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学习国家档案局第8号令 扎实推进机关档案工作

发布时间: 2013-10-10    访问次数:    字体:【 】   
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                               慈溪市档案局 卢亚君

 

【论文摘要】与1987年的两个文件相比,新《规定》无论在内容上还是在形式上都有较大的改变。通过对两套文件进行比较,找出其异同点,对如何宣传、贯彻《规定》精神,推进机关档案工作法制化进程具有重要意义。

 

    20061218,国家档案局颁布了第8号令——《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(简称《规定》),浙江省、宁波市档案局纷纷转发,要求各地、各部门学习《规定》内容,贯彻《规定》精神,并以此为契机,推动机关档案业务工作。笔者作为一个基层档案工作者,想就《规定》与国档发198727号文件《机关文件材料归档和不归档的范围》及附件《文书档案保管期限表》(简称《范围》)进行比较,并就如何借机推动机关档案工作谈点自己的体会。

    一、《规定》与《范围》的相同点

1、依据相同

都是以《中华人民共和国档案法》为母法,结合具体的国情制订的,对规范机关档案工作,正确界定机关文件材料归档范围,准确判定档案价值,确保国家档案资源的齐全、完整起到积极的推动作用。

2、目的相同

都是为了完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的各种门类、各种载体的文件材料,便于各级党政机关和人民团体正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用。

二、《规定》与《范围》的不同点

1、可操作性强

粗看《规定》与《范围》,觉得两者的区别不大,只不过将长期改为三十年,将短期改为十年。但是细细一研究,又不是这么一回事。《规定》把保管期限由原来的永久、长期、短期改为永久和定期两类,对定期实行了标时制,分30年和10年两个期限,时限规定更为明确。并对有些内容进行细化、修改,把涉及保管期限界定的条款由原来的63项增加到84项。如《范围》中有一条“本机关对有关人员的处分材料,影响大、问题严重的,永久保存;一般的,长期保存。”这条规定比较含糊,到底怎样算严重,怎样算一般的呢?原先在操作时不好界定,全凭感觉走,有时本着靠长不靠短的思想,一律放在永久,使馆藏档案数量增加,挤占了有限的馆藏空间,增加了档案鉴定工作的难度。《规定》中把这条改为“受到警告(不含)以上处分的,永久保存;受到警告处分的,保存30年。”大大提高了可操作性。

2、突出“以我为主”

《规定》指出,各机关的文件材料归档范围应突出立档单位的主体地位,把涵盖本机关主要职能工作的所有文件材料纳入归档范围。在具体篇幅编排上,把反映本机关主要职能活动的十大类内容放在前面,把《范围》中占较大篇幅的上级机关、同级机关和下级机关的内容概括成三大类放在后面,只占很小的篇幅,使主次分明,充分突出本系统、本机关的职能特色,体现了“以我为主”的思想。

3、强调“以人为本”

保存档案的最终目的是为了使用。随着国家出台的一些社会保障政策,退伍军人、原企业行政编制人员、特殊工种岗位职工等人员为了享受这些政策,纷纷到档案部门查阅本人入伍、退伍、录用、解聘时间及当年的工资清单、人员编制等情况。《范围》中把“干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料”,以及“本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根”,一律规定为长期保存。有些单位未对与人相关的文件材料引起重视,致使这些在现在看来最重要的档案被丢失、毁弃,引发了一些群体性上访等事件,严重影响了社会的安定团结。《规定》则把这些与个人利益密切相关的文件材料定为永久保存,较好地体现了构建社会主义和谐社会的精神实质,为今后的查考利用打下了扎实的基础。

4、与时俱进,扩充内容

《范围》于198712月发布,距今已近二十年了。这二十年间,经济飞速发展,社会日新月异,新事物、新领域不断涌现,新名词、新概念不断吸引着我们的眼球。随着改革开放的不断深入,档案工作理论与实践的发展,办公自动化的日益普及,20年前制定的文件难以完全适应新形势的需要,给档案的鉴定和移交进馆等工作带来了一系列影响。针对这种情况,《规定》扩充、新增了一些归档范围。如增加了行政执法、行政审批、产权关系等门类的档案,并对其保管期限作了较为细化的划分。把案件档案、行政审批档案等一些在实际中已经存在并已经在操作的档案及其种类,写进了档案的规章当中,成为今后执法的依据与结果。

5、“备案制”改为“审批制”。

1987的《范围》中规定,各机关制定的文书档案保管期限表在经本单位领导批准施行后,报档案行政管理部门备案。《规定》则改变了备案的做法,即各机关编制的本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,要经同级档案行政管理部门审查同意后才可执行,加大了档案行政管理部门的管理力度。

三、学习新《规定》,扎实推进机关档案工作

1、统一思想,认真学习

国家档案局以局长令发布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,首次将《规定》上升为行政规章,充分体现了国家档案局对这项工作的高度重视。各地、各部门要统一思想,认真学习,掌握《规定》与《范围》的不同之处,真正把贯彻执行《规定》精神落到实处,使学习、宣传和贯彻《规定》作为本地区、本单位推进依法治档的重要内容。并以此为契机,进一步加强机关档案规范化、制度化建设,夯实档案资源基础,把机关档案工作提高到一个新的水平。

2、适应新变化,修改老方法

《规定》首次提出将保管期限分为永久和定期两类,定期又分为三十年和十年,与原有的长期五十年,短期十五年不能简单地划为等号。《规定》根据新时期新情况,将某些原来定为长期的改为十年,原来定为短期的改为三十年,把与个人权益有关的档案,绝大多数调整为永久保管。因此在具体工作中要具体对待,要结合本单位、本部门的工作实际,广泛征求意见,修改原来的文件材料归档范围与保管期限,明确什么材料应该归档,什么材料不能归档,使之适应保管期限划分方法的新变化,更贴近实情,更具有可操作性。

3、对照新增内容,修改分类方案

《规定》对新涉及的行政执法、行政审批、产权关系等档案划归为文书档案的范畴。笔者认为,根据《规定》中新增的档案门类,相关行政执法单位可根据案件档案的多少,修改分类方案。如果本单位的案件档案数量很少,自然可以划归为文书档案。如果案件档案的数量很多,为了今后查考利用,可增设档案门类,把案件档案等作为单独的一个门类,单独给一个归档号,使分类方案脉络清晰,简便易行。

    《规定》的颁布,给档案行政管理部门和各基层综合档案室指明了今后档案工作的新方向,虽然在近期将增加他们的工作量,但从长远意义上看,在档案工作八个基本环节中,涉及到“收集”、“整理”、“鉴定”、“保管”、“统计”、“利用”等各个方面,可以说是牵一发而动全身。因此,《规定》是向建立科学合理的档案价值鉴定体系、系统完善的档案保管期限体系迈出的重要一步,对机关正确界定文件材料归档范围,开展档案价值鉴定工作具有重要意义,必将在中国档案事业史上写下浓墨重彩的一笔。

 

【作者简介】卢亚君,女,中级职称,慈溪市档案局监督指导科工作。1993年杭州大学档案学专业毕业,2005年浙江大学信息资源管理专业研修班结业,撰写《中外档案人员比较》等论文多篇。联系电话:6398192013566617170

                                                  
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