鄞州区五乡镇明伦村通过规范建档，使各种资料分类清晰，便于寻找查阅，及时为村两委会领导提供第一手资料，既保证了各种决策的连续性和可操作性，又避免了有些时候因情况不明或盲目估计造成集体经济的损失。2006年年初，明伦村准备投入资金对余下农田进行标准化建设，因工程较小，村里与工程队初步商定：每平方米建设造价以第一次农田标准化工程造价为准。不料工程队提供的预算造价比原价有所提高，而村领导一时又无法确准。为此村领导及时来到村档案室查阅了相关档案，找出第一次农田标准化工程造价的原件，并向工程队出具该材料。工程队负责人看后连称抱歉，最后双方以第一次工程造价签定了合同，避免了集体经济遭受不必要的损失。