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浙江省交通系统档案工作目标管理认定标准的通知

发布时间:2012-03-08 16:29:00    访问次数:    字体:【 】      
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浙江省交通系统档案工作目标管理认定标准的通知

浙交〔2009〕200号

各市交通局(委)、档案局,义乌市交通局、档案局,省公路局、省港航局、省运管局、厅质监局,温州市、嘉兴市、舟山、台州市港航(务)局:
    为进一步规范省级档案目标管理认定工作,结合我省交通系统档案工作实际,制订了《浙江省交通系统档案工作目标管理认定标准》,现随文印发并就有关事项通知如下:
    一、适用范围
    全省交通系统行政管理部门及所属事业单位。
    二、认定原则
(一)认定工作坚持统一领导、分级管理,自愿申报,实事求是,公正认定的原则。
(二)等级认定原则上从低到高,逐级进行。对个别具有越级申报条件的单位,经省交通运输厅和省档案局批准,方可越级申报。
(三)申报单位在取得相应等级后,须经过一年及以上巩固提高后,方可申报上一等级的认定。
    三、认定等级划分
    浙江省交通系统档案工作目标管理认定(简称“省级认定”),采用百分制记分法进行,共分三个等级,从低到高分别为:省三级、省二级、省一级;等级积分标准为:80-89分为省三级,90-94.9分为省二级,95分以上(含95分)为省一级。
    四、认定程序和方法
(一)各申报单位在当地档案局的指导下,对照《浙江省交通系统档案工作目标管理认定标准》进行自查,形成自查报告,并填写《浙江省交通系统档案工作目标管理等级申报登记表》(见附件)一式四份。同时向上一级交通主管部门和档案行政管理部门提出省级认定申请。
(二)县(市、区)交通系统单位申报省级认定的,经当地交通主管部门和档案行政管理部门初审同意后,除当地首家申报单位由省交通运输厅和省档案局组织认定外,其余由省交通运输厅、省档案局委托县(市、区)交通主管部门和档案行政管理部门组织认定,认定时必须有市交通主管部门和市级档案局专家参加;市交通系统各单位及厅管厅属单位申报省级目标认定和各单位申报省一级认定的,经当地交通主管部门和档案行政管理部门审核后,由省交通运输厅、省档案局组织认定。
(三)认定工作程序:申报单位向认定组汇报档案工作情况与自查打分情况;认定组现场检查;认定组评议;向申报单位反馈认定意见。
(四)通过省级认定的单位,其上级交通、档案主管部门可随时进行抽查,对通过省一级认定超过3年的单位要进行复查。抽查、复查发现档案工作水平下降、不符合等级标准的单位,责令限期整改,到期仍不合格的,将吊销原等级证书。  
(五)全省交通系统档案工作目标管理等级认定,由省档案局负责审核、发证。省档案局每年一次公布通过省级认定的单位。根据《档案法》有关规定,被认定单位应对通过省级认定单位的有关部门和人员进行奖励。
    五、《浙江省交通系统档案工作目标管理认定标准》自发布之日起施行。省交通运输厅、省档案局、《关于在全省交通系统开展档案工作目标管理认定活动的通知》(浙档〔1999〕26号)同时废止。

                                                          浙江省交通运输厅

                                                              浙江省档案局

                                                二○○九年八月二十六日
 

浙江省交通系统档案工作目标管理认定标准

 

 

项目

   

分数

   

自评分

扣分

()

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

25

(一)组织领导

9

 

 

 

1.依法把档案工作纳入本单位年度工作计划,并切实组织实施。

3

近三年单位年度工作计划中均列有档案工作内容,每缺一年1

 

 

2.明确本单位分管领导,分管领导熟悉或了解档案工作的情况,对档案部门提出的建议给予积极支持,具体解决档案工作中的实际问题。把档案工作列入单位年度考核目标。

3

未明确分管领导的1;对档案部门的合理化建议不予采纳,工作中需及时解决的问题而未能解决的1

未把档案工作列入单位年度考核目标的1需提供正式的考核记录,以近三年为标准)。

 

 

 

3.利用各种形式宣传《档案法》,提高本单位全体人员的档案工作意识。

2

要有实例说明,没有实例的不得分

 

 

4.档案工作所需经费列入财政预算

1

档案工作所需经费未落实的不得分

 

 

(二)机构、人员

10

 

 

 

1.依法建立综合档案室,归属明确,对本单位档案工作实行规划、协调;对本单位各门类、载体档案实行集中统一管理(除人事档案外)。

4

1.未建立综合档案室的或归属不明确的1

2.本单位应统一管理的各类档案有缺项的1

3.档案实体集中或实体专库存放且目录集中皆可得分,否则扣2(党政档案未集中统一管理的也属扣分范围)。

 

 

项目

   

分数

   

自评分

扣分

(一)

 

 

 

 

 

 

25

2.配备政治、文化、业务素质好,责任心强,与职能任务相适应的专(兼)职档案员,并保证必要的档案工作时间,熟悉室藏档案情况,能快速、准确地提供利用。

4

1.未配备专、兼职档案员的1

2.兼职任务过多,未能保障档案工作正常开展的1

3.不熟悉室藏档案情况,现场抽查不熟悉的2分。

 

 

3.档案人员具有大专及以上学历并经过档案业务培训。

2

没有大专及以上学历或未受过档案业务培训的各扣1

 

 

(三)档案管理制度

6

 

 

 

1.建立、健全各项档案管理制度,并能认真贯彻执行。

2.根据本单位实际情况制定归档范围及文书档案保管期限规定。

3.制定本单位档案工作管理办法和档案人员岗位责任制。

6

1.未制定档案管理制度2制定了制度但不全的酌情扣分

2.未制定归档范围和文书档案保管期限的2

3.未制定本单位档案工作管理办法和档案人员岗位责任制2

 

 

(二)

(一)接收工作

13

 

 

 

1.根据归档范围,按时接收本单位在工作活动中直接形成的各门类、载体的档案,归档材料齐全、完整。

 5

按照归档范围,材料不齐全、不完整的酌情扣分

 

 

2.积极收集与本单位业务有关的,能弥补档案不足的资料,且经过系统整理和编目。

1

没有相关资料不得分,资料不全酌情扣分

 

 

3.归档文件材料排列顺序符合规范要求,电子文件底稿要一并归档,无重份文件。

3

排列顺序混乱1无电子文件底稿的2

 

 

项目

   

分数

   

自评分

扣分

(二)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

50

4.案卷质量(整理)符合国家档案整理规范,各项内容填写规范、清晰、准确。文件制作材料和书写字迹材料具有耐久性,破损文件得到修复,装订结实美观,不影响阅读。

4

1.案卷质量(整理)不符合规范的1

2.各项内容未按要求填写的酌情扣分

3.破损文件未修复,装订质量不佳影响阅读酌情扣 

4.制作材料和书写字迹材料不具有耐久性的1

 

 

(二)整理工作

12

 

 

 

1.制定统一的分类方案,分类科学。分类方案保持前后一致,不随意变动。

4

1.未制定分类方案的不得分;

2.分类方案前后不一致的2

 

 

2.案卷按分类方案及保管期限有序排列。

2

未按分类方案及保管期限有序排列的2

 

 

3.各类档案均已上架,无积存零散文件,库内排架整齐。

2

有积存零散文件1。库内排架不整齐酌情扣分

 

 

4.建立符合《全宗卷规范》的本单位全宗卷,积累存贮本单位的分类方案、立卷说明、全宗介绍等材料。

4

无全宗卷的不得分。整理不规范、材料不齐全的酌情扣分

 

 

(三)保管工作

12

 

 

 

1.必须有适合档案安全保管和利用需要的专用库房,做到办公室、库房、阅览室三分开。档案室环境整洁。

3

无档案专用库房的不得分,库房面积不足存放10年以上档案的1,三室不能分开的,库房环境不整洁、有堆放杂物的1

 

 

2 有数量充足、质量可靠且统一规范的档案装具及基本的工作用具。

装具数量不足、质量不好、不规范的1

 

 

3.库房内有防高温、防潮、防尘、防火、防光、防盗、防虫鼠等必要的安全防护设备及措施。

安全防护措施中每缺一项0.5分

 

 

项目

   

分数

   

自评分

扣分

 

 

 

 

 

 

 

 

 

50

 4.库房内配有空调、去湿机,库房温、湿度达到国家规定标准。

2

每缺一项0.5,设施齐全,但温湿度超标的酌情扣分

 

 

5.定期检查档案,有检查记录。

现存档案无丢失、霉变、尘污、虫蛀鼠咬、被盗、被毁、涂改、泄密现象。

1.无检查记录的酌情扣分(以近两年记录为准);

2.档案有丢失、毁坏、泄密、有霉变、虫蛀等情况2

 

 

6.配备适应特种载体档案保

管、利用需要的装具或设备,适应档案现代化管理的技术设施、设备。

1

未配备必要的、适应档案现代化管理的技术设施、设备不得分

 

 

(四)统计工作

3

 

 

 

1.建立档案管理台帐,有档案接收、移交登记本、销毁清册、利用效果统计等。

 

2

 每缺一项0.5

 

 

2.准确填写档案工作统计年报,并及时上报。

1

填报不及时或数字不准确的酌情扣分

 

 

(五)鉴定和移交工作

6

 

 

 

1.制定本单位的档案保管期限表,正确划分档案的保管期限。

4

没有制定保管期限表的不得分,保管期限划分不准确的酌情扣分

 

 

2.组成档案鉴定小组定期对档案进行鉴定。对应销毁的档案登记造册,销毁手续齐全。

1

没有鉴定小组的销毁手续不齐全的各扣0.5

 

 

3.根据国家关于档案移交的规定,定期向档案馆移交有关档案,手续完备。

1

应移交而没有移交的不得分

 

 

(六)监督指导工作

4

 

 

 

1.档案室对本单位各部门及直属单位的立卷归档工作进行指导、检查。

2

对本单位及直属单位指导不力的酌情扣分

 

 

项目

   

分数

   

自评分

扣分

 

2.对本系统档案工作实施监督和指导。

2

 对所属单位未进行指导的不得分。

无下属单位的不扣分。

 

 

(三)

 

 

 

 

 

 

25

(一)编研工作

10

 

 

 

1.编制本单位组织机构沿革、大事记、全宗介绍等。

5

每缺一项1,质量不高的酌情扣分

 

 

2.根据本单位工作实际,利用档案编制两种以上适用的、综合性的(如年鉴等)或(如基础数字汇集、文件汇集等)专题编研材料,积极主动地提供档案信息的服务(有文字记录)。

 

5

1.没有编研材料的4分;

2.编研材料质量一般的酌情扣分

 

 

 

 

(二)档案信息资源开发工作

15

 

 

 

1.编制适用、必需的检索工具。

2

没有编制检索工具的不得分,没有归档文件目录的1

 

 

2.制定档案利用办法,有查(借)阅档案登记及利用效果事例登记。

3

1.没有查(借)阅档案登记的不得分,(以近两年的借阅记录为准。如有档案利用效果突出事例的,以文字记录为准);

2.近两年借阅记录不全的酌情扣分

 

 

3.根据现代化技术及设备,应用计算机进行档案信息的存贮和检索。

4.负责归档电子公文的接收、管理与开发利用;对本单位办公自动化系统的开发设计提出电子公文归档管理要求,确保电子公文的归档管理纳入办公自动化系统,并同步实施。积极开展数字化档案室建设,采取数据备份等有效措施确保档案信息的安全。

10

1.室藏档案未达到案卷级、文件级计算机检索的5

2达省一级的必须有近三年文书档案全文扫描,主要业务档案有案卷级、文件级机检条目,能方便、快捷进行检索的。

3.电子公文归档管理未纳入办公自动化系统、未同步实施的2

4.档案信息安全措施不到位的1

 

 

 

 

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