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浅谈如何加强医院档案管理工作

发布时间: 2015-02-03    访问次数:    字体:【 】   
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     医院档案是医院在工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案,是医院的宝贵财富。加强对这一信息资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要。准确把握新时期医院发展的特点,加强医院档案管理, 是医院档案实行现代化管理的根本任务。档案不仅涉及到医院本身历史发展的全貌,更涉及广大人民群众就医看病的医疗文书档案、病理切片资料、X线胶片、各种检查图文资料等等,关系到人民群众的健康和医学科学的发展。因此,加强医院档案在医院管理中有着非常重要的意义。
    一、目前医院档案管理的现状
    (一)档案管理意识不强,档案利用率低。档案工作对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作用,档案信息资源的有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。虽然近年来档案界对档案利用产生的社会效益和经济效益进行了广泛的宣传,但是社会公众对档案利用效益还是知之甚少。医院以医疗服务为根本任务,长期以来对医院档案缺乏严格的考核,在实际工作中往往出现档案管理可有可无的模糊认识。至今仍有不少同志,尤其是领导干部,对档案管理意识还较淡薄,并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制,档案管理工作很易受到冷遇。由于对档案工作重视程度不够,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。
    (二)档案管理机构不健全、管理范围不明确。医院档案管理一般由设在信息管理科的综合档案室负责。由于历史的原因和医院行业管理的要求,综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等,医疗病历档案由病案室管理,而X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务科室自己管理,在一个单位内形成多部门管理档案的格局。并且各科室没有专职档案员,档案管理业务知识缺乏,档案整理不规范又没有时限性。到目前为止,医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度、标准。随着科学技术的进步,社会的发展,档案的内涵和外延都在发生变化,各级医院在管理档案时,由于还没有统一的管理标准和模式,各级医院根据自己的理解和实践进行管理,使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。
    (三)档案专业人员素质参差不齐。目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少,知识结构不合理,学历普遍偏低,现代科学知识贫乏,高层次的档案专业人才较少,这些情况已不适应新形势下的档案事业发展,档案管理人员的素质影响档案管理水平。在医院人才培养中,重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入计划和要求,许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展,缺乏创新和活力。
    (四)档案管理尚未与医疗业务建设同步规划、同步发展。在医院近期和远期规划中,一般对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规则。而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中,造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展。档案管理水平的滞后,必将影响医院管理水平的提高,影响业务技术的发展。另外,管理技术滞后,也制约了档案事业的发展。近年来,随着科学技术的进步,计算机及网络技术在医院管理中广泛运用,医院管理手段不断进步。而运用OA办公系统管理档案的较少,基本还采用手工收集、检索,信息量小,不利于档案的收集、利用和开发。综上所述,医院档案面临深刻的变化,这些问题的出现既是我国现代体制出现的一种转折,也是科技不断发展的必然。因此,医院必须正视现实,调整管理思路,改进档案管理的方法,应对形势的要求。
    二、加强医院档案管理的对策
    (一)加强档案法的学习,增强医院干部、职工的档案意识,特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是档案管理的前提,要把档案管理纳入重要议事日程,作为医院发展的重要内容来抓,与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传档案工作,使医院领导、医院管理者、医院职工充分认识档案的重要性,认识档案与自己日常工作和生活的密切关系,更好地支持档案管理工作。提高各级干部档案工作认识,才能使档案工作顺利开展。
    (二)重视医院档案规划,促进档案建设与业务建设同步发展。医院档案管理作为医院管理的重要组成部分,在医院的建设和发展中是不可缺少或替代的。医院在制定中长期规划中,应充分考虑档案管理的设计和建设,要根据医院发展规模和需要,不断增加投入,提高档案管理的建设力度,使档案管理的用房条件、设备配置、人员配备、业务培训、管理水平等综合实力与医院的业务发展相适应。
    (三)理顺关系,健全制度,拓展档案的归档范围。建立科学的档案管理体系,健全档案管理的规章制度,是档案管理的关键。随着科学技术的发展,档案管理手段的更新和管理水平的提高,必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。通过建立信息档案科,明确职能,将医院各个门类、不同载体的档案统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。同时,要拓展档案的归档范围。医院由于处于一种特定的条件下,面临诸多新的问题。因此,拓展归档范围,加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院经营方面,所进行租赁、承包、核算的方案、协议等应实行归档收集。又如提倡采购招标,其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以,要进一步健全档案管理组织,落实专人收集。
    (四)重视人才培养,提高人员素质。档案管理人员素质直接影响档案管理水平。要将档案人员培养纳入医院人才培养计划,全面提高档案管理人员素质,通过专业培训、知识更新、进修学习等,提高业务水平,建立档案管理人才梯队,适应档案业务发展,不断总结探索档案管理工作及业务发展,全面提高档案管理人员素质,推动档案管理水平的提高。
    (五)开发档案资源,为医院工作服务。档案资源的开发利用是档案管理的主要目的,通过档案深层次开发,提高档案的使用价值,为医院业务、医院管理及患者服务。因此,档案管理人员要树立服务意识,使医院的档案为临床医疗、教学、科研工作服务。同时,积极开展多种编研活动,对信息进行开发,编写各种专题汇编,为利用者提供多方面、有实效的信息。另外,还要加强档案利用反馈信息的管理,以满足医疗、教学和科研工作的需求,从而提高档案的利用率,充分发挥其社会效益。同时,通过利用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益,提高档案在医院管理中的地位和作用,促进档案建设。
    (六)加强病案的规范化建设。档案管理必须强调制度化,病案是医院档案的重要内容。要加强对医务人员病案书写的教育,提高对病案严肃性的认识,使医务人员从思想上以予以重视,严格要求,养成严谨认真的工作作风。落实病案书写规章制度,加强病案书写规范化的培训,要实行专人负责。当前在病历书写中存在代上级医师签名的现象,反映了各级医师对病案书写的严肃性缺乏应有的认识,要强化管理抓落实。实行监督制度,对病历实行抽查,有奖有罚,要使职工明确病历既反映了一个人的敬业精神和态度,也反映了医疗质量的好坏。病历质量低下,很可能由此引起医患纠纷。
    (七)加强对影像及其他数字资料尝试运用先进的管理手段。高科技的发展,也使医院档案增添新的内涵。一方面,医院档案门类较多,尤其较繁忙的医疗业务活动,须保留大量的业务归档材料,如病案、影像资料,每年几万份,全部以传统的方法贮存,将占有很大的库房。另一方面,高科技的发展,也使档案载体更加丰富多样。如今医院计算机管理十分普遍,有的医院甚至尝试应用电子病历。虽然,电子病历由于它缺乏法律效用,它的信息与载体的相对分离,如何保证原始真实性,尚有待探讨。但它以数据库的形式,以电子文本进行贮存、调阅,不失一种值得尝试的方法。因而实行数据库的形式进行归档也是发展中的必由之路。其他如住院收费实行电脑化管理,消除传统的出院病人对账单。所有的出入院明细账均实行电脑存盘,减少了库存,规范了明细账。虽然,出院病人对账单不属于归档范围,但其以数据库形式存盘留档的管理模式,为电子档案的运用提供了很好的范例,是实行现代档案管理的一种趋向,值得探讨。
    (八)制定相应的考核制度。档案管理是一项长期工作,要使各级严格把关,责任到人,还须建立相应的考核制度。医院应将此内容纳入科室管理责任书之中,将档案管理与科室工作实绩考核奖惩挂钩,明确科室对档案工作的领导管理、使医院档案管理工作上台阶。

 

(作者单位:李惠利医院 )

                                                  
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