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浅谈企业科技档案的质量控制

发布时间: 2014-10-12    访问次数:    字体:【 】   
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[内容摘要]科技档案是科技活动的记录和成果,科技档案质量是科技档案的生命线。对企业来说,科技档案质量的高低、数量的多少直接影响到科技档案作用的发挥和企业经济的发展。因此,提高科技档案质量对提高企业经济效益,促进企业科技发展有着十分重要的作用。本文通过分析影响科技档案质量的各种因素,旨在寻找、探索科技档案质量控制的途径。

 

一、科技档案质量

科技档案质量通常包括两方面:一是内容质量,二是案卷质量。内容质量是科技档案的内在质量,主要指科技档案所反映的科技成果的技术水平,以及数据材料的准确性。案卷质量是科技档案的质量外在形式,主要指案卷中科技文件材料的齐全性、系统性和规范化程度,它在一定程度上影响科技档案的内在质量。科技档案质量总的要求是:内容真实、数据准确、资料齐全、书写规范、组卷有序、标识完备。

二、影响科技档案质量的因素

(一)影响科技档案质量的内在因素

科技档案是科研人员在科技研究过程中形成的,因此,科研人员的认真程度就决定了科技档案的质量。大多数科研人员能认真负责地把好科研文件材料形成的质量关,但也有少数科研人员由于档案意识不强,忽视科技档案质量:有的科研人员出于保护自身知识产权利益,将技术核心内容或关键技术数据保存在自己手中,给科研生产活动带来不便;还有的科研人员为图省事,只记录和保存研究结果,对研究过程中的原始数据缺少记录和保存;甚至有一些项目为达到进度快、经费少的目的而采取省略必要的技术文件、压缩图纸数量、降低文件材料标准等方法。这些都对科技档案的内在质量直接构成严重影响。

(二)影响科技档案质量的外在因素

档案管理制度不够完善或不落实是影响科技档案质量的外部因素。很多企业虽然建立了档案质量管理体系及配套的规章制度,但在实际工作中,企业领导却只顾抓生产、创效益,忽视了规章制度的贯彻落实。由于缺少了质量监督机制,科技档案质量很难有保障。此外,随着科学技术的飞速发展,计算机的普遍运用,如CAD(计算机辅助设计)等技术的应用,产生了大量的电子文档。新型载体的保管缺乏统一标准、同一种载体形式规格不一、纸质文件材料大小不一等等都已成为影响科技档案外在质量的不可回避的问题。

三、控制科技档案质量的途径

(一)超前控制

超前控制,是档案部门在科技文件归档以前,根据科技文件材料的形成规律,抓科技文件材料的形成、积累和质量的一种措施。科技文件的形成和积累贯穿于科技生产的全过程,同科技生产活动是同步进行的,因此,档案部门必须做好提前介入工作,从多方面了解信息,掌握第一手材料。在科技生产活动立项之初,档案人员就应针对项目特点,及时介入指导,并且对科技档案的收集范围、归档制度、保管、修改、利用、编研等各个环节提出明确具体的要求,指导建档人员的工作,从根本上保证科技档案的来源和质量。

(二)归档控制

归档是科技文件向科技档案过渡的过程。这个过程包括两部分工作,一是对科技文件材料的审查、鉴定和甄选;二是对科技文件材料的整理、加工。审查、鉴定的第一项任务是鉴别真伪,确认科技文件材料的真实性和可靠性。如果所有的文件材料都有出版和形成日期,都有设计形成人和有关技术负责人的签字,这样的文件便可认为是真实可靠的。在鉴定中还可能遇到某些文件没有形成者和日期,也没有负责人签字,可以说是眉目不清。这类文件的鉴定就比较复杂,只有请有关人员考证,确认形成时间和形成者后,才能弄清它的价值。审查、鉴定的第二项任务是检查科技文件材料是否根据档案工作要求进行书写。如果简单潦草,不能反映科技工作的状况和过程,或原始材料缺乏,这样的文件材料就要返回形成部门加工修改;审查、鉴定的第三项任务是内容质量的鉴别,这也是重要、难度最大的一项工作。科技文件内容质量的鉴别,由于科技文件内容的多样性和技术上和复杂性,一般采用间接鉴定法。首先是通过鉴定委员会和有关技术领导对相应文件进行评价,判定科技文件的重要程度,然后是请教有关高工、专业技术人员提出评价意见。审查、鉴定的第四项任务是对案卷格式和所填表格的正确性进行审查。科技文件材料归档时的基本表格有案卷目录、卷内目录、备考表等,这些表格是案卷内容的外在形式,必须填写齐全准确。如果科技文件在归档时能够进行上述四项审查,科技档案的质量也就基本得到保证了。至于科技文件材料的整理、加工就得由档案人员的专业素质来保证了。

(三)反馈控制

科技档案经过超前控制、归档把关后,其质量可以得到基本保证。但是检查和评价超前控制、归档控制的成效,以及做到有的放矢地指导超前控制和归档把关工作,还必须通过反馈控制环节。所谓反馈控制是以归档文件的实际质量为依据,对建档、归档工作进行的调整工作。纠正偏差,改正方向,使之更有成效性,是反馈控制的基本任务。反馈控制的首要任务是发现问题,发现问题可以通过两个途径来实现。第一个途径是从档案利用中发现问题,例如科技档案中数据的准确性问题,往往通过利用才能确认。发现问题的第二个途径是对档案进行抽查、评价。通过抽查案卷及时发现问题,再分析问题,明确改进方向,最后采取积极有效的措施解决问题,从而使科技档案质量的整体水平得到提高。

科技档案质量控制的以上三种途径,在实际工作中都是富有成效的。超前控制是从源头上控制档案的质量,最为根本;归档控制,是在归档环节对档案材料进行的查漏补缺、去伪存真以及评价等质量把关,从而保证进入档案室的文件材料的质量都在一定标准之上;反馈控制则是发现并纠正超前控制和归档控制过程中的失误和偏差,使之趋于完善。总之,三者相互联系,相辅相成,共同构成了企业科技档案的质量控制系统。

四、对科技档案质量控制现代化管理的一些探索

在当今信息社会里,科技档案对企业的重要性日益深刻而明显。面对当前档案种类和载体形式出现的新变化我们有必要及时调整工作方式、方法,提高科技档案的质量,以便使科技档案工作适应时代的需要,为企业的经济发展发挥更大的作用。

(一)进一步完善档案管理制度

企业要通过宣传贯彻《档案法》,不断提高全员档案意识,进一步完善档案管理制度。将科技档案工作纳入科技工作程序,纳入工作计划,纳入科技人员职责,并按照《科技档案管理暂行规定》,努力实现科技档案管理“四同步”:下达计划任务与提出科研文件材料要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科研成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。从而使科技档案质量得到有效控制。

(二)规范和强化科技档案质量控制程序

企业在建立质量管理体系时,应将科技档案质量控制作为重点工作之一。在《质量手册》、《文件、资料控制程序》、《质量记录控制程序》以及作业指导文件《科技档案管理规定》等质量体系文件中,应对科技档案质量控制做出明确规定,强化科技档案质量控制,规范科技档案质量控制程序,从而使档案管理与质量管理体系两者有机地结合并充分发挥各自的有效作用。

(三)积极寻找新型载体科技档案的现代化管理方法

首先,要加强电子档案的收集归档工作。针对大量的散落在各个部门或个人手中的软盘或光盘,以及在线文件等,必须按照国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》的要求对此进行收集、整理、编目、归档。第二,充分利用网络技术实现科技档案管理的现代化。通过采用企业局域网和国家信息高速公路等计算机网络技术,逐步建立具有高效率管理和开发利用档案信息资源能力的网络管理系统,同时满足档案管理人员和科技人员的需要。第三,应充分发挥计算机管理的优势实现纸质档案的计算机管理,提高管理质量和工作效率。

总之,科技档案的质量特性是多方面的,它不仅贯穿于科技文件材料的形成积累及整理归档的全过程,还与文件材料的载体及科技文件形成时贯彻标准的严密程度有密切关系。因此其质量控制必须采用全面管理的思想和方法,利用现代化管理手段,来实施各工序环节的控制与监督。在企业档案质量控制系统中,档案人员应该起主导作用。事实上,档案质量控制的每一步,每一个环节也都是在档案工作、档案人员驱动下进行运转的:超前控制,档案人员处于一线;归档把关,档案人员承担直接任务;就是反馈控制,其具体工作的实施也是由档案人员来承担的。同时,领导的支持是开展质量控制的尚方宝剑,档案质量控制的任何环节,涉及面都很广,没有领导的支持,就难以开展工作。企业全体员工有了档案意识,档案部门又有领导的支持,档案人员的主导作用才能得以发挥,档案的质量才能得以保证。

 

 

 

                                                                 

作者简介:

林辉,女,宁波天安集团,大专,馆员,从事企业档案工作18

联系方式:

象山丹城天安路1118号,宁波天安集团档案室

 

 

                                                  
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