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做好合资企业档案管理工作的若干设想

发布时间: 2013-02-05    访问次数:    字体:【 】   
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宁波港吉(意宁)码头经营有限公司 董珍群

摘要:本文阐述了企业档案工作的作用,提出了在现代化的国际集装箱码头公司进一步做好档案工作的若干设想

AbstractThis article elaborated the functions of the enterprise archive work , proposed the certain tentative plans of further to complete the enterprise archive work in the modernized international standard container berths company.

宁波港吉(意宁)码头经营有限公司(北仑四期)是宁波港集团有限公司与地中海(亚洲码头)公司、意邮(中国)公司合资组成的一个现代化的集装箱码头公司,建设共投入资金40多亿元,目前公司拥有长1400米岸线的4个大型专业集装箱深水泊位;目前配备有16 集装箱桥吊、40台轮胎式龙门吊,80 集卡及 堆高机、 正面吊等集装箱装卸设备。拥有世界上最先进的集装箱码头计算机实时管理系统。公司自2004630日投产以来,生产和经营得到了迅猛发展,2005年起已初步建立了通往世界各大洲的集装箱航线网络,拥有欧洲地中海线、欧洲线、地中海东线、地中海西线、美西线、美东线、黑海线、南美线、中东线、香港线、亚德里亚海航线等国际航线,2006年还荣获“中国港口杰出集装箱船舶装卸效率码头”、“中国港口杰出集装箱桥吊作业效率码头”等殊荣。本公司虽是一家合资公司,但公司高层十分重视档案工作,专门在总经理办公室下设置了档案室,给予相应的办公阅览室和档案库房,配置了电脑、空调、除湿机、复印机、碎纸机等设施、设备。由于我公司刚成立不久,档案工作起点不高,


上级集团公司档案管理部门,十分关心本公司档案工作,多次从业务上给予指导。为使本公司档案工作上等级,公司领导也非常重视档案工作,给档案室配置了专职档案管理人员,部门领导也常在日常工作上全力支持档案工作。总结这几年工作实践,可知企业档案在我公司有以下几点主要作用:

1)依据和凭证作用。企业档案是企业各项活动的真实记录,是企业可持续性发展的核心资源。企业档案对企业生产力的所有组成要素(生产者、生产对象、生产工具、生产管理)都可以产生影响。例如,我公司目前所配备的设施、设备其各种技术参数媲美全球各地最新、设备最完善的集装箱码头,其相应的设备使用手册、合同等所形成的科技档案必将是维护、使用、检修设备对象的依据。同时,随着企业法律事务逐渐增多,企业档案的凭证作用也越来越凸现,企业档案具有的这一特性是其它一般文件不可替代的。

2)借鉴和参考作用。企业档案的主体——科技档案是一种智力劳动成果,许多科技档案是可以重复利用的。企业产品更新换代,扩大基本建设,改造引进新的项目等,都可以参考原来相应的档案,例如,码头泊位建造中留下的图纸,对扩大基本建设有着不可忽视的借鉴和参考作用,套用图纸可以节约费用,降低成本,提高效率,争取时间。财务管理人员,可以借鉴财务档案,分析企业经营运作状态,改良企业经营之道等等。

3)企业档案是企业竞争的宝贵资源。中、外企业家们都把自己企业的档案资料看作是企业存在和发展的珍宝,对档案强调该保密的要保密。一个合资型企业更应在对外事务中不断增强档案安全意识,保管好企业核心技术秘密和经营秘密。企业档案工作只有适应企业正常生产、迅速发展的需要,收集并在关键时刻提供企业生产经营最需要、最关键的信息,才能使企业在市场竞争中立于不败之地。

要充分发挥企业档案管理工作在现代合资企业中的作用,我们还得从档案的基础工作着手,特提出以下几点设想,请商榷:

1.加强档案管理人员队伍的建设。随着企业的发展,设备、设施会越来越多,技术改造和创新也会越来越多,企业经营也会越来越丰富,需要专职档案管理人员的知识面也将越来越宽,为此,应该在公司和各部门建立一支专兼职结合的档案工作队伍。同时,由于本公司生产调度通过集装箱计算机实时系统进行,办公越来越采用自动化系统,因此,档案管理工作人员的观念和技术也要发生创新。首先,档案管理工作人员须掌握档案业务知识。其次,档案管理工作人员也应该能熟练掌握和运用现代计算机知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理等知识。这样才能更好地使收集的档案发挥应有作用。可通过逐级开展业务指导和技术培训等活动,来提高专兼职档案人员的档案业务素质和现代化管理素质,尽量使文档目录电子化,使他们所做的工作规范化,若文件级目录采用数据库形式,本着统筹规划、统一标准的原则,数据字段名应该采用《宁波市进馆档案机读目录数据交换格式》中的代码,最后,还要促使电子文档与纸质文档一并归档,减少不必要的重复劳动,从而保证文档及文档目录移交的质量。一支高素质的档案队伍,是奠定档案事业长足进步、持续发展的根基。

2.档案管理人员要加强相关宣传工作。要提高整个企业的档案意识,档案工作者自身是关键。一般而言,企业领导重视的是生产经营工作所带来的直接效率与效益,合资企业尤其如此。然而档案工作只有得到上级领导的关心,各部门的支持,才能利于档案工作的开展,使档案事业稳步发展。为此,档案工作人员要利用各种机会宣传档案工作的作用。要想方设法让大家来利用档案,通过利用档案来促进企业的技术革新,促进生产效率的提高和总成本的节约,让大家看到做好档案工作实实在在的好处,让企业上下真真重视起企业档案工作。

3.   加强企业档案的归档意识,做好档案初始化阶段的工作。企业档案工作的一种特性就是随意性。由于管理者素质的差异和对档案工作重视程度的差别,在档案工作上往往存在很大的随意性。档案工作不单是档案工作者的工作。更应做好应立卷归档材料的收集、整理、移交、归档的全过程工作,它依赖于该档案形成的整个过程的所有人员:档案形成部门领导(重视与订嘱)、文件形成者(内容支持)、文件工作者(细心收集与仔细整理)、计算机技术专家(网络技术等的支持)。个别部门领导对自己负责的项目完成后,一些该归档的资料要么未保存或保存不全(只注重经济效益,忽视基础管理),要么放在自己办公室里没有及时移交(有自发的档案意识,认为档案很重要,只有自己保存才放心,利用起来也方便)。然而由于公司人员岗位变动等原因,容易造成档案归档不全、甚至丢失等现象发生。几年后一些有用的资料,就无法找回或找全。当要用时,只能重新开辟新路线,须必造成直接经济损失。为此,我们的档案工作人员应积极转变思想,化被动主动,对所有经手有归档价值资料的人员要加强档案意识的教育,让这些人懂得他们所做工作的重要性。

4.加快档案管理的自动化、信息化建设步伐。企业档案管理的自动化是当今社会的发展趋势,早在90年代初,宁波港集团已经采用了用FOXPRO编写的档案管理软件,随着计算机技术的迅猛发展,档案管理软件也将必然地随着操作系统的更新而得到更新。十五期间,国家也明确了全国档案信息化建设的目标和主要任务:本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则,加快档案信息化基础设施建设,加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,推动馆藏档案的数字化和数据库建设,开展公众网上查询档案信息服务,加快推进档案信息化标准体系。为此作为合资企业,应尽可能地充分发挥现代化集装箱公司的人才优势,充分运用现有公司的计算机和网络系统,适当增加硬件设施和软件的投入,在上级的统筹规划、统一标准下,开发或应用符合档案管理标准规范的档案管理软件,提高档案管理信息化、数字化、网络化水平,适时地建立面向企业、服务企业的档案网页,积极开展网上查询档案信息的服务,解决档案借阅难的问题。促进档案事业的迅速发展,为公司的生产经营,经济建设提供更好的服务。当今时代是以知识和信息为主要特征的时代,档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行,档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的各个领域中发挥不可替代的作用,为此我们必须加快档案管理的现代化建设步伐。

5重视档案的统一管理工作。企业档案的种类很多,有文书档案、科技设备档案、科技设施档案、财务资产档案、人事档案等等,因种种原因,有些档案可能分属不同部门管理,为此,档案管理人员要促使领导重视档案的统一管理工作。正如原国家档案局长毛福民指出的那样:企业档案实行统一管理是企业内的档案工作要统一领导,统一制度,档案部门和档案人员要统一管理企业的全部档案。 企业各项档案要按档案工作要求,按统一规范做好各项档案。

6)加强档案工作的外部交流与合作。

著名物理学家海森堡有一句名言:科学扎根于交流,起源于讨论通过交流,能深化和完善自己对问题的认识,拾遗补阙。从而达到获取新知、启迪思维、开拓思路的目的。尤其对于档案工作刚起步不久的公司档案管理人员更需要学习他人的成功理念和经验。同时,公司也可以立足于本企业,充分利用公司现有的优势,与其它部门、其它行业建立合作关系,搞好档案的现代化管理工作。

随着社会的飞速发民,合资企业将来可能会形成很大一部分新兴的档案,对档案的管理和利用将会给档案人员提出新的课题,因此,合资企业档案工作要在新的形势下,围绕着建设社会主义核心价值体系,为建设和谐文化,巩固社会和谐的思想道德基础,不断探索出更好的管理方法,从而更好地为企业创造效益,为社会提供服务。

二〇〇七年三月十二日

作者简解:董珍群,女,大学本科,高级讲师,长期从事计算机教学与管理,曾发表过多篇计算机方面的论文。现在宁波港吉码头经营有限公司档案室工作。联系电话:27696267(办)、13858240675。

                                                  
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