(国家技术监督局1989年10月25日批准，1990年7月1日实施)
为加强照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，服务社会主义现代化建设，
特制定本规范。
1.主题内容和适用范围
本规范规定了照片档案的收集工作，整理程序和保管条件。
本规范适用于常规照片档案的管理，不适用于专门保管照片的档案馆。
2.引用标准
GB 3792.5档案著录规则
GB 9705文书档案案卷格式
JGJ 25档案馆建筑设计规范
3.名词术语
3．1 照片档案
国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。
3．1．1常规照片档案
用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。
3．2芯页
固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料。
3．3大照片
凡是不宜用芯页固定的照片，统称为大照片。
3．4大底片
凡是不宜用插袋式芯页保存的底片，统称为大底片。
4.照片档案的收藏
4．1收藏范围
4．1．1 反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
4．1．2领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。
4．1．3某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。
4．1．4记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。
4.1.5反映某地区地理，古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。
4．1．6 与其他载体档案有密切联系的照片档案。
4．1．7其他具有保存价值的照片档案。
4．2收集时间
4．2．1归档时间
照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。
4．2．2档案馆接收时间
4．2．2．1依照<档案馆工作通则>的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。
4．2．2．2在特殊情况下，经协商档案馆可以提前或延迟接收。
4．2．3档案馆(室)应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。
4．3收集要求
4．3．1底片、照片、说明齐全。
4．3．2底片与照片的影像相符。
5.照片档案的整理
应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为整理原则。照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。
5．1底片整理方法
5．1．1底片分类，将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种，并单独整理和存放o
5．1．2底片的编号
5．1．2．1在全宗内编流水号。格式如下：
全宗号一底片号
例：13—535
5．1．2．2底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处。
5．1．3 底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号。大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号。
5．1．4按底片号顺序将底片插入底片册。
5．2说明的编写方法和要求
5．2．1符号说明的项目有：
照片号、底片号和参见号。
5．2．1．1照片号：案卷内照片的顺序号。
5．2．1．2底片号：按5．1．2条要求赋予的编号。
5．2．1．3参见号：与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。格式如下：
(类别)档号；(类别)档号
例：(文书档案)13—2—58；
(科技档案)G—J一28
5．2．2文字说明的成分和编写要求
5．2．2．l文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
a．事由：照片影像所反映事件，事物的情由；
b．时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；
c．地点：被摄物所在的具体地点；
d．人物：照片影像上主要人物的姓名、身分；
e．背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；
f．摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
5．2．2．2文字说明的编写要求
a·综合运用5．2．2．1条中的六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息。
b．文字简洁、语言通顺。一般不超过200字；
c．用阿拉伯数字表示时间.年、月、日用“．”表示。
例：1953年3月22日写作1953．3．22。
5．2．3总说明和分说明
5．2．3．1一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。
5．2．3．2凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注*号。
5．2．4说明的格式
5．2．4．1说明采用横写格式。宽度可根据情况灵活掌握，最窄不得小于50mm。
5．2．4．2说明应分段书写，格式如下：
照片号／底片号 拍摄时间
文字说明
参见号 摄影者
5．2．4．3单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。总说明在第一张照片的上方书写。
5．2．4．4大照片的说明可另纸书写，一同保存。
5．2．4．5反转底片的说明应在插袋式芯页上书写。
5．3照片的整理方法
5．3．1照片的分类一般应在全宗内按年代问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。
5．3．2根据分类情况，将照片与说明一起固定在芯页上,并组成案卷。芯页的规格为297mm×210mm.
5．3．3根据照片的规格、画面和说明的字数确定照片固定位置。
5．3．4照片必须固定在芯页正面(装订线右侧)。
5．3．5案卷内的芯页以三十页左右为宜。
5．3．6卷内目录：
以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录(见图1)。
a．照片号：参见5．2．1．1；
b．照片题名：在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称。照片名称不应超过50字；
c．参见号：参见5．2．1．3。
5．3．7卷内备考表可采用GB9705中的卷内备考表。卷内备考表应放在案卷的最后一页。
5．3．8卷皮格式可采用文书档案的卷皮或专用卷皮。
5．3．9按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。
5．3．10大张照片、反转片应与其他照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备考栏内注明“大张”，“反转片”。
5．4编目
5．4．1案卷目录格式见图2(规格参见<机关档案工作业务建设规范>3．4条)。
5．4．2案卷目录备考表可采用GB9705中的297mm× 210mm规格的案卷目录备考表。
5．4．3照片档案著录
依照GB3792.5进行。
5．5照片的整理要求
5．5．1照片要组成案卷(保管单位)。
5．5．2案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。
5．5．3档号规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象。
5．5．4说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。
5．5．5案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。
5．5．6有完整的、符合标准格式的案卷目录。
6.保管
6．1保管条件
6．1．1保存底片的适宜温湿度为：温度13--15℃，相对湿度35％～45％。
6．1．2保存照片的适宜温湿度为：温度14--24℃，相对湿度40--60％
6．1．3库房门窗应密封良好，采用机械通风时应加防尘罩。
6．2底片应立放6．3保管装具
6．3．1底片袋
用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的80mm×lOOmm或相应规格的纸袋。
6．3．2底片册
由297mm×210mm的插袋式芯页组成，用于贮存单张底片。
6．3．3底片盒
95mm×95mm的纸盒，用于贮存大张底片。
6．3．4卷筒纸芯
用于保存大张底片、照片的装具。其推荐内径为?76.4+20MM，壁厚2～3mm。
6．4保管要求
6．4．1照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。
a．黑白底片入库前要进行水洗处理；
b．照片水洗后要上光；
c．对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。
6．4.2接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片.
6．4．3库房内昼夜温度变化不应大于±3℃.温度变化不能大于±5％.
6．4．4对本馆(室)收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。
附加说明：
本标准由档案工作标准化领导小组提出。
本标准由《照片档案管理规范>课题组起草。
本标准委托国家档案局负责解释。
(国家标准(GB/T11821—89)
