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立足档案利用,做好档案宣传

发布时间: 2014-03-05    访问次数:    字体:【 】   
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宁海县档案局 杨海红

 

档案利用是档案工作的归宿,是实现档案工作目的的关键环节;档案宣传则是档案部门扩大档案影响力,提升地位,促进档案利用的重要途径。如何立足档案利用,做好档案宣传工作,是档案部门需要思考和实践的一个重要问题。

一、档案利用对档案宣传工作的挑战

(一)档案利用形式的创新对档案宣传的挑战

传统的档案利用形式主要是“阵地式”的,在阅览室内进行的。档案馆通过开设档案阅览窗口供档案利用者查阅需要的档案。此外有时也采用出借档案(大都为原件)、举办档案展览、制作档案证明等形式的利用。改革开放以后,档案编研工作因其提供的档案内容丰富系统、使用范围广泛、服务方式主动,被认为是深化档案利用工作的一种新举措。由此可见阅览室内的查档服务,档案借阅,档案展览和档案编研成为传统档案利用的几种主要方式。

而近年来随着计算机技术的广泛应用和机关办公自动化的推广,网络成为人们获取信息的最重要的平台之一,数字化成为档案工作的大趋势,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。如何适应这种趋势,做好档案宣传,使更多的档案利用者通过网络平台利用档案是档案宣传工作需要关注的重要问题之一。

(二)        档案利用对象的变化对档案宣传的挑战

以前档案部门作为一个保密单位,档案对公众是一种神密而遥远的事情,但是随着我国社会的发展,人们更深入的政治经济生活,除了党政机关、企事业单位外,社会各方面的对档案的需求越来越多。档案服务方向由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务,已成为档案管理者的共识。如何应对和谐社会建设条件下,社会对档案快速的增长需求,成为档案宣传工作的又一个挑战。

(三)突破档案宣传自身的挑战

档案宣传以往只靠档案部门自身力量,宣传内容局限于档案法制,档案工作自身,档案宣传的覆盖面局限于档案工作人员,如何适应档案利用的变化,档案利用者的变化,突破这些局限,让档案工作走出去,挑起了档案宣传工作另一挑战。

二、面对挑战,档案宣传策略的转变

(一)        以发展和全局的眼光,制定中长期档案宣传规划

档案部门作为一级档案管理行政部门对于档案宣传所面临的挑战需要以发展和全局的眼光制定一个中长期档案宣传意见,以几年的时间在区域范围内普遍提高公众的档案法制意识,档案保护意识、档案利用意识。公众的档案意识不仅是档案宣传所要达到的目的,更是整个档案工作所要达到的目的之一,只有着眼“群众”,档案工作才能得到“群众”支持,在全社会普及档案意识应该成为档案工作的重要内容,而一个有有计划的宣传规划,将会档案意识的普及时间和普及范围明确前景。

(二)        创新服务手段,扩展档案宣传途径

建立档案馆(室)网页,开展在线服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门具有利用网络开展在线服务的机会。档案部门充分利用企事业单位的现有的网站,制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企事业单位网站,实现档案信息的网上检索,档案工作者可以在线为用户提供更好的服务。通过主动服务,利用便捷,以实效来扩大档案宣传范围。
   
开展现行文件阅览服务,档案部门不但要成为过去事件的权威保管者,更要成为现时政策信息的传递者。开展现行文件阅览服务就是实现这种转变的一种有效途径。目前我国县级以上绝大部门档案局(馆)都已设立现行文件阅览中心,但也普通存在利用不足的现象。追究利用率低的原因,跟相关宣传范围和宣传深入程度不够大有关系。对此档案部门也需突破阅览中心相对封闭,待客上门的方式,而应该走出去,成为文件制发者与文件利用者的优秀信息沟通者,充分利用网络和传统媒体展开现行文件利用,在条件许可的情况下建立电子文件的阅览、和网上阅览室。只有为文件传递和文件利用者之间打开了一条有效的通道,现行文件中心的价值就会真正体现出来。

加强横向联合,实现信息资源共享。随着信息时代的发展,人类的知识和信息总量在急剧增长,面对浩瀚繁杂的文献情报,任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面,建立一个完整的社会信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势。档案部门可以充分利用自己的资源优势,在这种资源共享的过程中发挥领头羊的作用。
   
利用社会性公益性服务刊物,传递档案利用信息。在美国,华盛顿的旅游部门把国家档案馆当作一项重要的科学文化设施和参观项目列入《首都地区旅游指南》进行重点介绍。国家档案馆的每期展览也在《指南》上刊登简介。由于宣传工作比较成功,到档案馆查找利用档案的用户络绎不绝,利用档案解决各自工作、学习和生活中的问题已成为众多美国公民的自觉行动。我们可以充份借鉴这种方式,来宣传档案工作,利用本地区现已存在的、读者面较广的刊物进行宣传。

总之,必须将档案宣传纳入到整个档案工作过程中,立足档案利用,以利用促宣传,以宣传来扩大利用,在建设各谐社会的今天更是必须与时俱进,开拓思路,突破传统档案宣传的思维局限,让档案成为工作生活的重要组成部门,为和谐社会,为人类文明的发展发挥出档案工作和档案工作者的价值来。

 

 

(作者单位:杨海红)

                                                  
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