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抓住办学评估机遇,促进学校档案建设

发布时间: 2015-03-13    访问次数:    字体:【 】   
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宁波市职教中心学校    夏超英

【摘要】学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容,面对档案管理工作在办学评估活动中暴露出来的问题,档案管理应转变传统观念,以评估为契机,增强档案意识,加强制度建设,与时俱进,加快中职学校档案管理工作发展的步伐以适应新形势的发展,使学校档案工作上一个新台价。

【关键词】教学评估    档案管理

 

中学档案管理是学校管理的一个重要内容,在教学、教研、管理等各项活动中形成的大量档案资料已成为学校发展壮大的重要信息源。教育部从2008年开始对中职学校办学硬件条件和软件水平进行全面评估,办学水平评估工作与档案管理之间的密不可分的联系也就此凸现出来。在评估工作中,档案材料承载信息的真实性和全面性,而评估报告的可信程度更来源于系统、规范、真实的档案材料。因此,学校档案工作者要紧紧抓住学校评估的契机,更有效地推进学校档案管理工作的发展。

一、评估工作中凸现的职校档案管理的若干问题

学校档案在学校评估中发挥了至关重要的作用,保证了评估工作的顺利开展,但在迎检评估过程中我们也发现了学校档案管理中还存在着许多问题和不足。

1、   对电子档案管理意识不强

一直以来,许多人对档案的认识仅仅停留在红头文件和传统档案的管理模式上,觉得它与已无关,无足轻重,对档案的价值不是很清楚,档案意识淡薄。重视行政管理档案、纸质档案的管理。随着办公自动化的深入,学校的大量电子资料产生,承载着学校发展的大量有价值的信息。在迎检准备材料过程中,我们发现,对中职学校来说,校企合作,工学结合、职业培训、技能实习专业建设,示范作用,服务经济、服务社会、是不可缺少的内容,也是中职学校评估的亮点,由于沿袭纸张档案的管理模式,职能部门和教师很少将学校与各联办单位所进行的校企结合、专业指导、就业指导、职业培训、工学结合等方面的活动详实电子文档和相关数码照片,及时归档。

 

2、忽视特色档案的形成和积累

特色档案的建设能体现学校在具有一般学校共性基础上的与众不同个性,展示学校档案“人无我有,人有我优,人优我精”的独特本性。也是办学评估中我校办学特色中的最好反映。但在评估材料的整理中,我们也发现,体现教育思想、培养目标、课程设置、师资建设、教育管理、校园环境、学校设施等方面的独特个性的学校档案材料,不完整,无系统;还有一些教师专业化发展的特色材料,如教师参加国内外考察、进修、教育教学研讨会、交流会带回来的会议材料,经验介绍,大多留在个人手中,没有归档;教学中的优秀教案、自编教材,课件等花费个人许多精力形成的材料,有的教师担心利用不便,不愿归档;科研项目只有成果论文,缺乏计划、实验记录、数据分析等过程性的资料,有的只有科题申请材料而没有成果鉴定,尤其缺少核心部分技术内容和研制阶段的材料……这样势必影响各类档案的完整和使用价值。

3、档案收集不到位

一些档案材料整理前的集中收集和整理过程中的随时补充工作不到位,缺少经常性跟踪报道,影响了档案的完整性、连续性和准确性,如学校各机构的任命文件,聘任年限、人员调整等缺少各类任命文件调整补充材料,又如优秀毕业生跟踪报道,只知毕业时动向,没有持续追踪报道,需要时另时突击,事后又不予关注,造成这方面的档案材料间断性和不完整性。

4、档案管理责任不清

档随人走,有些同志认为,自己在工作中形成的东西放在自己手中使用起来方便,许多宝贵的档案材料往往随着机构职能调整、人员变动、兼职档案员工作岗位的变动而不知去向,正是由于人们档案意识谈溥,档案管理职责不清,工作责任不明确,存在应付思想,造成了档案资料移交难、归档难、部门之间档案流失,严重影响了档案作用的发挥,也增加了评估工作中档案整理的难度。

5、缺少资源共享意识

由于各部门、各处之间各自为政,没有互相传递信息资源,以至评估工作中材料准备阶段出现多次重复劳动,导致工作效率低下,既浪费了人力物力,又降低了工作效率,迎检评估工作让我们深深体会到信息资源共享不仅能避免各部门之间的重复劳动,又能较大限度地发挥档案的作用,真正起到多快好省,互优互补的原则。

二、以办学评估为契机,实现学校档案管理的“五提高”

1、提高教学档案的积累意识

在评估工作中,学校要求各职能部门必须强化档案积累意识,按评估要求,检查、落实、整理,查漏补缺有关的档案,真正在思想上重视,工作上落实。学校中心工作是教学,因此教学档案也是评估的重点,其中教育教学、实验实训部分评估指标往往占到各项评估指标的50%以上。中职学校教学档案的归档范围及内容与普通中学相比差别大,中职学校教学有着“校企结合、联合办学、工学结合、职业培训、技能实习”等特点。在日常教学活动及教学管理中,经常性地产生大量各具特色的教案、课件及全市性的公开课、示范课、教坛新秀等评选活动档案,由于认识的差异,只看重结果和成绩,缺乏原始资料积累,使这些大量的原始材料疏于系统收集管理。通过这次评估,各部门把专业建设,校企结合、创新教学,技能培养、师资建设作为重点材料进行收集,促进了教学资源、人力资源、知识资源的深度挖掘、整合,同时也充实了教学档案,使档案在评估中也发挥了极大的作用。

2、提高档案制度的建设意识

评估工作中,各处室按照评估条目,对本处的各项管理性文件及规章制度内容进行整理规范,文件缺少或已过时效的补全补齐,制度要改进、完善,突现为教育教学服务内容,并出台系列配套的管理性文件,使各项管理制度更科学化、合理化、系统化,同时评估督促学校把与广大教职工工作、生活、相关性的政策性文件进行校务公开化,提高了广大教师对党和政府的信任度及档案文件的关注度,从而档案利用率也大大提高,有利于促进职能部门文件管理水平的提高,有效地促进了档案管理基础工作规范化进程。

3、提高档案资源共享意识

迎评过程中产生的大量从不同角度编辑的专题资料汇编、综合分析材料等是原始档案材料中没有的,属于档案编研的成果。评估工作中,许多老师把自己平时珍藏的优秀教案、自编教材、成果材料、发表作品、图片、获奖证书等平时较难收集到的档案材料毫无保留地拿出来。这大大丰富了馆藏。同时各处室部门自觉地把档案工作融入“学校评估整改创建”的实践之中,指定各部门兼职档案员,把在本部门工作中所形成的各种资料,逐步形成档案整理规范化和科学化,保证评估档案形成的质量(材料的来源、重要程度、编排顺序等)在一个较高的水平。学校档案人员根据评估体系所涉及的档案材料,做好多方位的档案材料准备;如学校、各部门每学年的计划、总结、大事记、各类会议记录,媒体对学校的报道、教代会、国际国内友好交流、校企合作、教职工国内外进修、教师学生获奖等等档案材料的搜集整理、编制专题案卷,为学校评估体系提供利用服务。

4、提高了档案管理的信息化水平

通过评估工作,我校迅速提高了档案管理信息化水平,旨在近期内逐步实现档案的电子化网络化管理。长期以来 按照传统模式进行的档案整理是学校档案工作的中心环节 ,它使档案更具灵活性、整体性、统一性,但整理过程中不可避免的带有一定的人为的因素,常常出现顾此失彼的现象。大量的电子文件产生,使档案的载体形态发生了根本变化。我校专门设置档案管理服务器,进行电子档案管理。管理的内容包括:文档一体化、教师备课授课的电子教案、人事财会报表的微机化档案、学籍管理中的学分制管理电子档案,集文字声像于一体的丰富多彩的德育档案等等,都要求整理和建立电子档案,实现传统的纸质管理与现代计算机管理的有机结合。

5、提高了档案工作的服务水平

通过信息化建设,我们运用计算机档案资源为学校评估工作提供优质、高效、丰富的档案信息服务。建立档案数据库,完成计算机检索目录,网上电子归档和档案信息网上公布,网上利用的功能。实现重要档案数字化备份,数字化利用,从而有效地保护了档案实体。档案的查询与检阅更便捷,提升了档案室的服务能力,学校档案也真正成为学校的资料管理平台、校本学习平台。

学校档案是维护学校历史面貌的真实凭据,是制订学校发展计划、总结经验教训、开展教育研究、探讨教育规律的重要依据,是加强教职工思想政治工作、对学生进行道德品质教育的生动教材,也是学校迎接各项评估工作的重要依据,办学评估本身不是目的,它只是国家、学校加强管理的一种手段,也是强化档案管理工作的一种行之有效的方法。我们依靠学校办学评估,真正达到档案建设“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”目的,实现了办学评估与档案建设的双赢。

                                                  
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