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档案多媒体编研之路

发布时间: 2013-04-27    访问次数:    字体:【 】   
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长期以来,档案编研主要是围绕纸质档案为载体的传播方式展开的,最终形成的档案编研成果也是纸质材料为主的档案汇编,工作范围比较窄,表现形式单一。随着多媒体技术的发展进步和基于网络的应用领域拓展,利用多媒体技术开展档案编研工作使得编研成果从纯文本为主的单一形态变为多媒体视、听、读的多维信息,并基于计算机和网络技术将丰富多彩的编研成果呈现给更多的读者。

 

一、档案多媒体编研的定义

多媒体技术是利用计算机对文字、图形、图像、动画、音频、视频等多种信息进行综合处理、建立逻辑关系和人机交互作用的技术,其特点是图文声像一体化、交互式可操作性、海量存储、强大的网络功能。

档案多媒体编研工作是利用多媒体技术的特点,立足数字化馆藏,将档案数字化信息以多种形式特别是基于计算机和网络的图文声像一体化、交互方式,提供给利用者的工作。作为计算机和网络发展与档案编研工作相结合的产物, 档案多媒体编研提高了档案信息传播的生动性、形象性,使编研成果更具吸引力、感染力。

档案多媒体编研工作相对于传统编研,具有诸多优势:首先档案编研载体及传播媒介从有形实体向虚拟网络转变;其次档案多媒体编研工作简化了档案汇编的出版流程,省略了出版社—印刷—发行—零售等多个环节,特别是网络拓展了档案编研的传播范围, 突破了发行数量的制约,更有利于档案编研工作发挥其服务作用;档案编研通过数字形式进行传送, 无疑降低档案汇编的编研成本,缩短了出版周期,加速了信息的传递速度。

 

二、档案多媒体编研的准备

俗话说,巧妇难为无米之炊。多媒体编研的准备过程就是对多媒体档案资料的积累,包括在活动中直接形成的多媒体文件和馆藏档案的数字化过程,也包括对多媒体档案内容的录入专题数据库的过程。

在档案数字化的准备过程中,首先必须有一个统一的文件格式标准。国家档案局在《档案管理软件功能要求暂行规定》中对于多媒体档案中的通用文件格式进行了规定:文字型推荐使用XMLRTFTXT格式;扫描图像推荐使用JPEGTIFF格式;视频文件推荐使用MPEGAVI格式;音频文件推荐使用MP3WAV格式。可以看出,多媒体档案基本类型包括了文字型、扫描图像、视频、音频四大类。

其次是在统一的文件格式基础上,对各类工作中形成多媒体文件或者馆藏档案数字化积累过程,这些包括:

1、多媒体档案实时采集。

党委、政府的各类重大活动视音频信息,通过电视或电台直接为广大群众所了解,此类党委、政府重大活动视音频档案成为档案部门收集或采集的新型档案资源。例如档案馆对《镇海新闻》和每周专题新闻进行视频实时采集,以AVI格式刻录成光盘保存,并根据主题内容进行录入视频档案数据库,便于以后的搜索和编研。

2、馆藏档案的数字化。

所谓馆藏档案的数字化,利用多媒体技术对多种载体形式记录方式的档案信息如文字、图形、图像和声音等进行处理,从而使馆藏纸质档案、照片档案、录像档案等转化为多媒体档案,并将其内容著录入对应的专题数据库的过程。

录像档案数字化过程包括录像档案数字化,存入硬盘,数据著录并刻录成光盘异地保存。

纸质档案数字化系统以高速扫描仪为信息入口,将纸质档案进行逐项扫描、格式转换、文件压缩、加密控制,然后存放在指定位置,并将文件与档案数据库对接,即可形成一定格式的数字档案。

照片档案的数字化,是使用扫描仪对档案档案进行数字化转换,应用计算机图像技术对数字图像进行处理并用各种数字图像的输出手段进行复制,从而对形成内容著录入照片数据库的过程。

3、平时活动的多媒体档案收集。

随着职能活动的开展,各部门都会产生一些正式文件的电子文本,活动中拍摄的数码照片或者录制的视音频资料,这些是多媒体档案的重要组成部分,也是每年向档案室移交的档案中最容易忽略的部分。建议每年让各部门和文书处理人员直接将本部门形成的文本文件、多媒体文件分类整理后通过局域网、发送到本单位的服务器上或者刻录成光盘移交给档案管理人员。

 

三、档案多媒体编研的实践

档案多媒体编研就是对基于如上传统档案编研的创新尝试,采用了多种表现形式,是档案编研工作的新生事物。编者根据多媒体档案的格式分类,对多媒体编研有如下体会:

1、文字型编研:此类编研主要是基于XMLRTFTXT格式文件,原始资料包括在平常活动中直接形成的电子文本,也包括对馆藏档案进行扫描、文字识别后形成的电子文本。首先要保证电子文本要与原始档案实体的一致性,特别是扫描、文字识别后的电子文本必须经过仔细校对;其次文字型编研不仅仅是相同类型文件的汇编和目录编写,还包括对文本进行合理布局和编排,如数据型文本可用图表类型来表示;最后根据需要固化编研成果,例如制作成电子书、幻灯片(PPT文档)或者PDF文档等,其中电子书便于读者阅读,幻灯片便于演示,PDF文档有利于保持文档的原始性。

2、数字图像编研:此类编研主要基于JPEGTIFF格式扫描图像和平时活动中形成的数码照片。首先应综合考虑图像质量、存储空间、扫描时间、还原输出等因素选取分辨率,同时对扫描图像进行图像处理,纠正照片档案原有和录入后的偏差,如校色、锐化、修饰等除去照片老化或扫描不当而造成的瑕疵;其次是根据主题内容或专题进行分类、著录、布局和编排,例如根据会议不同对照片进行分类,然后按时间先后对照片进行编排,同时对照片形成时间、主要内容加以简单文字说明;最后根据需要固化编研成果,如用专门软件制作相册VCD、幻灯片、FLASH文件等,其中相册VCD可便于利用VCD播放器在电视上观看,FLASH文件便于网络传播。

3、视音频编研:此类编研主要基于MPEGAVI格式的视频文件和MP3WAV格式音频文件。首先应考虑视音频质量、存储空间等因素选取帧数,并对原始视音频文件进行修整和分段处理,例如如对音频文件进行降噪处理及对视频选取需要的段落等。帧数是视音频清晰度的重要指标,应根据存储空间限制选取合适帧数,一般的CD刻录盘容量为650MB,而一般DVD刻录盘容量为4.7GB;其次是根据内容进行分类、著录、布局和编排;最后根据需要固化编研成果,如VCDDVD)专题片、MP3文件等。例如《平安镇海》专题DVD的制作,首先是从《镇海新闻》数据库中查找所有关于平安镇海专题报道的内容,从保存的文件中选取所需的段落,然后通过专门软件将所有段落按时间先后合并,根据段落内容和时间编辑DVD根菜单和子菜单,最后刻录成可用于DVD播放器直接播放的DVD光盘。

4、档案网站编研:档案网站的多媒体编研不仅是以上文字、图像、视音频多媒体编研的综合,而且有自身的特点。首先由于网络浏览的限制,图像的分辨率和视音频文件的大小必须符合网页和带宽的要求,比如全屏图像推荐分辨率为800×600;其次网络编研必须符合网络链接的特点,在内容目录的基础上,图文并茂地层层推进供读者点击,以便于读者更快地取得所需要的讯息;最后由于网络的共享性,必须在便于读者利用的前提下,标示档案多媒体编研成果的版权信息,例如利用专门软件在提供的图像和视频文件编上自身版权信息水印从而防止被盗用。

随着以档案信息资源建设为核心,以档案网络建设为基础,以档案信息资源社会共享为目标的档案资源信息化建设快速发展,档案多媒体编研工作必将得到更快的发展。我们应认真审视多媒体技术对档案编研工作与理论的冲击,准确把握多媒体技术带给档案编研工作的机遇,及时调整编研观念,认清未来档案编研工作的格局。只有这样,我们才能做好新世纪的档案编研工作,为国家与社会的进步与繁荣做出应有的贡献。

 

作者:罗勇勇      镇海区档案局    大学本科

从事档案工作2     联系电话:86280628

参考文献:

1、吕榜珍:《多媒体档案的采集、组织与传输》,《档案学通讯》,2004年(1

2、江凤金:《档案多媒体编研的基本方法》,《兰台世界》,2004年(8

3、樊如霞:《论档案编研网络化生存》,《档案学研究》,2004年(3

                                                  
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