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如何做好科研档案管理工作

发布时间: 2015-01-04    访问次数:    字体:【 】   
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    进入21世纪,随着政治、经济、文化交流与合作的日益发展,随着科学技术的不断进步,随着改革的不断深化,科研档案工作也随之发生了变化。面对新时期科研档案工作的需要,如何做好科研档案管理工作,笔者认为,应从以下几个方面抓起。

    一、搞好科研档案工作,保密工作是关键。
    由于科研档案是指在科学技术研究过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料,是科学技术研究活动的真实记录,是科学技术储备的一种形式,是一项重要的信息资源,是企业的宝贵财富。科研档案的安全直接关系到企业的安全和经济发展的成败,因此,为了维护科研档案的安全,确保科技秘密万无一失,必须做好科研档案的保密工作:
    1、强化科研档案保密知识教育,增强科研档案工作人员的保密意识
    加强科研档案保密法制教育,是依法加强档案管理的重要条件。在改革开放和发展社会主义市场经济的新形势下,科研档案工作的形式和内容都发生了深刻的变化。科研档案管理需要更多地使用法律的手段和办法。因此,通过加强科研档案保密法制教育,使档案领导干部及其他涉密人员掌握管理科技秘密的法律知识和相关技能,是依法管理企业科技秘密不可缺少的重要条件。
    ( 1 )要继续深入开展以普及科研档案保密法律常识为主要内容的保密法制宣传教育活动。
    ( 2 )要突出科研档案保密法制宣传教育的重点,有条件开设科技保密法制教育课及讲座,进一步更新各级领导干部和科研人员的保密观念,提高他们的档案保密法制意识和做好档案保密工作的自觉性。
    2、完善科研档案保密工作管理制度,加强对科研档案保密工作的领导责任
    根据国家保密工作的规定,从工作实际出发,制定和充实完善科研档案保密制度。比如:《科研档案保密工作制度》、《科研档案保密工作职责》、《泄秘事件查处办法》、《科研档案资料查借阅制度》、《档案库房管理制度》等一系列科研档案保密工作规章制度,使科研档案保密工作的运作有章可循。另一方面,要紧紧抓住科研档案保密工作的管理环节,加强对涉密要害部门的管理工作。一是,对科研档案的定密、传阅、使用、存放、归档、销毁等各个环节应实行严格的管理负责制。二是,坚持贯彻检查制度。由专职科研档案保密员定期对本单位或部门的科研档案保密工作巡视检查,发现问题及时提出整改措施;由主管领导定期对科研保密工作进行监督检查。三是、加强对涉密要害部门的管理,由主要领导对科研保密工作做出强调和部署,由科研档案部门负责人对档案、机要、传真等要害部位进行安全专项检查,发现问题及时纠正,防止和杜绝泄密事件。

    二.实现科研档案管理的现代化
    随着企业的不断发展,科研档案数量越来越多,数量的庞大给保管和提供利用带来困难:管理方法手段的落后直接影响科研档案的质量,只有实现科研档案管理现代化,才能有效地解决新形式下出现的新问题。
    1.加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作,他要求管理人员既要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此,科研档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识,开拓视野,优化知识结构,提高综合素质,才能做好科研档案管理工作。
    2.掌握现代化管理技能,提高综合素质。以前,科研档案材料的形成从调研起到项目的完成都是以手工抄写为主。而电子计算机技术的运用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来,这种现代化科技手段和先进操作管理技术,都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。
    3.利用现代化技术,整理档案。档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源。特别是科研档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,尽管都仿照统一的标准,但因每个人的理解能力不同,对同一个文件有不同的分类,因此不可避免的产生分类不准的现象,影响案卷的质量,给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷,然后按类别将属于条目的内容打印出来,作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物,也可按文件形成的先后顺序排列打印,既降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,提高了工作效率,更好的服务于企业。

    三、提高科研档案人员业务素质,监督科研人员及时归档
    1、科研档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要,首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性,努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化,档案种类和载体的多样化,管理方法要不断改革,因此,对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法,已不能适应新的形势,所以必须对档案人员加强继续教育,尽快培养一批既能掌握新技术,又能熟悉档案专业知识的人才,才能完成档案管理现代化的任务。
    2、进一步提高科研档案管理人员对档案管理工作的认识,要通过各种形式对他们进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育,使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务,增强自觉性,为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制,加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核,做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系,加强对档案工作的领导、检查和考核,不断提高档案管理工作水平。”
    3、科研档案管理人员要自觉配合做好科研项目材料的收集和归档工作,把属于科技档案范畴的资料不遗漏地采集到库,监督科研人员及时归档,使归档工作做到“四同步”管理:即下达计划任务同时提出文件材料的归档要求;检查计划进度同时检查文件材料形成情况;评审鉴定成果同时验收鉴定材料的完整、准确、系统情况;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核,档案部门能及时出归档情况的证明材料。
    4、科研档案管理人员要及时整理科研项目的电子文件归档,做到案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。同时在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附上电子文件内容说明和注意事项;由于归档电子文件以脱机方式保存,光盘作为新型的存贮载体,比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存,因此,提倡档案部门配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上 ,必须制定保护措施。
    (作者单位:宁波南车时代传感技术有限公司)

                                                  
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