档案信息化建设是一项系统工程，须要从“路、车、货、交通规则和驾驶员”五个方面整体推进。其中关键是档案管理应用系统的研制。按照软件工程的设计思想，应用系统的研制须经历四个阶段：

首先是系统分析阶段。该阶段的任务是确定系统的总目标，即解决系统应当“做什么”的问题；一是由项目发起者或建设方开展初步的内部需求调研和外部市场调研，提出系统设计的目标、任务、规模、实施路线，并分析项目风险、预测实施效果、安排工作进度、提出费用估算（包括财力、人力、设备等），最后形成《开题报告》或《计划任务书》，报决策者审批。二是依据项目目标，组织研制小组，确定该小组的负责人和成员，其成员一般应当包括专职档案人员、计算机专业人员、档案用户代表等。三是开展可行性研究。待领导批准项目后，开展经济、业务、管理、操作等方面可行性研究，进一步细化系统目标。四是确定研制方式。一般有自主研制、外包研制和合作研制（即由建设方提需求，IT公司技术人员设计软件）三种方式。五是开展用户需求分析（详细以下介绍）。六是编制《用户需求说明书》，作为系统设计和验收的依据。

系统分析是系统研制的出发点，对系统建设的成败具有决定性作用。系统建设单位应当遵循上级和本单位信息化总体规划，立足档案部门的业务需求，考虑技术的先进性和可行性，兼顾当前和未来的发展需要，结合本部门人、财、物等基础条件进行正确的目标定位，并制定分步实施的方案和措施。

其次是系统设计阶段。该阶段对《用户需求说明书》中的各项内容提出具体设计方案，即解决“如何做” 的问题。该阶段分概要设计和详细设计：概要设计采用结构化（又称“模块化”）设计的思想，将整个系统按照层次和功能的逻辑关系，自上而下逐步细化为功能模块，即功能单一、相对独立的计算机程序模块，绘制模块结构图，并以文字描述各模块的功能。详细设计是对概要设计的进一步细化，包括数据库结构设计、计算机输入输出设计、用户界面设计、用户代码设计、用户权限设计以及业务流程设计等，最后以模块为单位，编制《系统详细规格说明书》。

第三是系统实施阶段。该阶段是将前阶段设计的结果转换成具体的应用系统。为了设计应用系统，首先要购置或配置计算机软硬件及网络系统，安装数据库系统和软件编制工具，然后用工具软件，写出正确的程序模块，即应用软件。程序模块设计要做到结构良好、清晰易读、容易维护。为此，程序设计后须进行必要的测试。测试是为了发现程序的错误并进行改正，以保证程序的正确性和可靠性。测试分为模块测试（按模块改正局部错误）、联合测试（按功能调试模块之间的接口）、验收测试（按《系统详细规格说明书》进行整体联合测试，对系统进行正确性、可靠性、稳定性、响应时间、输入输出界面等综合测试，测试后形成《测试报告》。系统测试后即可开展用户培训，并让系统上线运行。有些系统为了获得专家咨询和评定意见，进一步提高系统的质量，为申报科技成果奖做准备，还可以委托上海市档案局组织专家鉴定（或评审）。该鉴定前，须聘请档案或计算机专业人员对系统进行专家测试，并形成《测试报告》作为专家鉴定的依据。

最后是系统维护与评价。系统维护包括改正性维护，即诊断和改正在使用中发现的程序错误；适应性维护，即不断修改程序以适应应用环境的变化；扩展性维护，即根据用户的要求改进或扩充软件功能使它更加完善。系统评价是对系统研制工作的总结，以便于为今后的改进指出方向。系统评价包括：从档案工作的角度评价管理指标，即评价系统对档案工作业务需求的满足程度和对将来发展的影响程度。从计算机系统角度评价系统的经济和技术性。经济性即进行投入、产出分析。技术性即评价系统的数据量、操作界面、响应速度、可靠性、灵活性、安全性等。

（张大伟）