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关于如何完善档案管理数字化的实施对策

发布时间: 2015-07-22    访问次数:    字体:【 】   
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工作单位:国网浙江慈溪市供电公司        姓名:杨志惠

档案管理数字化是一项系统工程,需要长期开展并多方筹措。档案管理数字化的实施对策,可以从相关资源配置、体制机制建设、人员能力打造三个方面进行考虑。以相关资源配置作为基础、以体制机制完善作为保障、以人员能力提升作为重点、档案管理的数字化将得以顺利实施。在档案管理工作中,数字化是信息化的主要内容和重要体现。数字化在档案管理工作中的普遍应用,将大幅度提高档案管理的效率和水平。如何在档案管理工作中实施数字化,其主要对策应从哪些角度进行考虑,将是档案管理部门值得深入思考的重要问题。

1、相关资源配置

档案管理数字化是一项系统工程,不仅需要全方位、多层面的筹措,还应持续、长期的开展。与传统的档案管理模式相比,数字化的档案管理在精度、效率、质量等方面的特征,决定了其实现必然对硬件、软件、网络等核心资源具有较高的要求,因而,在以一定的资金投入作为保障的情况下,各种资源的有效、合理配置就成了首要问题。

对于档案管理数字化所需的硬件设备,应采取分类的原则进行配备和更新;对于档案管理人员日常操作和使用的硬件(计算机、扫描仪、打印机等)应以配置和性能作为主要的参考指标;对于档案管理单位整体应用的系统设备(存储设备、备份设备、服务器、交换机等)应以稳定性、安全性作为主要的参考指标;对于一些与主设备配套的工具(硬盘、磁带、磁盘等)应以便捷适用为主要的参考指标。当然,档案管理数字化除了需要在硬件设备方面进行资金投入外,还需要进行科学有效的管理。

档案管理数字化的软件要求包括应用软件和专业软件两部分。应用软件主要包括操作软件、扫描软件、文字软件、图像处理软件等,专业软件主要包括用于电子档案存储、检索、处理、分析等的各类信息系统和应用平台。档案管理数字化要求各种软件能够在兼容的基础上实现有效整合,因此,数字化档案管理的软件原则上应由统一的专业部门(通常为上级部门或监管部门)制定技术规范、明确功能要求、提供业务指导,然后各个单位自行进行软件的研发和配置,以便在规范化的基础上实现个性化。

档案管理数字化对于网络的要求主要包括网络的互联互通和网路间的信息交互两个方面,涉及内部网络和外部网络。整体而言,数字化档案管理的网络搭建应以高质量、安全化的网络设备和设施为基础;对于网络的互联互通而言,档案管理应具备一定的独立性,与外部的公共网络实现物理隔离,以保证数据的隐密性;对于网络数据交互而言,应对用户进行分级授权,并由专业团队进行监控,以保证数据的安全性。

2、体制机制建设

在档案管理数字化的体制机制建设中,科学地处理保密性与开放性的关系是至关重要的,即应建立一套能够在开放环境下保障档案安全的数字化管理体制。档案管理数字化的本质应是开放的,能够吸收和输出各种各样的信息资源,但同时数字化也应能够为信息资源的使用提供安全保密措施。首先,要制定电子文档的安全管理制度、检索安保鉴权管理制度等规章制度。其次,应根据规章制度匹配相应的技术措施进行控制,并辅以相应的人员进行监管,以保障体制正常运转。再次,建立和实施一系列的激励机制和考核机制。例如,系统的培训机制能有效促进档案管理人员对数字化和信息化进行学习和体验;完善的研发机制能鼓励档案管理人员对数字化的应用进行研究和创新;运营管理激励机制能激励档案管理人员进行数据的收集和积累,以便进行数据分析和挖掘。对于考核机制而言,可通过制定相关人员数字化使用频率、效率、效果的评价机制,促进档案管理工作数字化的应用;或者将数字档案的归档等工作与归档负责人的绩效进行挂钩,以提高档案管理数字化的使用效率,逐步深化档案管理数字化的使用程度。

3、人员能力打造

档案管理要实现数字化,就需要培养和打造一批具有现代化档案管理能力的从业人员。档案管理数字化人员能力打造的内容,主要包括管理者意识的转变、工作人员观念的培养、从业者工作素质的提升三个方面。

对于档案管理者而言,首先,要具有忧患意识和全局意识。数字化档案管理的开展,要求管理者重视对工作人员在培训、进修、学习、福利、待遇、环境等方面进行投入,为档案从业者创造良好的工作条件,使他们能够尽快适应数字化档案管理工作,不断提升档案管理信息化业务水平和工作能力。其次,要具有创新意识,将应用数字化和信息化逐步实现档案资源的共享、管理服务能力的提升作为主要方向。再次,应树立产业意识,以信息化带动档案管理产业化,以数字化推动档案管理集聚化,创造实际效益.形成产业优势。

对于档案具体工作人员而言,应主动根据信息化技术与手段的变化,与时俱进地实现自我提升。首先,档案从业者应有意识地强化信息化的相关知识和数字化的相关技能,主动进行学习和研究,充分发挥“干中学”的精神,尽快适应档案数字化管理的工作要求。其次,专业档案管理者应创造条件,有计划、系统持续地开展信息化和数字化应用的培训与研讨,扩充从业人员的知识结构,培养在职人员的应用技能,向着知识多元化架构、技能多样化的方向努力。再次,档案部门应注意引进部分较高素质的信息化和数字化的专业人员,加速推进档案管理数字化的进程,同时充分利用其辅导和带动其他人员共同适应数字化档案管理的要求。

                                                  
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