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建设项目中设备档案质量控制的思考

发布时间: 2015-04-05    访问次数:    字体:【 】   
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论文摘要:设备档案质量管理在建设项目管理中越来越显现出它的重要性。本文从设备档案质量控制的优势和存在的问题入手,结合电力建设项目的管理特点,对设备档案质量控制提出设想和建议。

 

设备档案是建设项目档案的重要组成部分,重视设备档案管理工作,才能保证建设项目档案的完整性、准确性。在建设项目建档和管理的实践中,引入设备档案质量控制,并纳入到建设项目全过程管理中去,积极探索设备资料、档案一体化管理方法,使设备档案质量在建设项目过程中得到有效的控制。

一、              建设项目中设备档案管理的优势和存在的问题

     设备档案管理在国家标准、行业标准中都有明确规定,在建设项目实践中各项各业设备档案管理人员,都在结合各自建设项目的特点,在认真贯彻执行。但是由于建设项目开工初期很少有单位确定档案专人管理,也很少有人熟悉设备档案管理的基本要求,对建设项目后期设备档案造成较大的损失。

1.      建设项目中设备档案管理的优势

一是建设项目管理过程中设备开箱验收管理上的同步性。国家档案局、国务院国有资产监督委员会印发的《国有企业文件材料归档办法》中对设备文件资料的来源、归档时间以及设备管理形成的文件材料等方面做出了明确的规定。其优势是:是对国有企业中设备档案规范化管理,并强调了设备开箱或接收的具体途径和方法。因此,在建设项目管理中,设备开箱验收保证了档案人员第一时间内参加现场设备验收,使设备开箱验收与各专业管理同步。档案人员通过参加设备开箱验收,及时掌握建设项目的实际进度,熟悉设备名称和设备特征。了解设备资料基本内容,并在第一时间内确保与设备承办单位的联系,落实设备资料管理责任人,使设备资料管理关系加以确定。

二是建设项目管理过程中设备档案组卷的一致性。国家档案局发布的《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》中项目文件的整理、组卷、排列等都有明确规定。具体是:设备文件整理由承办单位整理;设备文件立卷归档按专业或台、件整合;设备文件排列按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。其优势是:建设项目档案管理职能分工明确、流向清晰,各参建单位在档案管理纵向、横向实行统一管理,使档案质量控制得到制度上保证,为建设项目档案管理纳入建设项目管理体系中去创造了前提条件。

三是建设项目管理过程中设备档案质量的可靠性。《建设工程文件归档整理规范》是建设部和国家质量技术监督局联合制定并颁布实施的。在现行质量体系文件检查中,参建单位对这一标准比较熟悉,在建设项目质量监督检查中,将参建单位是否符合归档文件材料的收集范围,作为建设项目质量体系中文件资料一个大类进行考查。其优势是:在建设项目管理过程中,建设单位内部质量技术监督部门自上而下对建设工程进展实体质量和文件资料形成质量进行评审,从工程实际入手对各参建单位工程文件资料形成的进行检查全方位检查,并对收集、整理情况提出检查评审结果意见和定期整改的要求,在源头实行工程文件资料质量控制。

2.      建设项目中设备档案管理存在的问题

一是建设项目管理过程中设备档案管理与档案管理规定不相符。建设项目档案管理要求与工程“三同步”,而档案管理人员实施对设备档案管理往往是从设备现场开箱验收开始的。这个阶段对于设备资料来说基本定型。由于设备档案管理不规范,造成设备资料开箱验收合格率比较低。我们在工作中发现,随机设备资料质量不能严格遵守国家和行业管理标准,也不执行建设单位制定的管理标准,其管理内容与设备制造单位自身档案管理水平成正比。以电力设备制造为例:国内设备制造单位存在两种情况。国内大型设备制造企业提供设备资料基本上符合国家档案管理标准,经调查发现这些制造单位的档案管理都已达到省级和国家级档案管理标准。而国内电力零配件制造企业,有些制造单位成立不久,各项管理正在规范中,对设备档案管理还有一个熟悉过程。所以存在的问题比较多,归纳起来有以下几种:比较突出的是设备名称、数量齐全,而设备资料名称、数量不相符,主要是设备多而资料套数不足;普遍存在着设备资料不符合档案归档要求,个别设备开箱随机设备资料只有一张装箱清单。国外设备又有其自身特点,一些跨国公司都能按合同内容规范执行,基本能符合设备资料、设备档案的管理标准。

二是建设项目管理过程中设备资料与需求之间的不平衡。设备资料管理一个突出的矛盾,就是设备资料数量少而利用人员多。在同一个建设项目中设备资料与工程图纸管理方式不同,工程图纸是按施工、竣工两个阶段进行分别管理,具体分为设计图纸和竣工图纸。设计图纸以满足施工单位的主,竣工图以建设单位为主。充分考虑到不同阶段的利用者需要。而设备资料管理是直线管理,首先满足设备安装单位需要,设备安装、调试、生产试运结束后,移交归档。设备资料的需求不能满足施工单位、建设单位的实际需要。设备资料与需要之间的不平衡,不仅影响查找利用,而且还影响着建设单位档案质量。

三是建设项目管理过程中设备档案与工程管理不同步。设备从制造、采购、运输、安装到使用,分为设备生产阶段、设备安装阶段、设备使用管理阶段三个阶段。设备进入管理流程后,不同的阶段管理者对设备的管理有着要求,唯独有档案是贯穿于整个设备的全过程,记录着设备各个阶段运行轨迹,从而形成完整、准确的设备档案。在现有档案管理中,档案管理职能,习惯于从第二阶段开始,确切地说是从设备开箱验收开始进入角色。那么,对于设备早期的生产管理、设备运输过程的物流管理等等就不能受到质量控制。设备管理是一个系统过程,设备档案管理必须服从、服务于设备系统性管理要求,在实际管理中档案工作在有意无意中被遗漏1,势必制约着档案工作的正常进行。

二、              建设项目中设备档案管理呈现的新特征

建设项目开工标志着新工程的启动,各项管理都在同一时间里迎来新的机遇,接受新挑战。设备档案管理也同样赋予了新的使命。

1.      建设项目中设备档案专业新

随着科学技术的日新月异,建设项目处处呈现出时代的特色。就以基础产业电力行业举例:在上个世纪八十年代电力行业发展的特点是,发展临界、超临界的大型发电机组。新世纪的到来,电力行业发展也以新的姿态出现,新能源建设成为发展的有一个亮点。目前建设项目中有天然气、潮汐、风力、环保等发电机组,设备档案管理中增加了若干个外新名词,出现了许多第一台。建设项目中的档案人员都在熟悉和掌握先进的档案管理方法,用新的思维来审时度势,创新管理理念,提高档案服务质量。

2.      建设项目中设备档案内容丰富

随着设备档案管理逐步进入标准化、规范化行列,设备档案内容不断丰富。在原有的设备档案收集中注重产品说明书、设备操作手册、设备组装图和保修单的基础,注重设备档案的成套性管理,收集的内容有:设备开箱资料目录、出厂设备质量证明手册、产品合格证、在成品的设备交货时,还增加组装设备时的试验记录和调试报告,设备装箱清单等,设备材料比较齐全。并在纸质设备档案的前提下,收集光盘等其它载体档案。设备档案还随着我国对外贸易增加,不但有中文材料,还有多个国家的外文材料。

3.      建设项目中设备档案外延扩大

随着社会经济发展日益趋向完善,国家从经济宏观管理上,对设备购买实行政府采购、社会公开招投标的方式,使设备档案在原有商家和买家两者的业务关系,进入了社会公开、公平竞争的平台。大型设备购买都必须经过中介,经过招投标流程,到设备订货合同的签订,成为必须遵循的规则,使设备档案外延在不断扩大。

4.      建设项目中设备资料质量控制

在建设项目的质量监督检查中,对建设单位设备资料有明确规定,质量体系规定的内容是:一是应具备技术资料。具体的做法是:由建设单位提供设备施工安装单位详细内容,质量监督检查人员对照工程进度,让施工单位出示设备资料目录。二是对技术资料文件和资料的监督检查。质量检查分两个层面进行,先对参建单位技术文件资料进行检查,也就是检查设备资料“文件包”;其次对建设单位资料监督情况的检查。从参建单位到建设单位,既查设备资料的实体,又查设备资料管理控制过程。在原有档案管理单一管理的模式,又追加了质量管理监督检查,设备档案在质量控制上又多了一道防线。

三、      建设项目中设备档案管理质量控制措施和建议  

信息时代档案专业实践已经跨越了档案馆室的界限,向前延伸到文件生成和管理阶段。2设备档案管理正是这样,设备资料伴随着产品制造开始形成,在设备销售过程中设备管理资料不断增加,在设备的安装使用中走向完整。设备档案的管理过程,是设备生存周期的全过程管理。因此,对设备档案质量管理应积极探索设备资料、档案一体化管理方法,使设备档案质量在建设项目中得到有效的控制。

1.              加强设备资料早期控制

一是完善建设项目管理机制,理顺管理流程。建设单位设备资料的早期控制是通过供需双方合同关系确立来实施。建设项目中设备资料形成早,涉及部门和单位多而且广,既有与建设单位相关的设备采购管理部门、设备运行管理部门,又有设备制造单位、设备引进单位、设备合作单位等。从设备资料源头分析,设备技术资料首先是建设单位标书中提出的,作为设备招投标单位技术管理的一项内容,在投标单位的技术标书中对设备资料的全部内容进行陈述。其次是中标单位在与建设单位合同签订时正式确认。追溯设备档案管理源头,是建设单位自身管理需要,通过设备合同这一载体进行实现。因此,设备档案质量的早期控制,要通过完善建设单位管理机制,在管理格局的布置中理顺建设单位内部投资、设计、设备采购等部门管理责任,在合同签订中明确设备资料交接方式、设备档案归档程序,实施早期控制。

二是完善档案管理制度,形成管理合力。建设单位各职能部门设备资料的早期控制是通过档案管理制度来完成。设备档案质量管理当设备合同管理条款确立,就对设备档案管理在时间上获得了主动权。设备档案质量管理就有了一个良好的开端。将设备制造单位归档责任与建设单位各职能部门管理职能有效连接,是档案管理落到实处的关键所在。首先,档案管理部门要不失时机,建立和健全档案管理制度。明确设备资料管理向设备档案管理运作的基本流程、操作步骤和归档责任单位。其次,把档案管理职能编入建设单位和各参建单位各自的《施工组织设计大纲》,明确设备档案管理过程中跟踪、考核内容,使档案管理部门成为建设项目管理部门的其中一员。通过档案管理制度来调整职能部门对设备资料的归档意识,通过档案的过程管理与各职能部门齐抓共管,形成档案管理的合力。

三是依托档案业务交流,提高质量意识。建设单位设备资料的早期控制需要依托档案业务交流来完善。如果说合同条款确立、归档职能落实,是设备资料早期控制的前提,那么档案业务交流就是设备资料早期控制的结果。在建设项目中出自不同国家、不同省份、不同单位设备档案各有特色,而建设项目设备档案管理要求,同一个建设项目设备只有一个档案标准,只能在一个档案整理模式中完成。那么,档案业务交流就成为建设单位与参建单位互动的渠道。在交流中增加各单位之间了解;在交流中熟悉建设单位所实施的档案管理要求;在交流中掌握参建单位现有档案管理特色;在交流中把设备档案的管理标准、收集整理的范围、归档案卷排列的秩序等等形成一致的意见;最主要还是在交流中接近各部门、各单位之间距离,为规范设备资料质量控制奠定了基础。

2.              重视设备资料过程控制

一是认真参与设备资料开箱验收。设备资料开箱验收是设备资料的过程控制第一步,也是建设单位档案管理人员接触设备资料的第一次。档案管理部门要把设备开箱验收作为设备档案过程控制的首要环节,认真参与设备资料开箱验收整个过程,努力使设备档案管理职能向前延伸到资料管理中去。在设备资料开箱验收后,档案部门认真落实管理事项。第一,及时收集设备开箱验收单、设备资料目录清单,作为日后核对设备档案完整性的依据。第二,根据设备流向,掌握设备安装单位,并及时通知安装单位档案管理人员建立设备资料“文件包”,档案部门根据建设项目档案分类大纲,给设备资料一个正确的“类目号”,对设备资料开始实施管理。在日后项目建设管理中无论设备流程如何变化,档案部门都有该设备的跟踪信息,为实施全过程质量控制创造条件。

二是设备安装、调试、运行实行闭环管理。设备安装、调试、运行闭环管理是设备资料的过程控制重要环节。设备安装、调试、运行闭环管理对于设备资料过程控制起到承上启下的作用,它既是对设备资料前一阶段运行是否齐全完整的验收,又是下一阶段设备档案的积累。设备安装、调试、运行闭环管理是设备档案过程控制的渐进过程,档案部门要动态管理中发挥档案管理职能。第一,发挥档案工作的导向作用。根据实际工程进度编制设备资料运行流程图,按照流程经过的日期,对参建单位档案部门沟通。按设备安装、调试、试生产的流程,与工程管理部门、质量监督部门、设备监理部门协同检查,作为建设项目单位工程验收内容之一。将设备档案检查发现的问题,纳入到工程管理整改行列,限期完成,重新复查,直到闭环。第二,发挥先进管理单位的示范作用。在管理中发现和树立设备档案管理的先进单位,提供出完整、齐全的典型案卷,作为本建设项目设备档案的样板,在整个参建单位中推广实施,提高档案管理整体水平,将设备档案不符合项降到最低程度。

三是设备档案交接管理。设备档案交接管理是设备资料的过程控制关键环节。与建设项目的建设周期相比,设备档案管理过程非常短促。建设项目档案要随实物交接后在规定的期限内进行移交,对于某一种设备来说,施工实际情况,与设备档案移交存在着明显的时间差,使设备档案移交处于滞后状态。在设备安装后、在建设项目档案移交前,需要有一个过渡形式——交接管理。交接管理主要解决安装技术人员在向新工地转移之前,把内容完整、数据准确的成套设备档案进行规范交接。档案管理部门设备档案移交管理上移,在项目工程处于单位工程验收阶段时,及时检查设备档案质量,在单位工程验收中,档案案卷质量验收作为验收的必备内容,把建设过程的设备档案按专业、施工阶段进行定期交接。设备档案交接管理减轻了建设项目竣工档案验收负担,设备档案化整为零的验评方法,实施了设备档案过程管理与工程管理过程的同步。

3.              加强设备档案后期管理

一是认真履行审核签证手续,是设备档案后期控制的第一关。建设项目规定每个单位工程开工、竣工必须履行报告制。由参建单位提出,监理单位、安全质量部门、工程管理部门、档案部门验评后,签字盖章。而竣工报验表是财务实行决算的依据,也是工程管理中档案部门所承担的责任。档案人员要严格履行审核签证管理程序,做到成套查阅不遗漏,符合档案管理各项规定。

二是规范设备档案案卷质量检查制度,是设备档案后期控制的第二关。设备档案归档内容比较多,不同类型设备,有着不同的管理要求,不断丰富着设备档案的内容。如:设备制造、安装、调试、试生产过程材料归入科技档案;购买设备以票归入会计档案;建设项目对大型设备购买过程的审计归入文书档案;设备随机光盘归入磁性档案中。对成套设备的档案质量验收,必须规范案卷质量检查制度,使同一个建设项目中各类目案卷,不同载体的档案得到有机的统一。

三是完善设备档案验收程序,是设备档案后期控制最后一关。设备档案验收程序必须以档案材料真实性为前提。因此,设备档案验收不能档案部门独家经营。需要由档案、质监、监理等部门共同完成。原因是:档案部门毕竟不同于专业部门那样对设备实体内容了解真切。设备档案验收只有取得专业部门对设备档案真实性的认可3,才能达到设备档案齐全准确、图实相符。完善设备档案验收程序,第一,规定档案部门作为设备档案的组织部门。明确监理单位负责从施工到竣工设备档案形成的完整性;建设单位管理部门负责设备档案是否收集齐全、设备与档案是否图实相符、设备安装记录是否真实、设备试验数据是否符合规定值、档案组成是否符合国家档案管理标准等。第二,规定档案部门出具工程档案质量整改单位。明确设备档案不符合项整改内容、不符合项整改时间。直到设备档案检查合格。第三,由档案部门编写检查结果内部通报,对检查发现的问题进行分析,提出改进管理的方法。

综上所述,设备档案质量控制是提高建设项目档案质量需要。建设项目工程的短期性和档案保管的长期性,需要档案工作者牢牢把住档案质量关;建设项目工程永远是新的,建设项目档案管理也是全新的。在建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用的今天,不同种类的档案,如同涓涓细流,汇成大海。档案将其放入社会和历史的过程中,是没有终点的。作为一名档案管理者要注重在实践中学习,在学习中实践,不断探索适宜档案管理的工作载体,让档案保值。

                                                  
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