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关于干部档案工作信息化建设的几点思考

发布时间: 2013-05-06    访问次数:    字体:【 】   
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【摘要】 随着经济体制改革和干部人事制度改革的不断深入,传统的干部档案工作越来越显现出局限性,因此实现干部档案工作的信息化是干部档案工作改革创新的突破口,势在必行。干部档案信息化建设能有效提高对干部档案信息的综合处理、管理能力;能变被动服务为主动服务;能进一步开发干部档案信息资源,挖掘干部档案潜在价值。

关键词:干部档案工作    信息化建设

 

干部档案是组织部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩等内容的文字资料,并按有关规定进行整理后组成的,是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据是党和国家干部工作的重要组成部分,是做好干部工作的基础随着经济体制改革和干部人事制度改革的不断深入,新时期如何提高档案管理水平,如何开发档案本身所具有的潜在价值,使档案成为真正的信息资源,使之更好地为干部人事工作和社会主义现代化建设服务,已成为一个崭新的课题。

一、传统干部档案工作及其弊端

干部档案涉及干部个人一生经历,是干部个人信息的存储库,由确凿的原始材料和历史证件构成,真实可靠,能全面展现干部工作、生活等方面内容,并且随着干部个人信息的变化而不断产生新的文件资料。“档随人走”,干部档案将跟随干部个人一生。

传统的干部档案工作是以干部档案实体管理为主要手段,档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等环节都是靠手工劳动完成,繁琐而低效,而且就每一个干部而言难以形成综合性的信息资料。

传统的干部档案工作其服务方式已无法解决需求信息面大、提供数据快捷、准确、系统等诸多方面的矛盾。档案资源利用难、利用烦,如每一次的干部调整都要通过查阅档案来掌握干部基本情况;档案资源利用难、利用烦,还使一些人事干部利用档案懒,新形成的材料内容不真实现象存在较严重,如出生年月不准确,有的干部甚至根据需要随意填写出生时间和参加工作时间,严重影响档案质量。

传统的干部档案工作在一定时期有它的科学性,但随着形势的发展和干部工作对干部档案管理要求的变化,就显现出它的局限性,因此干部档案的管理必须紧跟干部工作的要求,由传统的档案实体管理体制向着档案信息管理、档案信息服务、档案信息开发三位一体的新体制转轨。实现干部档案工作的信息化是干部档案工作改革创新的突破口,势在必行。

二、干部档案工作信息化建设的特点

干部档案工作信息化,有利于提高对干部信息的综合处理、管理能力。充分利用计算机对档案信息进行审核处理、管理利用,实现档案数据处理的信息化,这不仅使管档人员摆脱大量重复的手工操作,大大提高工作效率,也使信息传递和信息利用的范围、速度、方式、效能进入了一个崭新的时期。例如,职务、职称、学历、学位、工资、个人简历和个人的基本特点等信息输入计算机建立干部信息库,利用计算机直接产生干部任免呈报表、审批表、基本情况表、干部名册,这既提高了干部工作运转速度又保证了干部个人信息的准确,可以收到事半功倍的效果。

干部档案工作信息化,有利于转变干部档案工作服务方式,变被动服务为主动服务,提供其他领域和个性化服务。档案工作最终的目的是提供服务,满足社会需要,这是档案工作的生命力所在,能否为干部工作提供有效服务是检验干部档案工作好坏的主要标准。利用计算机管理干部档案,改进档案的检索和查阅方法,使查档人员在不直接接触干部档案的前提下查阅干部档案原件,提高档案查阅速度,同时也有利于加强干部人事档案的保密和安全。例如:2006年年底的公务员工资改革工作,利用计算机从已经建立完善的干部信息库中直接调用部分干部的任职经历、参加工作时间等,减少了查阅干部档案工作量,同时也减少了对干部档案磨损,工作效率明显提高。

干部档案工作信息化,有利于开发档案信息资源,挖掘档案潜在价值。通过建立干部信息库,将大量的信息资料通过计算机储存,使干部档案真正成为一种信息资源,并及时维护和更新信息。利用计算机处理干部信息,进行干部平均年龄计算、男女干部人数统计、任职年限统计等,大大提高整个干部档案信息的开发与利用工作的全面性、准确性和时效性,进而推进整个人事工作的大变革。

三、干部档案工作信息化建设的措施

一是做好干部档案的审核工作,多层面多角度采集数据,为干部档案信息化建设提供准确信息源。干部档案的审核工作是一个去伪存真的工作,审核工作要坚持“每一项干部信息必须在干部档案中都能有相应的文件资料来反映,每一项信息的变更必须要有凭证,符合相关政策及干部人事工作的规定”,这是干部档案审核的基本准则,发现与实际不符的信息要坚决修正,发现办理信息更改手续不全的要补办完整。尽管档案审核工作的工作量大,并且有一定的难度,但却是一件一劳永逸的事情。这是实现干部档案工作信息化建设的基础。

二是要有一套紧密结合干部人事工作和干部档案工作实际,行之有效的干部档案工作软件。要具有档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等功能的干部档案日常管理软件,以及干部个人信息数据录入后能产生干部基本情况表、干部任免审批表、干部退休审批等干部人事工作内容的干部信息库。如下图:

 

 

 

这是实现干部档案工作信息化建设的关键,开发的软件功能如何直接关系到信息化建设的水平。

三是要加强培训,建立一支高素质的档案工作者队伍,使档案工作者不仅是干部档案业务知识的行家里手,同时还是懂得计算机知识的高手,能及时准确地对干部档案工作软件进行维护,对信息数据进行更新,为干部工作提供优质服务。

干部档案工作信息化建设不是一朝一夕、一蹴而就的,不能只凭一时的热情,是一个需要在干部档案工作中不断摸索,不断实践,发现问题,改进问题、逐步完善,循序渐进的过程,且永无止境。

 

 

 

 

 

 

 

作者简介:

周苇芳        大学学历    镇海档案局工作 助理馆员

2000年从事文书档案工作 2005年从事干部档案工作

联系电话:86299086 联系地址:镇海区招宝山街道胜利路155

                                                  
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