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浅谈工程建设档案收集的及时性

发布时间: 2014-04-08    访问次数:    字体:【 】   
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档案是人类的宝贵财富,它作为人类社会活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案的形成主要分为收集、整理、归档三个重要阶段,而收集工作是档案形成的关键阶段,否则档案便成为了无米之炊,因此,资料收集的及时性就显得更为重要。若没有及时收集,就很有可能将原始资料遗失,待到整理归档时,不但不能保证档案材料的完整与准确,而且遗失的原始资料补起来相当困难。

相比而言,工程建设档案对资料收集的及时性要求更为突出,这是因为工程建设时间长、场面大、经手人员相对不固定,而且在建设过程中要不定时地使用原始资料,因此,若不及时收集,造成遗失,我们就无法有序地安排和开展工作,严重地影响到整个工程的竣工。

以西溪水库为例,在水库建设的前期阶段,全长8公里的城松线改建公路是机械设备、材料等进场的唯一途径,它的竣工直接关系到西溪水库主体工程开工的日期,因此领导对此非常重视。在抓好质量和进度的同时,要求施工单位和监理单位落实专人负责及时收集和整理施工中形成的各种原始资料,并不定期进行抽查,确保资料及时、完整。正因为工作抓得紧、做得细,才使该工程非常顺利地通过了验收,并提前交付使用,为西溪水库主体工程开工创造了有利的条件。 

西溪水库在庙前丁移民安置套房工程综合验收时,由于没能及时收集好工程有关的原始资料,导致备案资料不全而无法及时报送相关部门进行审查,为了补办资料而延误了较长时间。在办理移民安置区规划许可证的时候,需要上级的一个批文,而该批文档案室没有存档,负责这项工作的同志已调走,为了做好这项工作,必须到上级有关部门去补办,为此,这项工作拖了很久才完成。

以上事例充分说明了及时收集资料的重要性,工作中,工程建设档案常出现以下几个问题:1、由于时间过长,管理体制变化,工程技术人员的工作变动等原因,必然会造成有关工程档案资料之间的关系不清(不同阶段的文件档案材料可能混杂在一起);2、应归档的材料不全(散存在个人手中或者已经丢失);3、竣工图编制不准确(未对施工变更部分及时进行修改)等问题。若这些问题不及时解决,残缺不全或不成系统的工程档案资料不仅给整理工作造成困难,而且对日后工程档案资料的利用也会留下十分严重的隐患。

在工程建设中,必须发挥全体参战人员的档案意识,一起参与档案收集,特别是在项目建设初期,遵循项目建设和档案形成的规律,对项目档案工作进行统筹规划,及早收集。我们不但要抓好工程质量和进度等工作,也应该将原始资料的收集工作同步进行,以确保工程档案材料完整、准确、系统和为日后提供有效利用价值。在工程建设过程中的不同时期或阶段,都会产生大量的原始材料(如合同、协议、施工设计与记录、事故处理与质检材料等),这些原始材料之间的内在联系,只有当事人在当时最清楚,及时将这些应归档材料收集起来也显得比较容易。随着工程建设进程的不断深入,文件材料就会越积越多,若不能及时完成应归档材料的收集整理工作,对工程档案的完整性、准确性、系统性必将产生十分不利的影响,如果到竣工阶段再进行资料的收集整理工作,一定会造成意想不到的困难。

随着时代发展的脚步,档案事业也迈上了新的台阶,从先前纯手工操作逐步走向今天的计算机管理,并随之开发出了适合各行各业的档案管理软件,比如,泰宇文档管理系统。这使档案的管理、归档以及查找有了很大的改观,但始终无法替代资料的收集工作。即便今后演变为无纸化办公时代,但档案资料的收集工作仍需放在首位,因为电子资料具有时限性和易丢失性,所以仍需人们及时地收集、整理、保存已有的档案资料。

档案的收集工作虽然平淡无奇,做起来也比较容易,但许多人都会忽视这项工作,导致档案资料质量不高。因此我们应该摆正工作态度,树立良好的工作作风,把档案收集的及时性提升到一定的高度,把档案工作看作是一种乐趣而不是负担,那么我们将面临的不会是沙漠而是充满生机的绿洲。于微小之中追求博大,于无奇之中追求精彩,让档案真正实现它的价值!

 

 

宁海县西溪水库建设工程指挥部

钱跃辉

                               2006年11月9

                                                  
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