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浅论电子文件的管理

发布时间: 2013-06-08    访问次数:    字体:【 】   
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摘要:随着办公自动化的广泛应用,越来越多的电子文件不断产生,许多单位和部门日常使用和产生的电子文件数量甚至超过了纸质文件,电子文件的收集积累和保存,已成为档案部门面临的一项重要任务。本文结合笔者的工作实践,就电子文件的管理问题谈一谈自己的认识。

一、电子文件定义

所谓电子文件是在指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性

材料为载体的文字材料。与传统的纸质文件相比较,电子文件有以下特点:

1、电子文件不再是直观的纸质文件,对现代化办公设备的依赖性很高,必须借助于计算机等设备才能阅读利用;

2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递,可共享,也不再受时间和距离的限制;

3、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,对场地要求不高,但对环境的温湿度、防灰和防磁性的要求很高。

二、电子文件的收集

电子文件来源广泛,形成者不仅有信息管理与计算机技术人员、业务管理部门的承办人,还有数据录入员等。由于目前多数单位电子文件形成后大多分散在承办人员的计算机中,缺乏统一管理,同时,电子文件的信息形态及其组成一般要比纸质文件复杂,文字、图形、声音、图像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容,造成电子文件的多媒体集成性。因此,档案工作者必须从电子文件形成的源头进行有效控制,对电子文件及时进行收集、积累并脱机保存。应该抓住电子文件形成之初这个关键环节,及时对其加以收集进行逻辑归档,才能保证电子文件的完整性和真实性。

三、电子文件的鉴定

对电子文件的鉴定是我们需要加以着重考虑的问题。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均发生变化。原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。因此,档案工作人员在电子文件归档前,一要认真进行鉴定,区分文件价值,只有对本单位工作具有查考利用价值的,才有必要进行归档;二是由于部分电子文件保持期限较长,其读取软件的操作系统可能随着时间的推移不再具有兼容性,因些,同时定期要将有关电子文件的读取软件和操作系统同步归档。

电子文件的真伪鉴别一直是文件管理和档案技术的难点。档案部门所保管的电子档案,应该是文件的原件或真实的电子文件;否则,电子档案就失去了凭证价值。文件制发单位必须将电子文件的原件归档,以保证电子文件的原始性,以维护电子文件的凭证性和依据性。档案部门应将电子文件的隐形条码与该文件一同归档,以维护电子文件的权威性,并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人,使之与原件相区别。此外,还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完整性、文件办理过程的完整性等等。

由于电子文件进入网络运行后,其复制是其为便利的。同时也不能排除个别别有用心者对文件或档案进行篡改。这样,我们必须认真考虑电子文件的真识别问题。本人认为:电子文件制发单位可在机内输入隐形条码,使之与伪造或复制件相区别。当网上用户使用任何一份文件时,他只知道该文件内容,而无法知道该文件条码。同样,只有具备隐形条码的电子文件才是原件,才能作为凭证或者依据使用。

四、电子文件的归档

鉴定后的电子文件应及时归档。2006年浙江省颁布了第一个电子文件归档的管理办法,对省直单位的电子公文归档的管理职责、归档范围、归档要求等,都作了详细的规定。明确了档案部门的管理职责、对电子公文进行了分类管理。档案工作人员应参照《浙江省省直单位电子公文归档管理暂行办法》,由电子文件的使用和产生部门、档案部门、计算机与信息管理部门共同制定本单位的电子文件管理标准,明确电子文件的归档内容:1、确定电子文件的归档范围:文字材料、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件等;2、明确归档时间。电子文件可视具体情况,年度归档或者阶段归档,因涉及到电子文件的技术环境条件,存贮介质的质量、寿命等问题,归档时间一般以不超过23个月为宜;3、归档份数。一般拷贝二套,保存一套,供借阅一套。即使在网上进行,也要保存一套,必要时应保存两套,其中一套异地保存,以提高安全性和可靠性。4、归档要求。要遵从归档各阶段的规定,准确说明配套的软、硬件环境。5、归档方法。将最终版本的电子文件存入磁、光介质上。也可压缩归档,采用数据压缩工具对电子文件进行压缩,然后刻入磁、光介质上。6、对于有连续运行要求局域网或者其它特殊网络,为防止文件丢失,可采用短期归档方式,即备份系统归档,将要归档的电子文件在网上进行备份或临时存入系统服务器中,,到年终或系统停用时再进行拷贝,单独归档。归档的电子文件格式尽可能使用通用标准,归档后还应进行一致性的测试。鉴于目前电子文件的法律效力尚不明确,电子文件本身也存在技术缺陷,电子文件应与纸质文件同步归档,实行“双套制”:一方面着手建立和运用计算机网络环境下的具有许多特征的电子文件;另一方面还要继续保管实体档案,同时逐步建立数据副本,实现档案信息资源在现代社会信息平台上的运转。这样既可解决归档文件的凭证依据问题,又可解决归档文件的提供利用和资源共享问题,以达互补之目的。

五、电子文件的保管

电子文件的特性决定其在保存与维护上比纸质档案复杂。以磁盘、光盘为载体为电子档案容易受保存环境、设备、技术等因素的影响。对温、湿度要求较为严格,温度过高或者湿度过大,会直接影响其寿命。防止强磁场和有害气体的侵害也很重要,最好使用专门的防磁柜存放。要确保电子文件质量,需要进行有效的检测与维护。另外,电子档案是以数码形式通过技术与专用设备存储在磁性或光盘等介质上,利用时不可直接阅读,要在计算机上采用这种记录档案信息内容的技术和设备,进行逆处理还原、输出,才能识别它的信息内容。但是计算机软硬件更新速度较快,容易造成阅读困难,因此归档时要连同相关支持软件及应用系统一并归档。同时应定期对电子档案进行检查,遇有问题及时采取补救措施,以防止信息流失。

六、电子文件的利用

档案工作的根本目的在于利用,首先必须建立起一整套科学、严谨、合理的电子档案管理制度,实现电子档案管理的标准化和规范化,使电子档案在产生、运行、管理过程中有法可依,有章可循,保障其工作顺利开展;其次,要把好数据库质量关。在数据管理方面应建立健全数据质量管理体系,根据本单位的实际情况,制定严格的数据质量考核指标,责任到人,并定期检查,常抓不懈;三是做到馆室共建,应将计算机录入工作分散到该立档单位的内设机构。由内设机构负责归档文件的计算机录入,档案室在接收归档文件的同时接收电子目录,并奖其合并为本单位的档案目录数据库,同时将重要的文件原文扫描,进而向档案馆移交电子目录,形成档案馆的电子档案目录中心。对于档案馆来说,其主要是负责对各立档单位电子档案目录库的形成、积累、保管、整理的指导和监督;接收和转换各档案室移交的电子档案目录,形成目录数据库;四是充分利用信息安全技术,切实保障档案信息数据库的安全,如配置防病毒卡和查杀系统并且要不断升级;设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等等,确保电子档案的安全。因此,档案人员知识结构的变革迫在眉睫。档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新,引进、消化、适应信息技术发展的需要。可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

作者简介:虞瑾,女,宁波市规划局镇海分局,大学,馆员电话:86371261

                                                  
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