当前高校档案工作的重中之重。高校档案部门要围绕学校教育教学这个中心,努力更新思想观念,认真分析、了解各部门和师生及教学评估工作对教学档案利用的需求动向,不断创新档案的服务方式和手段。改变被动的服务方式。一是要积极开展编研工作,要利用教学档案信息,根据教学工作和教学评估的需求,选择专题进行编研,把重要的教学档案信息编制成专题材料,运用便捷的方式传递给利用者。二是要运用现代化管理手段,积极推进档案信息化管理,把教学档案信息从纸质档案转化成数字化档案信息。通过利用档案网页、校园网及其相关网络,丰富信息量,突破原先的封闭管理模式,把存放的档案信息及时提供给利用者,真正实现资源共享,利用方便、快捷,以最大限度地满足利用者对教学档案信息资源的各种需求,为教育第一线服务。

高校教学评估的需求对教学档案建设提出了更高要求,教学评估也给教学档案建设带来了生机,不但指明了教学档案建设的方向,而且丰富了教学档案信息资源,使教学档案建设工作列入制度化、规范化的管理范围。教学档案是反映学校教育教学活动及改革的历史记录,以教学评估为契机,加强高校教学档案建设,不仅为高校正常化的教学评估奠定了良好基础,更是高校整体发展的需求。教学评估离不开内容丰富的教学档案信息资源,只有扎扎实实地搞好教学档案资源建设,教学评估才能得心应手顺利开展,学校事业发展才有良好的基础。

 

 

作者简介:王亚佩,女,浙江万里学院,副研究馆员,从事档案工作多年。联系电话8822227713646662377

                                                  
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