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《宁波市机关档案工作业务建设规范》解读

发布时间:2013-07-15 16:47:00    访问次数:    字体:【 】      
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    1.引言
    2.机关档案工作的主要职责
    3.开展档案工作应具备的基本条件
    3.1机构人员
    3.1.3配备了能保证档案工作正常开展所需的专、兼职档案人员,并保持相对稳定。建立机关档案管理人员网络。档案人员应当政治可靠、忠于职守、具有大专(含)以上文化程度和一定档案专业知识,掌握现代化设备操作技能。
    原则上每年形成档案数量在300卷(或3000件)以上或室藏档案5000卷以上的单位,需配备一名专职档案人员,并以此类推。
    ——第3.1.3条第二款首次对机关档案室配备专职档案人员进行了量化规定,这将对机关档案工作人员的稳定起到较好的保障作用。
    3.2工作制度
    3.2.1编制机关档案分类方案、归档范围和保管期限表。市直机关文件材料归档范围和文书档案保管期限应按照规定经市档案局审批同意后后执行;垂直管理机关的应报送市档案局备案;二级及以下单位的应报送主管机关审批。
    ——第3.2.1条有关机关文件材料归档范围和文书档案的保管期限的审批规定其依据是近期颁布的国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第十二条规定的内容,也是档案行政管理部门在档案管理工作中行使行政审批权的一个具体体现。
    3.3设施设备
    4.档案的收集
    4.1收集范围
    4.2归档时间
    4.2.1文书类材料可即时归档或定期归档,最迟应于次年六月底前全部完成归档工作。
    4.2.2电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档,定期归档应于次年六月底前完成。
    4.2.3本单位重大活动过程中形成的各种门类和载体的文件材料应于重大活动结束后1个月内完成归档。
    4.2.4基建类文件材料于项目结束(竣工)或中止后3个月内完成归档。
    4.2.5设备随机文件材料在开箱时归档,安装及维修文件材料在工作结束后归档。
    4.2.6会计文件材料由财务部门按年度整理归档,财务部门保存一年后向综合档案室移交。
    4.2.7专业文件材料一般参照文书类文件材料归档时间的规定,行业有特殊规定的按其规定执行。
    4.2.8照片、实物、声像材料等即时归档。
    ——第4.2条具体规定了不同类型的档案的归档时间,既符合档案法律法规的规定,同时也结合了专业档案的特殊要求,使机关档案工作在归档环节具有较强的可操作性。
    4.3归档要求
    5.档案的整理
    5.1整理原则:按照档案形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,充分利用原有的整理基础,便于档案的管理和利用。
    5.2全宗的设立
    5.3档案分类
    5.4整理方法
    5.4.1文书类文件材料按照 《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)或《文书档案案卷格式》(GB9705—2008)的规定整理。
    5.4.2电子文件按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894)的规定整理。
    5.4.3科技类文件材料遵照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/11822—2008)的规定,其中基建类材料参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28)的规定整理;科研文件材料参照《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T 2)的规定整理。
    5.4.4会计文件材料按《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》(DA/T 39)的规定整理。
    5.4.5业务文件材料一般按专业性质进行分类,组卷或以件为单位进行整理,行业有专门规定的从其规定。
    5.4.6纸质照片的整理参照《照片档案管理规范》(GB/T11821—2002)的规定;数码照片的整理参照《数码照片归档与管理规范》的规定。
    5.4.7录音、录像材料按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15—95)的规定整理;印章档案按照《印章档案整理规则》(DA/T40—2008)的规定整理;奖状、奖品、字画等实物材料,一般以件为单位整理,并编制实物档案目录。
    ——第5.4条对不同类型的档案整理国家标准和行业标准予以明确,这将促使机关档案工作在整理环节更加规范。
    6.档案的保管
    7.档案的利用
    8.档案的移交
    9.档案的统计、鉴定和销毁
    10.档案信息化管理
    10.1机关要把档案信息化建设纳入本机关信息化建设,确保档案信息化建设与机关信息化建设同步规划、同步建设、同步发展。
    10.2机关要借助现代技术与设备,加快推进数字档案室建设,配备满足电子文件管理和档案数字化、信息化、网络化需要的硬件设施、软件系统和网络系统,具备对归档电子文件的存储、检测、迁移、备份等实施和保管条件,逐步实现档案管理的现代化。
    10.3机关档案管理软件应符合档案管理软件功能要求规定或使用宁波市数字档案馆虚拟档案室系统;办公自动化软件和相关业务应用系统应具有电子文件归档和管理的功能。
    10.4机关室藏全部档案应建立文件级电子目录数据库,主要业务数据应建立专题数据库,声像档案应建立多媒体数据库,各门类的重要档案应建立全文数据库;数据库结构及数据质量应符合相关规定要求。
    10.5机关室藏重要传统档案应当全部进行数字化加工,在年度归档立卷同时,应同步完成上一年度重要传统档案数字化加工工作。
    10.6机关要贯彻落实《浙江省信息化系统安全管理暂行办法》等规定,确保档案信息系统和机关档案信息资源的真实、安全、有效。重要的归档电子文件、档案数字化成果和电子业务数据应按照规定向市档案局(馆)进行登记备份。
    ——该规范明确了机关档案信息化工作的要求,从规划、硬件、软件、数字化具体工作和要求及安全等方面进行了规范,将“十二五”期间档案工作的重点内容体现在机关档案工作中。
    11.附则


                                           

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