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公共图书馆如何建立规范的评估材料档案

发布时间: 2012-09-17    访问次数:    字体:【 】   
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 :在公共图书馆评估定级中,档案工作的优劣全面影响着对图书馆工作的整体评估,本文提出了公共图书馆为“迎评”如何建立规范材料档案的问题,并提供了建档的策略和办法。

关键词:公共图书馆 评估定级 档案建设

 

为了贯彻落实党中央关于加强社会主义精神文明建设的精神,进一步加强对图书馆事业的管理,提高图书馆工作质量和服务水平,促进图书馆事业的改革与发展,从1994年开始,文化部在全国公共图书馆系统每四年开展一次评估工作。这项工作的开展,对于强化各级政府对公共图书馆事业的投入,促进各级公共图书馆整体水平的提高,产生了积极的作用。2004年,在全国第三次公共图书馆评估中,宁波市图书馆被文化部评为国家二级图书馆(省级馆标准)。

一、“迎评”档案工作的重要性

对档案工作在图书馆评估定级中的重要性的认识,不应只限于就档案谈档案或就管理项谈档案,还应当考察档案在图书馆整体评估中所发挥的作用。仅以文化部下发的2003年《省级图书馆评估标准》为例,档案管理作为指标之一,分值只有12分,仅占管理项得分的13%,与评估总分相比更少得可怜,仅占1%,而且该评估标准对档案管理的要求并不高,只要求建立完备的职工考核档案、参考咨询档案、课题服务档案和业务辅导档案。因此,如果孤立地看待档案工作,便很可能导致对其在评估过程中的重要性的忽视,至多认识到它只会影响管理项的得分。然而实际上,在考核评估上述标准所涵盖的六大项工作时,多数情况下都需要提供有实证性的原始材料,单靠口头和书面报告远远不够。比如在评估大型读者活动时,就要求提供活动计划、方案、总结、活动覆盖面的统计数据、活动录像片段或照片、社会评价(如媒体报道)等原始材料,此刻,档案的重要作用就充分体现出来了。

二、“迎评”档案工作的分解与剖析

图书馆评估的过程实际上是收集材料、总结工作、深醒反思、发现问题、解决问题、整改、提高的过程,也是档案工作的建设过程。图书馆的“迎评”材料要准确、真实、全面反映出图书馆近几年为读者服务的全貌,反映出图书馆管理科学、业务建设、精神文明建设、氛围建设、事业发展的全貌,内容系统、具体,材料具有原始性,不能拘于形式和追求一致,更不能出现假冒伪劣。

在评估组依据《省级图书馆评估标准》进行考核评估时,至少在以下项目内需提供相关档案材料──

表一:办馆条件

标号

指标

分值

档案的作用

111

馆舍建筑面积

20

因不能实地丈量 需提供建筑图纸等

112

阅览室面积

5

同上

12

现代化技术装备

60

提供计算机、宽带分布情况图,计算机等设备购买发票

13

经费(补助经费、年购书费)

65

提供会计档案

141

学历结构

15

提供人事档案

142

职称结构

10

同上

143

领导班子状况

15

同上

144

业务人员岗位培训、继续教育

10

提供职工培训 考核档案

15

总藏量

15

提供业务统计报表

表二:基础业务建设

标号

指标

分值 

 档案的作用

21

文献入藏

75

提供当年业务统计报表

22

藏书质量

50

提供年文献采选方针文本、执行情况报告、呈缴制度文本以及地方文献统计表

233

从编目中心下载、上传书目/分编总数(%

15

提供年新购图书分编数统计表

242

文献保护

15

提供文献保护规章制度以及书库安全卫生情况记录表

表三:读者服务工作

标号

指标

分值

档案的作用

321

年外借册次 

30

提供业务统计报表

322

年流通总人次

20

同上

323

开架书刊册数/总藏量(%

20

同上

324

书刊宣传(种)

10

同上 

325

每周开馆时间 

15

提供开馆时间表

326

服务点、分馆(个)

10

提供服务点、分馆一览表及服务协议

328

送书上门、送书下乡服务

5

提供送书收条

33

检索、咨询服务

10

提供检索 咨询原始记录 

34

信息服务

45

提供定题服务、情报调研、跟踪服务等材料以及年编制二、三次文献

351

352

年读者活动次数、人数

25

提供年活动汇总表,各项活动计划、方案、总结及媒体报道、照片等

353

图书馆服务宣传周

5

提供活动计划、总结、媒体报道、照片等

36

社会教育与用户培训

10

提供举办各种社会教育培训班、用户培训班的材料

表四:业务研究、辅导、协作协调

标号

指标

分值

      档案的作用

41

业务研究

40

提供在省以上刊物或国际会议上发表论文、出版专著、科研立项及所获奖项

421

基层辅导工作效果及业绩

10

提供辅导工作报告、工作记录及有关基层馆材料

422

社区、乡镇图书馆(室)建设

5

提供社区、乡镇图书馆(室)建设材料

423

“共享工程”基层中心建设

5

提供“共享工程”基层中心建设报告

424

调查研究报告

10

提供调查研究报告原文

425

基层业务培训工作

10

提供培训计划、办班通知、学员名单、考卷

434

开展文献采购协调

10

提供文献采购协议

435

开展文献馆际互借

5

提供文献馆际互借协议

44

图书馆学会工作

10

提供图书馆学会工作计划、总结

表五:管理

标号

指标

分值

   档案的作用

51

人事管理

22

提供各种规章制度和考核记录

52

财物管理

8

提供此项管理的规章制度

53

设备 物资管理

8

提供此项管理的规章制度和财产登记簿

54

档案管理

12

提供所需的四种档案

55

统计工作

15

提供各种统计的月报表和年报表

56

57

环境管理

消防、保卫

30

提供卫生、消防、保卫计分考核表

6

表彰 奖励

20

提供表彰的决定、通报和奖牌证书

在以上列表分析的基础上再进行量化的统计分析,结果显示:在评估办馆条件时,需提供档案的项目,其分值占该大项总分的79%;在评估基础业务建设时,需提供档案的项目,其分值占该大项总分的35%;读者服务工作占该大项总分的69%;业务研究、辅导、协作协调占该大项总分的63%;管理和表彰、奖励占该大项总分的68%。在总分为1000分的评估标准中,需提供相关档案材料的项目得分高达640分。据此定量分析,我们可以毫不夸张地说,档案工作的优劣,对公共图书馆的评估定级有着全面的、不容忽视的影响。

三、图书馆建档工作的对策

1、成立“迎评”材料档案工作领导小组

图书馆成立了以馆长为组长的图书馆“迎评”材料档案建设领导小组,成员要包括部室主任及平常从事或熟悉这项工作的同志,为“迎评”提供强有力的组织保证,确保“迎评”工作顺利进行。

2、提高认识,统一思想,建立规范的材料档案

多次召开相关人员会议,认真学习上级相关文件,及时传达会议精神,把建档工作作为图书馆的主要工作来抓,强调建档工作的重要性、紧迫性,提高职工对建档工作重要性的认识,使每位职工都成为图书馆建档工作的主力军。

向职工宣传建档的重要性,充分发挥职工的能动性,从评估结果的好坏与职工切身利益的直接关系入手,使职工确实从内心感受到建档对图书馆评估的价值。

3、分解指标,层层落实,责任到人

根据评估方案和建档工作的要求,把责任落实到人,把任务具体到人。该干什么,怎么干,干到什么程度,什么时间完成,都有明确的要求。任务完成好的予以物质和精神奖励,完不成任务或任务完成不好的,在评先进、评职称、晋级等方面受影响,并接受相应的经济处罚。

4、建立高质量的、系统的评估材料档案

高度重视建档所需材料的收集、整理、归档工作。组织好材料是“迎评”的关键工作,来不得半点马虎。确保材料的真实性、连续性、系统性、规范性,组档时如发现原始材料有疑问,及时排查;如发现材料不规范,及时整理;如发现材料不真实,及时剔除,绝不造假、欺骗。材料中涉及的表格、数据,组档人员对照统计表、报表、帐目、清单、发票等一一核实,不允许出现材料中的数据与实际不符。围绕着“迎评”制定,下发一系列的表格,如“各阅览室年文献入藏量”、“各阅览室文献资料使用情况分析表”等。

5、围绕建档进行全面、彻底、系统的整改工作

在全面研究、分析材料及图书馆现状,对照“迎评”指标的基础上,进行彻底的自查,形成“图书馆现状分析及整改方案”、“关于解决图书馆迎评工作存在问题的报告”等,开展全面的、有针对性的整改,使图书馆的整体发展水平有一个质的、至少有个大的飞跃。

6、学习吸收已评图书馆先进的建档工作经验

图书馆参评不可闭门造车,作井底之蛙,学会吸收、借鉴各个已参评的公共图书馆先进的经验和深刻的教训。

 

 

参考文献
1.
李静. 图书馆档案工作. 图书情报与信息科学研究. 北京:北京图书馆出版社,1999
2.
田丽华. 图书馆档案管理与图书馆事业的发展. 图书馆学刊,2004(5)

3. 牛玉萍. 档案馆工作与图书馆工作浅析. 云南图书馆季刊,2005(1)
4.
欧阳红. 加强档案管理为图书馆工作服务. 晋图学刊,2002(3)

 

汪岚  馆员 本科   从事档案工作7

宁波市图书馆(永丰路135号)  

87249247

                                                  
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